Download della del case study sull'esperienza del Dott. Ward.

Il Dott. Colin Ward sperimenta un approccio senza carta in un mondo saturo di stampe.

Quando il Dott. Ward si è trasferito a Barrie in Ontario per aprire la sua prima clinica di chirurgia generale nel 2009, ha desiderato sviluppare un "ufficio senza carta" fin dal primo giorno, sebbene il concetto di paperless office fosse poco diffuso in quella regione. Grazie alla sua lungimiranza, il Dott. Ward è stato il primo a impegnarsi per una riduzione al minimo dell'utilizzo di carta in ufficio, diventando così il leader nell'archiviazione elettronica delle cartelle mediche.

"Due dei dottori con cui collaboro nella clinica non hanno adottato questo approccio e probabilmente dovranno affittare un'ulteriore spazio per l'archiviazione di migliaia di cartelle", ha sottolineato il Dott. Ward. "Prima del trasferimento, avevo già individuato i problemi legati all'archiviazione a lungo termine delle cartelle cliniche dei pazienti. Le normative federali e provinciali sulla conservazione e la consultazione impongono infatti l'archiviazione per sette anni delle cartelle dei pazienti non attivi".

Massima facilità per l'utilizzo quotidiano
Laura Mondolo è l'assistente amministrativa del Dott. Ward. Il suo compito è quello di gestire l'attività del dottore e le viene un brivido al solo pensiero di dover organizzare e archiviare tutti i documenti senza le funzionalità dello scanner KODAK i1320. (Nota: modello precedente, ora sostituito con lo scanner KODAK i1320 Plus).

"Uso lo scanner KODAK i1320 ogni giorno. Non appena ricevo un documento cartaceo, ad esempio un modulo di un paziente, un referto del medico di famiglia, la risposta a una lettera o a una richiesta di assistenza oppure i risultati di un esame, lo acquisisco e lo archivio subito nella cartella clinica del paziente all'interno del nostro sistema" ha spiegato Laura.

Prima di iniziare la sua collaborazione con il Dott. Ward, ha lavorato in uffici che non adottavano l'approccio paperless. Laura ha precisato: "Ho passato tutta la mia vita in uffici sommersi di carta. Ora è tutto molto più semplice. In genere, sulla mia scrivania ho diversi documenti. Fortunatamente le dimensioni compatte dello scanner Kodak i1320 mi permettono di tenerlo sempre sulla scrivania. Mi basta posizionare i documenti sullo scanner e archiviarli automaticamente nella cartella corretta con un semplice clic di mouse. Bastano pochi secondi".

Il processo di acquisizione è semplicissimo perché Laura può utilizzare la funzione di alimentazione automatica per documenti di qualsiasi dimensioni, dalla patente fino a documenti con lunghezza di 863 mm a una velocità massima di 60 pagine al minuto. Inoltre, Laura può acquisire le entrambi i lati contemporaneamente e generare immagini a colori, in bianco e nero o in scala di grigi.

Inoltre, lo scanner KODAK i1320 dispone della funzionalità Smart Touch che permette a Laura di selezionare le impostazioni di acquisizione e le applicazioni corrette per il processo. Tramite una scorciatoia da tastiera attivabile con il semplice tocco di un pulsante, Laura può acquisire documenti e inviarli a cartelle dei pazienti, archivi, e-mail, stampanti e altre applicazioni.

"Tutto quello che devo fare è inserire i documenti nello scanner i1320 KODAK. È una soluzione incredibile! L'elaborazione è rapidissima"

L'eliminazione dell'archiviazione aumenta l'efficienza
Laura ritiene che lo scanner KODAK i1320 le consente di concentrarsi sulle sue responsabilità principali. "Negli uffici in cui ho lavorato in precedenza, una volta a settimana trascorrevo ore per archiviare i documenti che avevo accumulato in un'unica cartella. Per prima cosa, dovevo metterli in ordine alfabetico. Poi, dovevo trovare il registro del cliente nell'archivio, spesso quello sbagliato, prima di poter inserire il documento nella cartella che poi doveva essere messa nuovamente nel registro da inserire a sua volta nell'archivio. Solo al termine di questa dispendiosa procedura potevo tornare al lavoro alla mia scrivania".

"Qualche giorno fa, ho chiesto a una stagista di occuparsi di un centinaio di documenti accumulati sulla mia scrivania. Lei è stata in grado di acquisirli e archiviati in pochi minuti. Si immagini archiviare nelle giuste cartelle un centinaio di documenti relativi a pazienti diversi in poco più di mezz'ora. Incredibile vero? Avrei bisogno di molte ore se fossi alle prese con le cartelle cartacee" ha dichiarato Laura.

Oltre al significativo risparmio in termini di tempo, Laura ritiene che questo metodo permetta di risparmiare anche il denaro per l'acquisto di cartelle ed etichette e per l'affitto di spazi per l'archivio. Inoltre, il formato elettronico delle cartelle dei pazienti consente al Dott. Ward di accedere e consultare informazioni determinanti in pochi clic da qualsiasi parte del mondo via Internet.

Un sistema di gestione dei documenti personalizzato
Il Dott. Ward si è rivolto a Salumatics Inc, una delle principali aziende di servizi di conversione di documenti del Nord America, per sviluppare un sistema personalizzato di conversione delle cartelle mediche in immagini elettroniche.

"Salumatics mi ha consigliato lo scanner Kodak i1320 per la qualità superiore dell'immagine, le funzionalità, le dimensioni compatte, il prezzo conveniente e la richiesta minima di formazione o supporto tecnico necessari a Laura per utilizzare il dispositivo" ha sottolineato il Dott Ward.

Per completare il sistema di gestione dei documenti del Dott. Ward, Salumatics ha utilizzato un software proprietario, l'interfaccia di acquisizione basata su Web SALUVISION Scan Interface (sviluppata sulla base di Captiva PixTools per .NET SDK), in aggiunta al proprio sistema di gestione dei documenti elettronici basato su Web: SALUVISION.

SALUVISION Scan Interface consente a Laura di acquisire, indicizzare e caricare le cartelle dei pazienti via Internet sul portale Web di SALUVISION in modo rapido e sicuro. In seguito i dati vengono immediatamente memorizzati nella corretta cartella elettronica del paziente all'interno del sistema di archiviazione elettronico del Dott. Ward.

Semplicità, ottimizzazione e produttività
Quando Laura acquisisce un documento di un paziente, apre il portale Web SALUMATICS SALUVISION. Digita il cognome del paziente. Laura seleziona il paziente corretto nell'elenco di tutti i pazienti il cui cognome corrisponde a quello digitato. Sullo schermo viene visualizzato un elenco con 15 categorie di documenti, tra cui dati di specialisti, moduli di accettazione, prescrizioni mediche, testi dettati, relazioni di laboratorio. Laura seleziona la categoria in cui desidera archiviare il documento e l'archiviazione di tutti i documenti nella giusta cartella è finita in pochi secondi, senza nemmeno alzarsi dalla scrivania.

"Devo semplicemente inviare i documenti al sistema e l'archiviazione è terminata". ha spiegato Laura.

Scanner KODAK i1320 Plus (modello attuale in sostituzione del precedente scanner i1320)