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Gibraltar Industries, con sede a Buffalo (New York), è una società leader nella produzione, trasformazione e distribuzione di metalli e altri materiali trattati destinati ai prodotti per edilizia, veicoli e ad altri mercati settoriali. Fino a qualche tempo fa si occupava anche di carta. Troppa carta, soprattutto nei reparti contabilità e finanza. Dal 1993 Gibraltar ha acquisito 22 società, arrivando a gestire 73 strutture in 26 stati, Messico e Canada. Quando ha acquistato Air Vent nel 2003, ha scoperto che quella azienda utilizzava un'innovativa soluzione di gestione automatica degli archivi denominata Cabinet NG Software che eliminava la necessità di tenere una documentazione cartacea, con grande soddisfazione degli operatori e dei clienti. Tutto questo parve decisamente interessante a Rob Barton, Corporate Financial Systems Manager di Gibraltar, che decise di approfondire l'argomento.

Settore manifatturiero
“Air Vent utilizzava il software Cabinet NG da circa tre anni ai tempi dell'acquisizione”, ha ricordato Barton. “Dopo un'attenta analisi, abbiamo scoperto che grazie a questa soluzione Air Vent era in grado di archiviare tutto elettronicamente e accedere rapidamente a tutti i propri documenti”. Ben presto, Barton e il gruppo dirigente giunsero alla conclusione che la combinazione tra software Cabinet NG e scanner KODAK i40 avrebbe rappresentato una soluzione ideale per gli impressionanti volumi di carta che i reparti contabilità e finanza di Gibraltar erano costretti a gestire.

Cabinet NG, con sede ad Athens (Alabama), si definisce “l'unica soluzione di archiviazione automatizzata dell'industria della gestione di documenti che inizia ad archiviare nel momento stesso in cui vengono immessi i dati”. L'ambiente SAFE (Shared Access Filing Environment) di Cabinet NG consente alle società come Gibraltar di gestire volumi considerevoli di documenti, ottimizzare il flusso di lavoro, garantire la riservatezza e aumentare l'efficienza, eliminando la necessità di raggiungere fisicamente gli ingombranti archivi di tipo tradizionale.

I grandi archivi tradizionali erano proprio ciò che preoccupava Barton. “Per trovare il fascicolo di un certo fornitore eravamo costretti a effettuare una ricerca in archivi o scatole di documenti cartacei, un'attività che comportava un notevole dispendio di tempo", ha osservato. “Ora tutto viene memorizzato elettronicamente. Niente più carta. Il recupero dell'investimento è immediato. Ogni mese producevamo pile di mastri e resoconti alte un metro, mentre ora non abbiamo più bisogno di quegli stampati". Oggi, tutti i resoconti, i rapporti delle attività fisse e gli altri documenti finanziari vengono memorizzati, archiviati in copie di backup e sono disponibili in formato elettronico, in modo molto più rapido ed efficiente.

Fase 1: scanner KODAK i40
Trattandosi della prima parte del processo, la scansione produttiva è essenziale e Barton si è affidato ai consigli del proprio rappresentante Cabinet NG. “Ci propose l'impiego dello scanner KODAK i40 e dopo aver visto cosa era in grado di fare, questa soluzione si è rivelata eccellente per le nostre esigenze", ha affermato. “Siamo molto soddisfatti della produttività e delle funzioni automatiche come l'allineamento e il ritaglio. Le immagini che otteniamo sono sempre di alta qualità. Alcuni dei nostri dipendenti non avevano mai effettuato operazioni di questo tipo ma è bastato un breve periodo di formazione perché questa attività diventasse davvero immediata”. Tra i vantaggi principali, Barton ha indicato in particolare la gestione affidabile della carta. “Inseriamo una pila di documenti nell'alimentatore automatico e lasciamo fare al sistema. Non richiede alcun intervento e raramente si verificano errori di alimentazione o inceppamenti”, ha proseguito. Gibraltar esegue principalmente scansioni in bianco e nero di documenti su una o due facciate. Secondo le stime di Barton, il volume mensile gestito nella sede centrale di Gibraltar si attesta intorno ai 2000 documenti, ma prevede volumi decisamente più consistenti negli altri uffici. Gli scanner KODAK i40, con la loro capacità giornaliera dichiarata di 1000 pagine, saranno sicuramente all'altezza del compito.

“Apprezziamo così tanto gli scanner KODAK i40 che, entro un anno, ne avremo uno in ognuna delle nostre filiali principali”, ha dichiarato Barton. “In base alla nostra esperienza qui nella sede centrale, lo abbiamo scelto come scanner standard per tutte le nostre installazioni”.

Barton elogia la semplicità d'uso e la gradevole interfaccia di entrambe le componenti della soluzione. “Sia il software Cabinet NG che lo scanner KODAK i40 sono intuitivi e semplici da utilizzare. Come ho detto, alcuni nostri dipendenti non avevano mai svolto attività di questo tipo ma è bastata una piccola fase di training perché ne vedessero e apprezzassero i vantaggi. Chiunque lo utilizzi ne è entusiasta. Il nostro livello complessivo di soddisfazione è molto elevato”.

Sfruttare appieno le capacità del sistema
Entro un anno Barton prevede di implementare la soluzione composta da scanner KODAK i40 e software Cabinet NG in 20 importanti sedi e intende sfruttare ulteriormente le possibilità offerte dalla soluzione. “Abbiamo avviato un'iniziativa volta ad aggiungere uno strumento di estrazione COLD al software Cabinet NG per riuscire a estrarre i nostri report dalla piattaforma aziendale principale e mantenere l'impaginazione e l'indicizzazione dei campi, eseguire query e così via”, ha dichiarato. Barton riconosce anche i vantaggi della conformità di Gibraltar al Sarbanes-Oxley Act. “I requisiti imposti sono molto rigidi e questo sistema ci consente di acquisire i più importanti documenti cartacei ed elettronici quali messaggi di posta elettronica, moduli, promemoria, fax, rapporti e così via. Ci offre le funzionalità di reporting e condivisione di informazioni che oggi sono necessarie”.

“Siamo realmente all'avanguardia dal punto di vista tecnologico nella lavorazione e fabbricazione di prodotti in acciaio", ha affermato Barton. “Ora, grazie alla sinergia tra il software Cabinet NG e gli scanner Kodak, siamo in condizione di realizzare lo stesso tipo di slancio e innovazione per dare impulso alla produttività e ottenere un risparmio nell'area finanziaria. Abbiamo raggiunto un nuovo livello di efficienza, sicurezza e praticità d'accesso, riducendo nel contempo i costi riferiti alla documentazione cartacea e all'archiviazione. È stata una soluzione vincente in ogni aspetto di ciò che intendevamo realizzare”.