Download del case study sull'esperienza di Haus and Grund Kiel.

Dalle pile di documenti cartacei ingialliti ai contratti di affitto digitalizzati

"In generale, disporre di un'immagine di ottima qualità è importante per noi" Michael Raddatz, Amministratore di sistema, Haus & Grund Kiel

L'azienda per la gestione delle proprietà immobiliari Haus & Grund Kiel sta digitalizzando un'enorme quantità di documenti cartacei grazie a una potente soluzione di acquisizione di Kodak

Scansioni, scansioni, scansioni, otto ore al giorno, mese dopo mese, lo scanner KODAK i4200 di Haus & Grund Kiel, azienda del settore immobiliare, sarà impegnato fino quasi al termine del 2011 nella conversione di circa 50.000 contratti di affitto e proprietà dal formato cartaceo a quello digitale. Si tratta ovviamente di una grande mole di lavoro. Per raggiungere questo obiettivo, Haus & Grund Kiel era alla ricerca di uno scanner in grado di combinare velocità, qualità e affidabilità con la massima facilità di utilizzo. "Lo scanner KODAK i4200 ha soddisfatto al 100% queste necessità", ha spiegato Michael Raddatz, amministratore di sistema di un'azienda da lungo tempo presente a Kiel.

Haus & Grund Kiel ha più di 135 anni di esperienza nella gestione di case, appartamenti e proprietà. L'inizio risale al 1873 con un'associazione per la gestione delle proprietà di Kiel e dell'area circostante che nel 1932 fondò un proprio reparto per la gestione delle proprietà immobiliari dei propri membri. Nel 1954 nacque Haus & Grund Kiel Hausverwaltung in qualità di S.p.A distinta. Oggi circa 50 dipendenti gestiscono 9000 appartamenti. Nell'ambito di un processo di ristrutturazione delle attività, si è reso necessario rendere accessibile contratti di affitto o proprietà contemporaneamente ai dipendenti di diversi reparti in sedi diverse. Si trattava di un obiettivo irraggiungibile con la normale archiviazione in cartelle e faldoni. In questo scenario, si decise di implementare un sistema elettronico di gestione dei documenti: la soluzione ELOprofessional.

Il dubbio riguardava la modalità di trasferimento di migliaia di vecchi documenti in un sistema nuovo in modo efficace e conveniente. Affidare questa attività esternamente sarebbe stato troppo costoso, pertanto Michael Raddatz si recò con un documento di prova alla CeBIT e lo utilizzò per una prova dal vivo con scanner di diversi produttori. "Alcuni dei nostri documenti sono molto vecchi e altri sono in pessime condizioni. I documenti più vecchi risalgono al 1964", ha spiegato l'amministratore di sistema. "È un mix di documenti sottili e spessi, in formato cartolina e di grandi dimensioni; alcuni su carta pergamena molto ingiallita, foto o adesivi incollati. Ogni documento contiene dalle 100 alle 200 pagine".

Elaborazione perfetta di originali di qualità molto scadente

Il personale di Kodak si è dimostrato all'altezza della sfida. Il modello demo i4000 presente allo stand CeBIT si è dimostrato più veloce di tutti gli altri scanner, si è adattato meglio ai diversi formati di documenti e ha fornito risultati finali di qualità superiore. Anche Icon GmbH, partner di ELO, ha consigliato la tecnologia KODAK: "Gli scanner KODAK i4000 sono perfetti per le aziende di medie dimensioni che intendono digitalizzare la posta in entrata in modo efficace ed economico", ha dichiarato Matthias Rump di Icon che ha promosso il sistema DMS ELOprofessional e le soluzioni di acquisizione di Haus & Grund. "In combinazione con l'affidabile Capture Pro Software, il rendimento del nuovo scanner è stato ottimo con un ampia gamma di documenti". Ulteriori funzioni, tra cui Smart Function, consentono l'invio di documenti digitali con la semplice pressione di un pulsante a destinazioni come e-mail, applicazioni desktop, organizer di rete e server Microsoft Share Point.

Nessun costo di formazione

Tra marzo e giugno 2010, 3500 del totale di 8500 documenti di affitto sono già stati digitalizzati da Haus & Grund. Questo è stato possibile grazie a sei apprendisti, senza il loro contributo non sarebbe stato possibile completare una conversione di documenti di questa mole in un periodo così breve. La facilità di utilizzo dello scanner i4200 ha permesso di raggiungere questo traguardo con minore fatica. In poco tempo e senza alcuna formazione specifica, gli apprendisti sono stati in grado di svolgere le operazioni necessarie. Per ridurre il carico di lavoro degli apprendisti, l'azienda ha assunto temporaneamente alcuni studenti per la preparazione dei documenti. Attualmente, gli apprendisti lavorano quotidianamente a turni per acquisire i documenti.

Secondo Michael Raddatz, "È importante che i documenti siano ordinati correttamente". "Prima del processo di acquisizione, tutte le pagine devono essere allineate in modo ordinato e qualsiasi nota applicata deve essere incollata senza coprire alcuna porzione di testo. Al termine di questa procedura, gli apprendisti devono semplicemente inserire la pila di fogli nell'alimentatore. Lo scanner procederà all'elaborazione in pochi minuti. Gli altri scanner a volte hanno problemi di alimentazione in presenza di pagine con molti Post-it applicati. Con lo scanner i4200 possiamo lasciare quasi sempre le note adesive sulle pagine affinché vengano acquisite insieme al resto del testo. Questo scanner inoltre rileva le alimentazioni multiple, per altro molto rare, meglio degli scanner concorrenti", in base all'esperienza di Michael Raddatz. A suo parere, questa funzione e la capacità di acquisire anche documenti piccoli sono i vantaggi maggiori dello scanner i4200. Quando lo scanner rileva note adesive introdotte su un foglio A4 come doppia alimentazione, tale pagina verrà eliminata e acquisita nuovamente dopo aver posizionato il Post-it sul retro.

OCR e indicizzazione con KODAK Capture Pro software

Al termine dell'acquisizione, il software integrato KODAK Capture Pro avvia l'OCR (Optical Character Recognition) per rendere possibile la ricerca di porzioni intere di testo nell'archivio in seguito. L'ultima versione di Capture Pro è compatibile con MICROSOFT WINDOWS 7 e dispone di una funzionalità OCR migliorata in aggiunta all'importazione e all'indicizzazione automatiche di immagini provenienti da altre fonti. Capture Pro contiene un modello in cui i dipendenti temporanei che si occupano delle scansioni inseriscono il numero del contratto di locazione o di proprietà di ogni documento che verrà poi utilizzato come indice per l'ordinamento alfabetico. Tale numero viene inserito nel nome del file del documento PDF generato da Capture Pro e inviato al sistema ELO per un'ulteriore elaborazione e archiviazione.

Al termine della digitalizzazione, i vecchi documenti vengono temporaneamente archiviati in scatoloni di cartone. Il team per le scansioni utilizza un elenco Excel per tenere traccia dei documenti già acquisiti e dell'archiviazione dei documenti nelle rispettive scatole qualora fosse necessario eseguire una nuova scansione. Nel medio termine, Haus & Grund provvederà alla distruzione dei documenti cartacei.

Migliore è la qualità delle scansioni, maggiore è la facilità di elaborazione da parte di DMS

"In generale, disporre di un'immagine di ottima qualità è importante per noi", ha spiegato Michael Raddatz, "perché migliore è la qualità delle scansioni, maggiore è la facilità di elaborazione della documentazione da parte di DMS". Perfect Page è una tecnologia di elaborazione delle immagini sviluppata da Kodak, di cui sono dotati gli scanner i4200 e ovviamente anche altri modelli Kodak, che assicura un'ottima qualità delle immagini senza necessità di regolazioni manuali.

Dopo l'installazione on-site del sistema da parte di Icon GmbH, Kodak ha continuato a fornire assistenza per l'ottimizzazione del sistema durante la prosecuzione del progetto. "Uno dei nostri consigli è stato di passare dall'acquisizione in scala di grigi a quella a colori", ha spiegato Godo Jessen, Key Account Manager Document Imaging di Kodak. Il motivo alla base di questo consiglio dipende dal fatto che non è possibile utilizzare il rilevamento automatico del colore per alcuni tipi di fotografie specifici, ad esempio per tracce di muffa su una parete bianca. D'altro canto, con la scala di grigi è difficile vedere un dettaglio come questo. Un utilizzo coerente della riproduzione a colori consente a Haus & Grund Kiel di ridurre leggermente la risoluzione delle scansioni, determinando così una riduzione media delle dimensioni pari a 2/3. I vantaggi in termini di spazio di memoria e velocità di accesso compensano ampiamente il tasso di riduzione in fase di acquisizione.

Oggi, la tecnologia DMS e lo scanner i4200 consentono a Haus & Grund una procedura di lavoro più efficiente e un flusso dei dati più rapido. Gli inquilini beneficiano della possibilità per l'impiegato che si occupa della pratica di accedere immediatamente alla documentazione necessaria, qualora sia disponibile in formato digitale. Al termine della digitalizzazione di tutti gli 8500 documenti dei contratti d'affitto, lo scanner Kodak verrà impiegato per l'acquisizione dei documenti relativi alle proprietà, almeno 40.000, e in seguito per gestire gradualmente tutta la posta in arrivo. I nuovi documenti ricevuti vengono acquisiti immediatamente. Se il relativo file in formato elettronico non esiste, ne viene creato uno in cui si inserisce l'attuale corrispondenza prima che la vecchia documentazione venga aggiunta successivamente. Il progetto pilota di Kiel sta di fatto stabilendo alcuni standard compatibili con un'elaborazione efficace dei documenti presso l'azienda del settore immobiliare Haus & Grund. Altre associazioni statali e locali di Haus & Grund seguiranno presto questo esempio di successo. Tutti le figure che hanno partecipato al progetto di Kiel sono certe di questo.