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Lo scanner KODAK i1220 Plus è stato utilizzato per digitalizzare le cartelle cliniche cartacee e ridurre in maniera significativa il carico di lavoro del personale, consentendo l'accesso diretto dai terminali di altri sistemi.
Un istituto ospedaliero che contribuisce alla comunità con servizi medici che offrono tranquillità e produttività.
Parte della Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations, lo Yokohama Sakae Kyosai Hospital è l'unico istituto ospedaliero per patologie acute della circoscrizione Sakae della città di Yokohama, con un bacino di utenza che include la parte settentrionale di Kamakura (l'area di Ofuna), nonché le circoscrizioni di Totsuka, Konan e Kanazawa. Approvato dalla città di Yokohama come ospedale di supporto, si propone di espandere e migliorare i servizi medici locali tramite la divisione del lavoro e il coordinamento con gli ospedali e le cliniche circostanti. Lo Yokohama Sakae Kyosai Hospital è stato fondato nel 1939. Dopo la Seconda Guerra Mondiale, la sua dirigenza è stata rilevata dal Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations, che, per oltre 70 anni, ha contribuito enormemente al miglioramento del livello sanitario della comunità locale. Oggi, l'ospedale sta introducendo attivamente efficaci metodi di diagnostica e trattamento e la sua principale missione è quella di fornire ai pazienti con patologie acute le migliori e più rapide cure possibili.
La decisione di adottare la digitalizzazione delle cartelle cliniche cartacee si è resa necessaria a seguito del progetto di creazione di una nuova ala
Lo Yokohama Sakae Kyosai Hospital ha iniziato a prendere in considerazione l'idea di digitalizzare le cartelle cliniche cartacee dei pazienti interni nel 2010. Questo cambiamento è stato reso necessario dal progetto di creazione di una nuova ala, che dovrebbe essere completato entro 5 anni. Fino ad allora, quando un paziente veniva dimesso dall'ospedale, la sua cartella clinica cartacea veniva elaborata dalla sezione di gestione delle informazioni degli esami clinici del reparto corrispondente e, dopo essere stata rilegata con altri documenti necessari, veniva conservata in un archivio dedicato. La sezione gestisce le cartelle cliniche dei pazienti interni con una media di 30-40 pazienti al giorno o di oltre 8.000 pazienti l'anno; in breve, questo archivio contiene 15 anni di cartelle cliniche di pazienti interni ed esterni. L'ospedale dispone di un totale di oltre 100.000 cartelle cliniche. Al momento di riesaminare i pazienti e consultare le loro cartelle cliniche, i medici dovevano inviare una richiesta di recupero alla sezione di gestione delle informazioni degli esami clinici, che recuperava le cartelle dall'archivio e le preparava per loro. Tuttavia, poiché l'archivio occupava il sito in cui avrebbe dovuto sorgere la nuova ala, l'ospedale ha deciso di rivedere i propri metodi di archiviazione e recupero delle cartelle cliniche.
Il capo della sezione, Tadashi Asami, ha spiegato la situazione:
"Per cinque anni, vale a dire il periodo entro il quale l'archivio sarebbe stato demolito, avremmo dovuto chiedere a un'azienda esterna di archiviare temporaneamente 15 anni di cartelle cliniche. Ma, se avessimo iniziato subito a digitalizzare le cartelle cliniche cartacee, nel giro di cinque anni, vale a dire il periodo in cui l'archivio sarebbe stato sottoposto a demolizione, avremmo finito di digitalizzare tutte le nuove cartelle cliniche e quelle richieste con maggiore frequenza. 
Abbiamo capito che ciò avrebbe ridotto i tempi e i costi necessari per il recupero delle cartelle da parte di un'azienda esterna. Inoltre, se i medici fossero stati in grado di accedere alle cartelle cliniche direttamente dal terminale utilizzato per il sistema degli ordini, si sarebbe ridotto il tempo necessario per il recupero, la preparazione e il trasporto delle cartelle e, di conseguenza, il carico di lavoro del personale ospedaliero. Tuttavia, poiché le cartelle archiviate erano state già rilegate, la digitalizzazione avrebbe richiesto una grande quantità di tempo e denaro. Pertanto, abbiamo deciso di iniziare il processo di digitalizzazione dalle nuove cartelle cliniche e di acquistare un sistema di scansione".
Su richiesta del sig. Asami, il distributore Kodak Holon Inc. (sede Océ: città di Kawasaki, prefettura di Kanagawa; http://www.hln.co.jp/) si è incaricato dello sviluppo del sistema. Holon vanta un'esperienza comprovata nello sviluppo di database medici e scientifici, incluso lo sviluppo e il funzionamento del servizio di ricerca di database di articoli e informazioni mediche Ichushi Web (Japan Medical Abstracts Society), la versione giapponese online dello Steadman’s Medical Dictionary (Medical View Co., Ltd.), Today’s Diagnosis and Treatment (Igaku-Shoin Ltd.) e del più grande sistema di ricerca di articoli del Giappone, il CiNii (National Institute of Informatics). Per tale ragione, è stato considerato anche un partner affidabile per l'ospedale.
Nuovi centri di sistema sullo scanner KODAK i1220 Plus
Poiché il nuovo sistema dell'ospedale combina le funzioni di digitalizzazione dei documenti e quelle di ricerca nel database, il Kodak i1220 Plus è stato scelto come lo scanner su cui creare questo sistema. Il rappresentante di Holon ha spiegato le ragioni: "Lo scanner di Kodak offre tutte le funzioni e le prestazioni che un sistema commerciale deve avere. Non solo assicura alta qualità, velocità e affidabilità di scansione, ma il software è anche molto facile da usare. Inoltre, nei test di valutazione eseguiti prima della sua introduzione, ha fatto registrare punteggi molto elevati".
Il modello i1220 Plus è uno scanner a colori fronte/retro con alimentatore automatico di documenti (ADF), in grado di eseguire la scansione ad alta velocità di un'ampia varietà di documenti. Garantisce la massima tranquillità anche quando alle cartelle cliniche sono allegate ricevute di esami perché gli inceppamenti della carta si verificano molto raramente. Anche l'integrazione dell'esclusiva tecnologia di elaborazione delle immagini Perfect Page di Kodak, che assicura immagini sempre nitide, è stata ampiamente apprezzata. Un altro punto a suo favore consiste nel fatto che lo scanner lastra piana Kodak A3, acquistato contemporaneamente, è in grado di eseguire la scansione non solo dei documenti di dimensioni A3, ma anche di fascicoli che risultano troppo spessi per passare attraverso l'ADF.
Anche le funzioni di separazione dei documenti del software di scansione Kodak Capture Pro sono state ampiamente apprezzate. È possibile, ad esempio, eseguire la scansione dei codici a barre stampati sui moduli, nonché separare e memorizzare automaticamente il testo in singoli file. L'ospedale stampa un codice a barre che registra l'ID del paziente e la data del ricovero sulla copertina della cartella clinica; in tal modo, tutte le pagine vengono archiviate in un unico file. Ciò significa che, anche nel caso in cui sull'ADF vengono posizionate e acquisite diverse cartelle, queste possono essere separate e archiviate in maniera individuale, aumentando in maniera considerevole l'efficienza del processo. Il nome del file e il codice a barre vengono acquisiti "così come sono", facilitando, in tal modo, il recupero dei dati. Il sistema è anche molto semplice da usare, da un terminale di ordini. Facendo semplicemente clic sul pulsante di avvio nella schermata del terminale, è possibile controllare la cronologia dei ricoveri di un paziente e richiamare immediatamente le cartelle cliniche necessarie. Se vengono aggiunte nuove note, eseguendo nuovamente la scansione delle cartelle, i dati verranno sovrascritti e le cartelle saranno sempre aggiornate. Il nuovo sistema è entrato in funzione nel gennaio 2011. Asami ha riepilogato i suoi vantaggi: "Nei sei mesi a partire dal primo utilizzo del sistema, abbiamo digitalizzato oltre 4.000 cartelle cliniche di pazienti interni. Il numero delle richieste di recupero delle cartelle cliniche originali è diminuito di oltre il 10% nell'ultimo anno. Il nuovo sistema viene utilizzato attivamente soprattutto dai nostri medici più giovani. Inoltre, si sta rivelando molto utile durante le discussioni sui casi, ecc., in cui i dati delle cartelle cliniche possono essere condivisi facilmente e rapidamente proiettandoli su uno schermo".
Prendiamo, ad esempio, una riunione durante la quale medici, infermieri e altro personale medico discutono il trattamento di un paziente, facendo riferimento alle cartelle cliniche e ad altra documentazione. La digitalizzazione delle cartelle cliniche consente di visualizzarne il contenuto in un ampio formato, ad esempio su un proiettore, in modo da poter condividere facilmente le informazioni in esse contenute.
Il Web Summary View System adottato con un occhio ai problemi futuri
Il sig. Asami ha denominato il nuovo sistema dell'ospedale "Web Summary View System" (WSS). Quando la nuova ala sarà completata, nell'arco di cinque anni, tutte le cartelle cliniche cartacee saranno state elaborate e gli originali non dovranno più essere recuperati. Nello stesso tempo, l'ospedale ha anche iniziato a valutare la possibilità di introdurre un sistema elettronico di cartelle cliniche su larga scala. Si potrebbe pensare che l'introduzione di un sistema di questo tipo potrebbe eliminare la necessità di ricorrere alle cartelle cartacee e al sistema WSS, tuttavia, secondo Asami, non è questo il caso:
"Anche se vengono eliminate le cartelle cliniche cartacee, rimarranno comunque altri documenti cartacei, ad esempio rapporti di esami patologici, lettere di riferimento e moduli di consenso dei pazienti. Siamo convinti che il sistema WSS risulterà molto utile per la digitalizzazione di questi documenti, che non potranno venire totalmente coperti dal sistema di archiviazione elettronico delle cartelle cliniche".
Il Yokohama Sakae Kyosai Hospital ha dimostrato una straordinaria lungimiranza nell'anticipare i problemi futuri, ad esempio il coordinamento con il sistema di archiviazione elettronico delle cartelle cliniche. Probabilmente, grazie a questa sua lungimiranza, ha guadagnato la fiducia dei residenti locali diventando un ospedale importante dell'area.
