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Juntendo University Urayasu Hospital: come risparmiare spazio attraverso la digitalizzazione di un'ampia gamma di dati medici disponibili solo su carta; l'aggiornamento consente una gestione dei dati più rapida e accurata.
Il Juntendo University Urayasu Hospital è stato inaugurato nel 1984 come istituto ospedaliero locale su invito della città di Urayasu. L'Urayasu Hospital è un ospedale universitario che tenta di applicare al suo operato il motto della Juntendo University, improntato alla 'virtù' dell'interrelazione tra gli individui e dell'attenzione all'altro. Nel marzo 2011, l'ospedale ha acquisito un Kodak i4200 Document Scanner nell'intento di ottimizzare la digitalizzazione delle cartelle cliniche e risparmiare in tal modo sullo spazio di archiviazione. Abbiamo parlato con Kuniko Satoh, caposezione del reparto di archiviazione delle cartelle cliniche e Naeko Arai, impiegato del reparto, entrambi responsabili del'acquisizione,nonché con Asako Kitahara, responsabile a tempo pieno del lavoro di archiviazione della documentazione clinica su carta e Hosho Sasaki, Presidente di Keiyo Electron Industry Inc. (sede centrale: Edogawa-ku, Tokyo; http://www.karteviewer.com), che ha curato l'implementazione e la vendita del sistema.
La digitalizzazione degli archivi cartacei ha consentito di risparmiare spazio e ha reso possibile l'archiviazione a lungo termine.
Il sistema i4200 è stato acquisito con lo scopo di digitalizzare le cartelle cliniche su carta nel rispettivo reparto, che gestisce tutta la documentazione clinica dei pazienti ambulatoriali e ospedalizzati. "Abbiamo già digitalizzato tutta la documentazione cartacea in nostro possesso fino al 2003, utilizzando, dal 2002 al 2010, uno scanner a colori Kodak DS3590C", spiega la sig.ra Satoh. "Trattandosi di un ospedale universitario, Oltre che per la gestione basilare della documentazione relativa ai pazienti, i dottori hanno spesso la necessità di consultare la documentazione clinica nella preparazione delle conferenze. Se avessimo continuato a gestire ancora tutto in forma cartacea, avremmo 
avuto seri problemi di spazio ma, grazie alla digitalizzazione, le nostre esigenze di spazio per l'archiviazione delle cartelle cliniche dei pazienti ospedalizzati non sono superiori a quelle del 1984, anno di apertura dell'ospedale. Se non avessimo scoperto il sistema DS3590C, avremmo abbandonato per sempre l'idea della digitalizzazione. Il DS3590C ha rappresentato per noi una vera rivoluzione. Fino al momento della sua sostituzione, tale sistema ci ha consentito di eseguire la scansione di 95.090 cartelle cliniche". La sig.ra Satoh ha curato l'acquisizione sia dello scanner DS3590C che del nuovo sistema i4200. Lo scanner DS3590 ha funzionato perfettamente per nove anni ma, in prossimità della scadenza del periodo di validità del servizio di manutenzione, e poiché il server del sistema stava diventando obsoleto, andando incontro a dei problemi di connessione, il reparto ha deciso di acquistare un sistema sostitutivo, anche in virtù del fatto che il nuovo sistema i4200 si era reso nel frattempo disponibile.
Un sistema affidabile in grado di rispondere in maniera flessibile ai tipici problemi associati alla gestione delle cartelle cliniche e l'elevato livello di assistenza hanno rappresentato i fattori decisivi
Sono molte le aziende che producono scanner di documenti ma, ancora una volta, la scelta del reparto è ricaduta su Kodak. "Questa volta abbiamo preso in rassegna scanner di tre aziende diverse ma, data la nostra dimestichezza con l'immissione di dati su uno scanner Kodak, ha prevalso il senso di familiarità con questo tipo di sistema", afferma la sig.ra Satoh. "La cartella clinica di un singolo paziente può essere composta da diversi fogli di vario formato e spessore e su alcuni di questi fogli possono essere incollati a loro volta altri pezzi di carta; solo lo scanner Kodak si è dimostrato all'altezza di eseguire correttamente la scansione di questi documenti. Il fatto che Keiyo Electron si sia offerta di convertire nel nuovo formato i dati da noi scansionati con il sistema DS3590C è stato un altro fattore determinante", spiega il sig. Sasaki. 
"Abbiamo consigliato il sistema Kodak i4200 pensando che il personale addetto all'archiviazione avrebbe trovato più semplice lavorare su una macchina dalle funzionalità simili a quella utilizzata in precedenza. Questo sistema è potenzialmente esente da problemi di inceppamento della carta. Inoltre, l'efficienza del servizio di assistenza ha rappresentato un altro fattore determinante". In effetti, la scelta del sistema i4200 è dipesa in parte dall'esperienza del reparto con l'assistenza Kodak, che ha garantito un perfetto funzionamento della struttura ospedaliera, senza interruzioni dell'attività. Lo staff di assistenza ha sempre risposto con la massima immediatezza alle richieste di risoluzione dei guasti, fornendo sempre una risposta adeguata alle proposte avanzate dall'ospedale.
Maggiore rapidità e accuratezza per una capacità di elaborazione più elevata:
il lettore di codice QR accresce ulteriormente l'usabilità
Le cartelle cliniche compilate manualmente vengono raccolte dai dottori e trasferite nell'apposito reparto, dove vengono archiviate su scaffali. Esse vengono poi digitalizzate in ordine cronologico, in base all'anno, dalla sig.ra Kitahara, che le controlla una per una in base a un elenco ed esegue una pre-elaborazione prima di immettere i dati in serie. "La macchina precedente", spiega la sig.ra Kitahara, "richiedeva l'impostazione della modalità operativa prima della scansione, in base alla qualità e al formato della carta. Al contrario, il nuovo sistema è molto più rapido. Se si esegue correttamente la pre-elaborazione, la velocità di elaborazione risulta quasi duplicata. Mi sto abituando all'accuratezza e rapidità di questo nuovo sistema".
"Con la macchina precedente, l'immissione dei dati acquisiti in un anno e mezzo richiedeva circa un anno. Adesso, con la stessa tempistica, riusciamo ad archiviare i dati raccolti in due anni", spiega la sig.ra Satoh. Anche la funzione del codice QR utilizzata per l'elaborazione automatica è straordinaria. Inoltre, la luce a LED indica la nitidezza dell'immagine. La lettura del codice QR è una nuova funzione, introdotta a marzo di quest'anno, che consente la registrazione automatica dell'identificativo e del numero di ricoveri del paziente presso l'istituto ospedaliero, laddove, in precedenza, era necessario immettere ogni volta manualmente queste informazioni. Insieme alla sostituzione dello scanner, si è provveduto anche alla sostituzione del software applicativo con il software Kodak Capture Pro. Ciò ha consentito di migliorare l'usabilità, rendendo più rapida e pratica la ricerca della pagina desiderata. "Anche la schermata del browser è diventata più facile da utilizzare". La visualizzazione del record di destinazione e delle relative miniature avviene simultaneamente. Pertanto, risulta più facile per i dottori individuare la pagina ricercata, con una maggiore intuitività del sistema", spiega la sig.ra Arai.
Un'assistenza assidua, che non si limita alla consegna e alla riparazione, ha costruito una solida relazione di fiducia
"Da quando abbiamo adottato il nuovo scanner, l'interfaccia con il PC ha funzionato alla perfezione e non abbiamo avuto pressoché alcun tipo di problema", afferma la sig.ra Arai. "Se si verifica un problema con lo scanner, ne discuto prima con la sig.ra Kitahara, quindi ci rivolgiamo al caposezione. Se il problema non può essere risolto internamente, ci rivolgiamo al sig. Sasaki di Keiyo Electron e a Kodak. Sono sempre a nostra disposizione". Dalle interviste, emerge la fiducia che l'Urayasu Hospital ripone in Keiyo Electron e Kodak. Dichiara la sig.ra Satoh: "Siamo molto soddisfatti del funzionamento e dell'ambiente di assistenza. Quando il nuovo sistema è stato installato, ho testato personalmente tutte le funzioni. Pertanto, conosco bene le potenzialità di questo sistema. Un altro fattore decisivo è stato non solo la rapidità di Kodak nel rispondere alle nostre richieste ma anche la vicinanza di Keiyo Electron, nel quartiere Nishi-Kasai, il che garantisce un riscontro immediato alle nostre esigenze. Gli agenti Kodak e Keiyo Electron hanno sempre dimostrato grande competenza nel garantire il perfetto funzionamento del sistema i4200. Afferma il sig. Sasaki: "Durante lo sviluppo del sistema, abbiamo posto l'attenzione sul modo in cui esso sarebbe stato utilizzato e abbiamo ricevuto suggerimenti da ogni parte".
Le crescenti possibilità offerte dalla scansione e l'aumentata necessità della scansione per la digitalizzazione delle cartelle cliniche e altri documenti
La sig.ra Satoh esprime un'opinione rappresentativa sui vantaggi di una qualità affidabile e un'assistenza completa: "Finora, il nuovo scanner si è rivelato in grado di rispondere a tutte le nostre esigenze, senza limitazioni. La nostra priorità è riuscire a eseguire la scansione di quanti più documenti cartacei possibili. Crediamo che l'introduzione della documentazione clinica digitale non soppianterà del tutto la carta ma che ci sarà piuttosto un utilizzo in parallelo. Se riusciamo ad eseguire la scansione di tutta la documentazione precedente, arrivando a un punto tale da eseguire la scansione al momento della dimissione del paziente, è possibile che la nostra modalità di utilizzo delle cartelle mediche elettroniche cambierà. Quando arriverà tale momento, ci informeremo su un nuovo sistema". L'utilizzo delle cartelle mediche elettroniche negli istituti sanitari è stato introdotto di recente. Tuttavia, la generazione di documenti cartacei come impegnative mediche e referti medici per diritti assicurativi è ancora una pratica ricorrente, l'esigenza di scansione rimane elevata. La sig.ra Satoh afferma: "Al Shizuoka Hospital, un altro ospedale della Juntendo University, la gestione delle cartelle cliniche dei pazienti ambulatoriali e ospedalizzati avviene sotto forma cartacea. Pertanto, abbiamo suggerito l'utilizzo del sistema i4200". Per quanto riguarda la visione aziendale per il futuro, il sig. Sasaki afferma: "L'assistenza non si limita alla consegna del sistema. La nostra politica aziendale mira a trasferire la bontà di un'idea direttamente nel software e a facilitarne l'utilizzo". Al Juntendo University Urayasu Hospital, le cartelle mediche elettroniche consentiranno di risolvere non solo il problema dello spazio di archiviazione ma contribuiranno anche a garantire il perfetto funzionamento della struttura ospedaliera, senza interruzioni dell'attività. Il solido supporto fornito dal produttore e dagli agenti di vendita continuerà, inoltre, a promuovere un ulteriore sviluppo.