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Gli ospedali St Helens e Knowsley sono passati dalla gestione delle cartelle cliniche su carta alla gestione elettronica per migliorare ulteriormente la qualità delle cure prestate

PANORAMICA DELLA SOLUZIONE L'implementazione di un sistema di gestione elettronica assicura la totale disponibilità delle cartelle cliniche al momento dell'appuntamento per gestire oltre 250.000 visite l'anno. Gli scanner KODAK i660 e i780 combinati con il software C-Cube di OITUK permettono di acquisire oltre 600.000 file relativi ai pazienti nell'arco di 5 anni.

COMMENTI "Una volta ricevuta l'adeguata formazione sugli scanner Kodak, ne abbiamo potuto constatare l'affidabilità, la rapidità e il funzionamento senza problemi, nonché un'eccellente qualità delle immagini." ~ Neil Darvill, Direttore informatico, NHS Trust

Il Trust che gestisce gli ospedali universitari di St Helens e Knowsley ha installato un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS), composto dal software C-Cube di OITUK e da scanner KODAK i660 e i780, per cambiare radicalmente i metodi di distribuzione delle cartelle cliniche dei pazienti alle varie strutture territoriali nella contea del Merseyside.

Cartelle cliniche sempre disponibili

Grazie al nuovo sistema, il Trust sarà in grado di garantire la totale disponibilità delle cartelle cliniche dei 250.000 pazienti che ogni anno ricevono cure ambulatoriali al momento delle visite e questo consentirà di migliorare la qualità del servizio offerto ai pazienti e al personale medico e infermieristico presso le strutture sanitarie. Oltre ai notevoli vantaggi dal punto di vista clinico, si prevede che il costo di acquisto del sistema verrà interamente ripagato entro i primi 3 anni grazie ai risparmi ottenuti in termini di personale, storage ed efficienza.

I tradizionali sistemi basati su supporti cartacei non garantiscono al personale sanitario la disponibilità dei dati sul paziente al momento dell'appuntamento per le ovvie difficoltà logistiche legate al trasferimento di circa 1.200 cartelle cliniche al giorno. Gli ospedali St Helens e Knowsley sono passati dalla gestione delle cartelle cliniche su carta alla gestione elettronica per migliorare ulteriormente la qualità delle cure prestate e il Trust che gestisce le strutture ha deciso di installare il sistema C-Cube EDMS di OITUK. Neil Darvill, Direttore informatico del Trust, spiega: “Un sistema EDMS era l'unico modo per iniziare a tenere sotto controllo e ridurre la moltiplicazione dei documenti gestiti dalle nostre strutture.

Approccio scan-on-demand

Per convertire i numerosi dati medici disponibili solo su carta in immagini elettroniche di alta qualità e su consiglio di OITUK sono stati installati tre scanner di produzione ad alte prestazioni Kodak (uno serie i780 e due serie i660), scelti per la loro capacità di supportare elevati volumi di scansione su base quotidiana¹. Nonostante l'adozione dell'approccio scan-on-demand, che prevede la digitalizzazione delle sole cartelle cliniche dei pazienti che si recano presso le strutture per visite e cure, il Trust prevede che verranno creati oltre 671.800 file nell'arco di cinque anni² e per questo ha deciso di investire in una serie di dispositivi ad alta capacità.

Darvill spiega: “Dopo che ci è stato spiegato come utilizzarli, gli scanner Kodak si sono dimostrati una soluzione affidabile, veloce e priva di inconvenienti per ottenere immagini di alta qualità, un aspetto essenziale per noi vista l'eterogeneità dei documenti da digitalizzare. Si va da fogli in formato A4 e A5 e fotografie a tracce ECG³ di circa 7 x 70 cm, da supporti in cartone rigido a fogli di carta rossi con testo in nero che alcuni scanner hanno difficoltà a riconoscere.”

Nel business case presentato al consiglio direttivo del Trust, il team di progetto stima che l'approccio scan-on-demand farà risparmiare 3,2 milioni di sterline in 5 anni con un investimento iniziale di 1,205 milioni di sterline per il reclutamento di altro personale IT e addetti alle scansioni.

Vantaggi organizzativi e per i pazienti

I vantaggi per i pazienti sono enormi. Ora il personale sanitario può offrire cure di qualità notevolmente superiore grazie all'accesso immediato a tutta la documentazione clinica necessaria e questo contribuisce a sua volta a migliorare la gratificazione del personale e l'esperienza del paziente.

Darvill conclude: “Penso che la digitalizzazione dell'archivio di dati medici e cartelle cliniche attraverso un approccio scan-on-demand sia il futuro per tutte le strutture del servizio sanitario nazionale che forniscono cure acute. È un metodo semplice per realizzare notevoli risparmi ed efficienze operative, aumentare la qualità delle cure ed eliminare i problemi associati ai sistemi basati su supporti cartacei.

Un approccio collaborativo

David Whitton, Responsabile commerciale di Kodak Document Imaging per il Regno Unito, afferma: “Contrariamente a quanto spesso riportato dai media o all'opinione comune, questo progetto dimostra chiaramente che l'implementazione delle soluzioni informatiche nel settore pubblico, in particolare nel servizio sanitario nazionale, può essere una scelta di successo. Il Trust ha collaborato con OITUK, un partner leader e accreditato, ha reperito le risorse giuste per soddisfare le esigenze del personale sanitario locale e lo ha coinvolto in tutte le fasi del progetto per garantirne il successo.”

¹ I volumi di scansione consigliati per gli scanner Kodak i660 e i780 sono rispettivamente pari a 120.000 e 130.000 pagine al giorno

²Questo dato è composto da Cartelle cliniche (546.182), Referti relativi alle cure fornite (54.620) e Documenti integrativi (71.004)

³ Elettrocardiogramma