Contesto
Salumatics, Inc. aveva la necessità di aggiornare i propri scanner ed aumentare la capacità produttiva contenendo i costi, per continuare ad essere competitiva.
Obiettivo
L'acquisto di scanner con funzionalità migliorate per eliminare i problemi legati ai "documenti capovolti" e gestire lunghissime strisce per il monitoraggio fetale, ridurre la manutenzione e le necessità di formazione, aumentando la capacità di elaborazione.
Soluzione
Due scanner KODAK i780, due scanner KODAK i1440, e diversi scanner KODAK i260 remoti presso le sedi dei clienti.
Commenti
"Gli scanner Kodak ci consentono di offrire servizi esclusivi rimanendo competitivi."
~ Shawn Morrison, Chief Technology Officer, Salumatics, Inc. |  | A proposito della fedeltà al marchio: riuscite ad immaginare una società di servizi che si affida ad un solo produttore di scanner nel corso di tutta la propria attività? È quello che ha fatto Salumatics, Inc. da quando ha iniziato la propria attività di conversione documenti, nel 2002, con quattro scanner Kodak i840.
"Quando ci siamo evoluti da impresa di consulenza a società di servizi legati al document imaging, abbiamo scelto gli scanner Kodak i840 perché erano gli unici in grado di eseguire scansioni dual-stream (a colori e bitonali contemporaneamente)", ricorda Shawn Morrison, Chief Technology Officer di Salumatics, Inc.
"Da allora la nostra attività si è sviluppata e siamo passati a degli scanner Kodak più potenti, di pari passo con l'aumentare dei nostri clienti e delle loro esigenze."
Una marca di scanner per una grande varietà di carta: "Nel nostro laboratorio usiamo esclusivamente scanner Kodak"
Salumatics, Inc. è una delle maggiori società di servizi di conversione documenti del Nord America, con circa 200 dipendenti e 50 clienti. Nelle sue strutture, situate a Montreal, Quebec e Mississauga, in Ontario, si convertono dati medici per strutture sanitarie in immagini elettroniche.
Salumatics si differenzia dai suoi concorrenti grazie alla capacità di sviluppare applicazioni software personalizzate che indicizzano e caricano le immagini sul sistema di archiviazione elettronica di ciascun cliente.
"Solo il nostro software proprietario, basato sul kit SDK di Captiva e progettato per gli scanner Kodak, consente agli utenti di eseguire scansioni in formato dual-stream" afferma Morrison.
La società riceve dai clienti scatoloni contenenti le cartelle cliniche dei pazienti. Gli operatori Salumatics si occupano della preparazione, della scansione e dell'indicizzazione a livello di documento, per adattarsi allo specifico metodo di archiviazione di ogni cliente.
"Poiché nel settore dell'assistenza sanitaria la gestione elettronica degli archivi è ancora nelle fasi iniziali, riceviamo documenti cartacei vecchi e nuovi mescolati tra loro. Le schede dei pazienti di solito contengono vecchi documenti su carta copiativa senza carbone, strisce ECG, fotografie, archivi medici di vario tipo, su carta di diverse dimensioni e in diversi formati", osserva Noreen Fletcher, Director of Operations dei servizi di conversione di Salumatics.
"I prodotti Kodak consentono di ottenere ottime scansioni in un ambiente come il nostro, su molti tipi di carta e con volumi elevati. Nelle nostre due strutture, eseguiamo, in tutto, la scansione di 10 milioni di immagini ogni mese, ovvero di circa 300.000 immagini al giorno. Con i nostri scanner Kodak, modifichiamo le impostazioni in base al cliente e al tipo di carta e siamo pronti per iniziare."
Salumatics ha fiducia nella qualità e nell'affidabilità degli scanner Kodak e della tecnologia di elaborazione delle immagini Perfect Page per la pulizia dei documenti (rispetto a VRS, o Virtual ReScan). "Ecco perché nel nostro laboratorio utilizziamo esclusivamente scanner Kodak", afferma Morrison.
La funzione Orientamento pagina è "un risultato rivoluzionario di Kodak"
Molti documenti di cui Salumatics esegue la scansione sono stampati su entrambe le facciate, quindi per eseguirne la scansione è necessario girarli (in questo caso si parla di "documenti capovolti"). Per eseguire la scansione di questi documenti è necessario introdurli in orizzontale o in verticale, quindi ruotarli manualmente; questo richiede molto lavoro da parte degli addetti all'indicizzazione.
Poiché lo scanner i780 KODAK dispone della funzionalità di orientamento della pagina, nota come modalità calendario, Salumatics ne ha acquistate due unità. Salumatics ha poi sviluppato un software esclusivo specifico per lo scanner KODAK i780. Tale software, insieme alla funzione modalità calendario, ha risolto il problema dei documenti capovolti.
"La modalità calendario dello scanner KODAK i780 è un risultato straordinario per Kodak" sottolinea Morrison. "Elimina la parte faticosa del processo di indicizzazione, poiché lo scanner riconosce l'orientamento prima che sia necessario intervenire. Insieme al nostro software esclusivo, lo scanner KODAK i780 ci consente di rendere più veloci le operazioni, con un'affidabilità del 100%".
Il ciclo di rendimento rappresenta "un salto di qualità per Kodak"
Quanto più Salumatics riuscirà a ridurre il costo del lavoro e a massimizzare la produttività, tanto più potrà ridurre i prezzi e incrementare i profitti. È necessario considerare diversi elementi: il tempo necessario per la formazione, quello destinato alla pulizia e ovviamente i periodi di inattività in cui gli scanner non sono in funzione perché sottoposti a manutenzione.
Ecco perché Morrison considera il ciclo di rendimento degli scanner KODAK i780 "un salto di qualità per Kodak" a livello di manutenzione.
"È intuitivo e semplice da pulire", spiega Morrison, "consente così di ridurre il tempo destinato alla formazione, quello necessario per la pulizia e i tempi di inattività. Di conseguenza il costo del lavoro si è ridotto e la produttività è aumentata (senza considerare la maggior capacità di elaborazione dello scanner KODAK i780)".
L'opzione per documenti in formato speciale rende possibili nuovi flussi di reddito
Nel momento in cui un cliente fidelizzato ha consegnato a Salumatics scatole di lunghissime strisce per il monitoraggio fetale, abbiamo capito che era giunto il momento di acquistare alcuni scanner KODAK i1440, per non rischiare di perdere informazioni fondamentali... e un cliente molto importante.
"Le strisce per il monitoraggio fetale sono molto lunghe. Non è possibile tagliarle poiché si rischia la perdita di informazioni. Per tagliarle sarebbe comunque necessario moltissimo tempo. Gli scanner KODAK i1440 dispongono dell'opzione per documenti in formato speciale, che consente di eseguire la scansione di queste lunghe strisce in modo continuo," afferma Fletcher.
Lo scanner KODAK i1440 esegue automaticamente la scansione delle strisce in sequenze di immagini in formato 8 ½" x 11". Se necessario è possibile riunire nuovamente le immagini in una lunga striscia. "Ora disponiamo di un nuovo flusso di reddito perché possiamo acquisire clienti che desiderano eseguire la scansione di strisce per il monitoraggio e inserirle nei propri archivi elettronici", aggiunge Fletcher.
Soddisfare i clienti che hanno sedi lontane
Per piccoli clienti che si trovano in sedi lontane, i costi di spedizione per inviare i documenti a Salumatics sarebbero proibitivi. Salumatics quindi degli scanner KODAK i260 (precedenti alla serie KODAK i1420), oltre alla formazione e al software, in modo da consentire ai clienti ubicati in zone lontane di eseguire la scansione dei propri documenti e di inviarli a Salumatics per l'indicizzazione. "Lo scanner KODAK i260 è un modello robusto e collaudato sul campo", sostiene Morrison.
Fletcher aggiunge: "I costi di trasporto verso queste località sarebbero alti, quindi formiamo i clienti perché possano eseguire la scansione dei propri documenti e inviarceli via FTP. Dalla nostra sede indicizziamo i file e li carichiamo su sistemi di imaging dei clienti nel formato opportuno.
Una soluzione vantaggiosa sia per Salumatics sia per i suoi clienti
Salumatics ha aggiornato le sue apparecchiature Kodak nel corso degli anni, così le imprese clienti hanno beneficiato di una maggior qualità delle immagini, di funzionalità migliorate e di prezzi inferiori.
"Grazie a ogni nuovo scanner che abbiamo acquisito, il costo del lavoro si è ridotto e i nostri servizi sono migliorati. Gli scanner Kodak ci consentono di offrire servizi esclusivi rimanendo competitivi", afferma Morrison.
Per ulteriori informazioni sui prodotti e i servizi Kodak Document Imaging, contattare il proprio rivenditore autorizzato di prodotti Kodak, chiamando il numero 1.800.944.6171 |