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Albyn Housing Society ha scelto lo scanner i1420 di KODAK per gestire le richieste rivolte all'Highland Housing Register
Albyn Housing Society ha installato ScanLink, il sistema di gestione dei documenti elettronici (EDM), insieme allo scanner fronte-retro KODAK i1420 per gestire tutta la documentazione prodotta dall'attività di locazione di case economiche nelle Highlands scozzesi. La soluzione è stata venduta da Solution X, un rivenditore di Inverness.
Grazie a una capacità di elaborazione massima di 60 pagine al minuto, Kodak i1420 è in grado di gestire documenti di tutte le dimensioni e forme; dispone della tecnologia di imaging Perfect Page di KODAK per assicurare la massima qualità di scansione al team di assegnazione della Albyn Housing Society.
Albyn Housing Society gestisce più di 2.000 proprietà in affitto e 200 abitazioni con proprietà condivisa nella Highlands scozzesi, un'area equivalente al Galles per dimensioni e con circa 218.000 residenti. Un registered social landlord (società registrata presso l'ente per gli alloggi) fondato dal Governo scozzese, con il contributo di banche e imprese edili, che dispone di uno staff di 70 persone con sede centrale a Invergordon, a circa 40 km a nord di Inverness. Attualmente Albyn Housing Society offre alloggi a più di 2000 famiglie, e ha investito un budget di 25 milioni di sterline per la costruzione di nuove abitazioni e il rinnovo di proprietà nel suo bacino di utenza.
A giugno di quest'anno, tutte le associazioni che forniscono case economiche nelle Highlands scozzesi, cinque associazioni indipendenti fra cui Albyn Housing Society, e il Consiglio delle Highlands, hanno introdotto un modulo di richiesta comune per migliorare e semplificare la gestione delle numerose richieste di sistemazione.
Robin Nairn, Finance & IT director di Albyn Housing Society, afferma, "In totale nelle Highlands sono presenti circa 20.000 proprietà gestite da diverse associazioni e dal Consiglio. In passato, ogni associazione disponeva di moduli e liste d'attesa propri e chiunque desiderava fare richiesta doveva rivolgersi alle sei diverse organizzazioni e compilare i singoli moduli. Oggi grazie alla procedura e al modulo unici, l'efficienza è aumentata notevolmente. Si tratta di un elemento positivo per la crescita nostra, dei nostri clienti e dei nostri partner".
SITUAZIONE
Un'associazione scozzese che fornisce abitazioni utilizza la tecnologia di scansione Kodak per aumentare l'efficienza. | OBIETTIVO
Migliorare il processo delle applicazioni e ridurre i tempi di risposta. | SOLUZIONE
1 x scanner KODAK i1420. | COMMENTI
"Avevamo bisogno di uno scanner di alta qualità per gestire i volumi di carta che inceppavano i nostri vecchi scanner. Abbiamo ordinato KODAK i1420 che ci è stato consegnato e attivato senza problemi".
~ Robin Nairn, Albyn Housing Association, Finance & IT Director |
Lo scanner Kodak è stato acquistato a marzo 2008 per gestire questo lavoro amministrativo. Nairn spiega, "Avevamo bisogno di uno scanner di alta qualità per gestire i volumi di carta che inceppavano i nostri vecchi scanner. Abbiamo ordinato KODAK i1420 che ci è stato consegnato e attivato senza problemi".
Il team di assegnazione, responsabile della valutazione delle richieste, utilizza lo scanner Kodak per velocizzare la procedura di gestione delle liste di attesa. Il Signor Nairn spiega, "Abbiamo ridotto del 25% il tempo necessario per assegnare una proprietà vacante".
Quando una persona o una famiglia fanno richiesta per una casa economica, vengono valutati secondo un approccio a punti prima dell'assegnazione della casa; i criteri includono ad esempio: condizioni mediche, disponibilità di un alloggio fisso o condizione di senza tetto.
Albyn Housing Society utilizza anche ScanLink, il software di gestione dei documenti di DataImage Software Limited, per gestire l'intera documentazione acquisita e allegata al portfolio di proprietà. Presentato nel settembre 2007, ScanLink dispone di una GUI di facile utilizzo concepita su modello Microsoft Windows; lo staff che gestisce le assegnazioni scansiona, salva e indicizza i documenti all'interno di archivi virtuali.
Il Signor Nairn spiega, "Al momento del rinnovo della sede centrale, abbiamo colto l'occasione per installare ScanLink in modo da eliminare circa 40-50 archivi che congestionavano l'ufficio"
Il volume di carta prodotto da Albyn Housing Society e dai team di manutenzione delle proprietà è notevole e include: corrispondenza con i locatari, moduli di richiesta, informazioni sulla manutenzione e l'affitto, referti medici e informazioni dettagliate sui locatari.
Il software di gestione dei documenti garantisce l'efficienza che Albyn Housing Society auspicava e in futuro verrà utilizzato da altri team all'interno dell'organizzazione. Il Signor Nairn afferma, "Il nostro team di sviluppo che si occupa dell'acquisto di terreni e della costruzione di case, presto utilizzerà ScanLink per la gestione della documentazione derivante da progettazioni, disegni degli architetti e corrispondenza con i costruttori. Allo stesso modo, utilizzeremo la stessa tecnologia all'interno dell'organizzazione per la gestione della documentazione relativa a risorse umane, salute e sicurezza, verbali interni e corrispondenza generale.