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Un'azienda specializzata nella gestione dei documenti per gli studi legali punta sulle nuove soluzioni per l'imaging dei documenti

Una società di Hartford, Connecticut, riorganizza i metodi utilizzati dagli studi legali per gestire i documenti. TMG Document Solutions, una società specializzata in servizi di copia, imaging digitale e rilegatura per i settori legale, assicurativo, aziendale e medico, punta sulla tecnologia per aiutare gli studi legali a ridurre i carichi di lavoro e allo stesso tempo migliorare la propria produttività del 30%.

Un anno fa, i dipendenti di TMG dedicavano circa il 75% del loro tempo alla duplicazione di documenti legali. Per ogni progetto, dovevano etichettare, fotocopiare o digitalizzare intere scatole di documenti del peso di circa 7 kg contenenti circa 2.500-3.000 pagine ciascuna. Al termine di un progetto, dovevano caricare le scatole con le copie dei documenti, insieme alle scatole che contenevano i documenti originali, su furgoni presi a noleggio e restituirli ai clienti.

“La maggior parte dei nostri clienti sono studi legali, quindi il nostro lavoro consisteva nel fotocopiare interi fascicoli di deposizioni e documentazione per ogni avvocato che lavorava a un caso,” spiega Ron Peterson, Vicepresidente TMG. “Se si aggiungeva un nuovo studio legale, dovevamo rifotocopiare tutte le informazioni per tutti gli avvocati del nuovo studio.”

Allo stesso tempo, non era possibile separare le informazioni pertinenti contenute in un documento da tutto ciò che era irrilevante. Poiché le fotocopiatrici e gli scanner a superficie piana utilizzati spesso non riproducevano correttamente i testi di colore più chiaro o scritti a matita, era necessaria molta manodopera. Il personale doveva regolare il contrasto per ogni documento per far sì che tutte le informazioni risultassero leggibili. “Il contrasto è molto importante, soprattutto quando si tratta di riprodurre le fotografie utilizzate per documentare gli incidenti,” spiega Peterson. “Gli avvocati e i giurati devono poter vedere chiaramente le lesioni personali e i danni ai veicoli, ma le immagini di seconda o terza generazione possono essere difficili da decifrare.”

I tempi di completamento dei progetti si allungavano ulteriormente quando era necessario effettuare la manutenzione delle apparecchiature da ufficio. Le grandi fotocopiatrici utilizzate dal personale di TMG erano continuamente in funzione e pertanto subivano regolarmente interventi di riparazione. I progetti in corso rimanevano fermi fino a quando le fotocopiatrici e gli scanner a superficie piana non tornavano in funzione.

Soppesare le prove
Negli ultimi anni, sempre più avvocati hanno iniziato a utilizzare documenti in formato elettronico sia dentro le aule dei tribunali che fuori. A novembre 2006, TMG decise di acquistare dispositivi di scansione con bassi requisiti di manutenzione per convertire grandi volumi di documenti in file digitali. Dopo un'analisi approfondita, TMG optò per due scanner di produzione compatti per bassi volumi. Peterson notò subito che i nuovi scanner KODAK Trūper 3600 gestivano estremamente bene la carta. Gli addetti alle scansioni di TMG erano finalmente in grado di digitalizzare batch di documenti di vario spessore e formato senza più fermarsi per acquisire individualmente i documenti di formato insolito.

Ogni scanner Trūper 3600 è dotato di un alimentatore automatico di documenti che consente di posizionare nel vassoio di alimentazione fino a 200 pagine alla volta. Le pagine vengono quindi alimentate una dopo l'altra nello scanner. Gli scanner gestiscono alti volumi di documenti in modo affidabile ed efficiente, anche grazie al ciclo di rendimento di 10.000 pagine al giorno e a velocità di elaborazione fino a 62 pagine al minuto.

Gli scanner Trūper 3600 integrano la funzionalità di rilevamento di alimentazione multipla a ultrasuoni che rileva i minimi spazi tra i documenti alimentati erroneamente insieme. Grazie a questa funzione, i dipendenti di TMG hanno la certezza che tutti i documenti verranno digitalizzati. Multifeed Ignore (Ignora alimentazione multipla) è un'altra impostazione avanzata disponibile in esclusiva su questi scanner che impedisce il rilevamento come alimentazioni multiple dei documenti che presentano “irregolarità” come note adesive, etichette e fotografie apposte sulle pagine e sulle buste.

Questa funzionalità consente al personale di TMG di alimentare in modo semplice le fotografie allegate alla documentazione.

Gli scanner Trūper 3600 dispongono inoltre della funzionalità di contrasto automatico che regola automaticamente le variazioni tra il testo chiaro e scuro evitando agli operatori di intervenire manualmente.

Prove a favore degli studi legali
Oltre agli scanner Trūper 3600, TMG utilizza il software LAW di Image Capture Engineering e un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per offrire ai clienti la possibilità di convertire il materiale digitalizzato in documenti elettronici con funzioni di ricerca.

Gli avvocati possono quindi indicizzare e organizzare le immagini dei documenti necessari ed eliminare le informazioni non pertinenti ai casi. Di conseguenza, gli impiegati degli studi legali non devono più vagliare intere scatole di documenti cartacei per trovare un documento specifico. Il formato elettronico semplifica inoltre la condivisione dei file e l'accesso simultaneo ai documenti. Durante le udienze in tribunale, gli avvocati possono utilizzare il computer portatile per accedere ai documenti elettronici e inviare le immagini dei documenti tramite e-mail per utilizzarle come prove.

Inoltre, i documenti elettronici archiviati su CD occupano meno spazio rispetto alle copie su carta e pertanto riducono la necessità di disporre di locali in cui conservare gli archivi cartacei.

Il verdetto finale
Dopo pochi mesi dall'adozione dei nuovi scanner, TMG aveva già ottenuto un notevole risparmio sui costi di carta, toner, manutenzione, manodopera e trasporto. “Gli scanner Trūper richiedono pochissima manutenzione,” afferma Peterson. “È raro persino che si debbano sostituire i rulli di alimentazione.” Di solito, i rulli degli scanner Trūper 3600 consentono di effettuare 300.000 scansioni prima che sia necessario sostituirli e le lampade allo Xenon sono progettate per durare per l'intera vita utile dello scanner.

Da quando ha implementato il sistema per l'imaging dei documenti, TMG spesso restituisce ai clienti le scatole contenenti i documenti originali insieme ai CD contenenti le immagini in formato PDF dei loro documenti. L'azienda ha risparmiato da 30.000 a 40.000 dollari solo sul costo di noleggio furgoni, che ammonta al 15% delle sue spese totali. Dopo l'installazione dei nuovi scanner, i servizi di imaging di TMG sono aumentati dal 15 al 20% e ora i dipendenti dell'azienda dedicano solo il 55% del loro tempo ai progetti di digitalizzazione. Per il futuro l'azienda intende continuare a servire le esigenze dei clienti utilizzando soluzioni per l'imaging dei documenti affidabili. Peterson assicura che l'azienda acquisirà sicuramente altri scanner se la domanda di servizi di imaging continuerà ad aumentare. Per TMG, il caso è risolto!

Eastman Kodak Company ha acquisito la divisione scanner Böwe Bell + Howell nel settembre 2009. Gli scanner della serie Trūper sono ora commercializzati con il marchio Kodak.