Il modo più semplice per proteggere i record aziendali da manomissioni o perdite.
Avete esaminato il flusso di lavoro del vostro archivio di riferimento?
Quando avrete bisogno di una copia attendibile di un record elettronico per convalidare una transazione, dirimere una disputa legale, o dimostrare la conformità a normative o requisiti di auditing, sarete in grado di trovare facilmente queste informazioni? La ricostruzione di un record può essere difficoltosa. Anche negli ambienti più severamente controllati, i nastri di backup possono smarrirsi. L'hardware e il software diventano obsoleti. I database che contengono i metadati di indicizzazione dei record elettronici possono scadere. La migrazione è costosa e vi è il rischio di errori di trascrizione.
Diversificate la gestione dei dati e riducete i rischi.
Potete evitare gran parte dei costi e dei rischi insiti nell'archiviazione esclusivamente digitale dei dati affidando alla soluzione Reference Archiving i documenti aziendali importanti. Basato su una tecnologia sviluppata da Kodak, Reference Archiving copia i dati che si desidera proteggere in formato analogico, su supporti di archiviazione conformi agli standard ISO. Tutte le informazioni incluse nel record originale vengono catturate. È possibile accedere elettronicamente a questi documenti non volatili per autenticare attività correnti quali le transazioni in linea o per supportare attività di auditing e azioni legali. Sono inoltre garantiti l'accesso e il recupero a lungo termine.
Un pilota automatico per la vostra soluzione Reference Archiving.
I writer serie i9600 sono uno strumento ideale per archiviare i record con la scrittura immediata di file aziendali standard tra cui Microsoft Word, PDT/PDF e immagini JPEG a colori o in scala di grigi. Accettano file digitali, organizzati in base agli attributi di gestione dei record selezionati, quali classe, data o programma di distruzione, e ne creano una copia su supporto KODAK Reference Archive Media. Indici autoesplicativi forniscono funzioni di ricerca e consentono di accedere elettronicamente al Repository di Reference Archive da numerose applicazioni. È possibile eseguire automaticamente ricerche nei supporti Reference Archive Media e ridigitalizzare i documenti per accedervi in linea e recuperarli, al fine di consentire la convalida a breve termine e l'archiviazione a lungo termine dei record, senza sovraccaricare i server.
Conservate le informazioni e ignorate i dati - È facile comprendere i vantaggi offerti dalla soluzione Reference Archiving di Kodak e dalla strategia di gestione esclusivamente digitale delle informazioni. L'associazione tra contenuti e metadati non sarà più un fenomeno casuale ma l'opera di funzioni avanzate ideate per creare record digitali! Invece di estrarre le informazioni da componenti volatili distribuiti su vari server e applicazioni, è sufficiente caricare i supporti nello scanner per la ricerca e presentare il record intatto precedentemente creato dal writer serie i9600. Non è necessaria alcuna operazione di compilazione o conversione.
L'intero record viene conservato intatto nell'archivio di riferimento, al sicuro da hacker e cancellazioni accidentali. Non è più necessario mantenere server, supporti e applicazioni ridondanti solo per consentire l'accesso ai record aziendali critici generati dai sistemi SCM, CRM, ERM, ERP e di e-commerce. I costi legati all'aggiornamento dei supporti e alla migrazione dei formati diventeranno un lontano ricordo! Invece di spendere tra 600 e 4000 euro l'anno per gigabyte per mantenere i dati su un server, è possibile lasciare che le informazioni diventino obsolete e vengano eliminate periodicamente. Il costo di proprietà risulterà sostanzialmente inferiore.
Un tassello che completa la strategia di gestione delle informazioni - Il software del sottosistema di acquisizione e i writer serie i9600 offrono un metodo altamente automatizzato per il rendering dei record in formato di archiviazione. È possibile impostare un processo in background basato su regole per esportare i record selezionati per il Reference Archiving. Duplicare e memorizzare i record archiviati è facile, non costoso e sicuro.
Quando gli utenti desiderano accedere a record specifici, possono eseguire la ricerca nei database aziendali dalle loro applicazioni. Le richieste vengono inoltrate in rete alle workstation di ricerca elettronica fornite da Kodak, dove i record verranno trovati, digitalizzati e inviati all'utente. I record possono essere elaborati in batch e gestiti automaticamente come cartelle. Le immagini digitali possono essere rielaborate come qualsiasi altro file digitale. Possono essere distribuite secondo le esigenze del richiedente, in formato cartaceo, fax o allegato di posta elettronica, oppure inviate su un server di immagini utilizzando il metodo di compressione corrente. Sarà inoltre possibile inviare l'indirizzo di queste immagini ai richiedenti, a utenti della rete, oppure a clienti o auditor esterni, incorporando il collegamento in un messaggio di posta elettronica.
Implementazione rapida ed efficace del Reference Archiving - Tutto l'hardware, il software e i supporti necessari per creare e accedere a un archivio di riferimento di informazioni digitali sono già disponibili. Il processo è già stato collaudato su larga scala in applicazioni di gestione dei documenti e dei contenuti. La tecnologia si basa su standard ISO/ANSI e utilizza supporti con un'aspettativa di vita certificata di 500 anni. In quanto soluzione di gestione dei record, Reference Archiving è praticamente a prova di futuro. Inoltre i writer serie i9600 forniscono un output veloce e pratico, con una qualità che regge il confronto con le pagine stampate, ma con proprietà di archiviazione e gestione molto più efficienti ed economiche.