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Shands Jacksonville Medical Center trova gli strumenti giusti per la gestione dei contratti

Debbie Monseratt, Contracts Administrator dello Shands Jacksonville Medical Center, Inc. confronta la sua nuova soluzione hardware/software per la gestione dei contratti alla giusta attrezzatura per costruire una casa. "Non puoi far bene il lavoro senza gli strumenti migliori, anche se per anni siamo andati avanti con un sistema basato su carta. È molto meglio quando hai gli strumenti giusti", dice la Monseratt. "Prima era tutto così complicato e dispersivo".

"Ora la combinazione dei nostri scanner Kodak i30 e del software PaperTracer di Health Asset Management, Inc. (HAMi) ci consente di lavorare in modo molto più efficiente, risparmiando tempo e denaro".

Gestire migliaia di contratti
Il dipartimento dove lavora la sig.ra Monserrat, affiliato alla University of Florida, gestisce una grande varietà di contratti, dai contratti di leasing ai contratti di vendita e acquisto, per servizi che vanno dalle apparecchiature high-tech di diagnostica per l'ospedale a contratti per l'acquisto di software. "Qui allo Shands abbiamo un sistema unico, direi", sostiene la sig.ra Monserrat. "In questo momento ci sono 150 manager che utilizzano il sistema. Questi manager hanno a che fare con i vari fornitori, quindi inviano il materiale appropriato, inclusi i contratti, e così via, al nostro dipartimento. In seguito trasmettiamo i documenti ai nostri dipartimenti legali, finanziari e altri dipartimenti per la revisione e l'approvazione".

In passato, la Monseratt trasmetteva tutto in forma cartacea, spesso via fax o e-mail. Infine, un messaggio e-mail con allegato un documento Microsoft Word. Ma anche l'e-mail non consentiva di superare il problema della produttività. "Le persone continuavano a utilizzare documenti diversi", dice. "Supponiamo che ci fosse stata una modifica da parte dei nostri avvocati a Gainesville. Eppure i nostri contabili avrebbero potuto avere bisogno di una versione precedente. Era molto difficile verificare che ognuno fosse sulla stessa pagina, per così dire, ed era incredibilmente dispersivo. Riconciliare tutte le modifiche e trovare l'approvazione finale poteva richiedere molto tempo".

Scoprire una soluzione migliore
Il dipartimento di gestione dei contratti ha iniziato a cercare una soluzione elettronica più fluida e produttiva nell'ottobre 2003. Ha acquistato il software PaperTracer e due scanner Kodak i30 nel luglio del 2004, a seguito di intensa ricerca ed analisi. Il nuovo sistema è stato messo in funzione nel gennaio 2005. "Quasi tutti i software che avevamo trovato ci richiedevano di adattare il nostro modo di lavorare", ricorda la Monseratt. "Avevamo capito che per creare un nuovo database, o modificare significativamente i modelli, avremmo dovuto contattare l'azienda e dare loro il tempo di implementare le modifiche necessarie. HAMi e PaperTracer , invece, si adattavano perfettamente alle nostre esigenze. Con una breve sessione di formazione, HAMi mi ha illustrato come creare i dipartimenti e ho creato il modello io stessa. Poiché i modelli sono dinamici, posso creare un nuovo database o modificarne uno esistente in pochi minuti. Invece di richiederci di adattarci, questi modelli ci forniscono tutta le flessibilità di cui abbiamo bisogno".

Sul versante front-end del sistema ci sono gli scanner Kodak i30, consigliati da Michael Tarpley, CEO di HAMi Software Development. HAMi collabora con Kodak come fornitore di software indipendente. "Michael ci ha suggerito gli scanner Kodak , e noi siamo molto soddisfatti", dice la Monseratt. "Abbiamo anche un vecchio scanner, di un altro fornitore, per volumi più elevati, ma è molto, molto ingombrante. Gli scanner Kodak stanno sulle nostre scrivanie e lavorano direttamente con il software PaperTracer e i nostri PC. Sono molto compatti, sembrano decisamente affidabili e sono più che veloci per l'uso che ne facciamo.

Possibilità di creare un modo migliore di lavorare
Oggi la Monseratt sostiene che la differenza tra "i giorni andati" della carta e il nuovo sistema è notevole. "Qualcuno entra con un contratto, lo metto nello scanner Kodak e lo restituisco in un attimo", dice. "Niente più corse alla fotocopiatrice o al fax, tutto viene fatto elettronicamente dalla mia scrivania. I vari manager apprezzano la maggiore efficienza, con i contratti subito disponibili nel sistema HAMi, e un processo di analisi e approvazione decisamente più veloce. Ora, invece di inviare manualmente i contratti per la revisione, il software PaperTracer trasmette elettronicamente i contratti agli interessati con una notifica via e-mail e un collegamento al file". All'interno del programma è disponibile un modulo per i commenti e per la revisione, studiato da Shands, grazie al quale gli addetti alla revisione sono sempre aggiornati. Ora sono davvero tutti sulla stessa pagina!

Monseratt ha creato diversi database per vari dipartimenti dello Shands. "Ciascuna area raccoglie dati diversi e l'aspetto migliore del software PaperTracer è il fatto che sia così facilmente personalizzabile", nota. "Inoltre ci consente di restringere o consentire l'accesso ai nostri database. Possiamo stabilire vari livelli di protezione e isolare alcuni database".

Il suo dipartimento ha persino ottimizzato l'archiviazione delle informazioni creando una database per file privati e fornendo un database di riferimento con modelli e moduli di esempio, una guida per gli utenti, articoli sulla negoziazione dei contratti, check-list di elementi obbligatori e altro utile materiale di riferimento.

"Una delle cose che amo è che non c'è bisogno di aspettare il nostro dipartimento IT o un fornitore", dice la sig.ra Monserrat. "Io sono l'amministratore e tutta la programmazione viene fatta qui. A dire il vero sono stata io a far vedere al responsabile di IT quanto fosse facile configurare un database. Dopo poco tempo lo usava per archiviare i contratti relativi all'IT. Avere questa autonomia ci consente di sgravare il personale IT e ottenere una maggiore produttività".

"Unendo gli scanner Kodak al software PaperTracer abbiamo eliminato talmente tanta carta, inefficienze a tempo perso. Sono estremamente soddisfatta della soluzione combinata di HAMi e dei prodotti Kodak nella nostra procedura di gestione dei contratti." Non tornerei mai alla vecchia procedura."

La Monseratt spera che tutte le sue ricerche per arrivare a questa soluzione possano aiutare altre persone con ruoli professionali simili a occuparsi della gestione e dell'amministrazione dei contratti. "Sebbene vorrei che qualcuno lo avesse fatto prima di me per poter sfruttare le sue conoscenze, so che questa sia una risposta formidabile. Sono sempre felice di consigliare gli scanner Kodak i30 e il software PaperTracer come esperienza rivoluzionaria nella vita e nel lavoro con vantaggi sbalorditivi".