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El departamento de Libertad condicional de LaPorte ha ahorrado tiempo, dinero y “escalones” con un sistema de administración de contenidos que incluye los scanners KODAK i1320 Plus
Cuatro agentes de libertad condicional. Una secretaria a media jornada y dos a jornada completa. Unos 800 individuos a los que supervisar en cualquier momento. 47.792 personas en libertad condicional entre los años 2000 y 2008. Expediente de 82 páginas de media por persona. Un total de 3.918.944 páginas de registros.
Estas cifras hacen referencia a las estadísticas y el volumen de trabajo de los que se encarga Steve Eyrick, agente jefe de libertad condicional de LaPorte del Tribunal superior de Indiana. Es obvio que su trabajo no se limita a procesar documentos. Se encarga de supervisar a clientes con cargos por delitos menores y delitos graves de clase D. Además, colabora con su plantilla para ayudar a estos individuos a dar un nuevo rumbo a sus vidas. (En 2009, Eyrick recibió un reconocimiento por realizar su trabajo de manera excepcional, la “Order of Augustus” [Orden de Augustus], un premio anual que la Probation Officers Advisory Board [Comisión asesora de agentes de libertad condicional] otorga a un agente de Indiana por ejemplificar con su compromiso y su dedicación personal los ideales y la filosofía de John Augustus, el “padre de la libertad condicional” en Estados Unidos.)
Es fácil entender cómo Eyrick y su plantilla ya habían llenado 80 contenedores de archivos con registros antes de pasarse al sistema electrónico de administración de contenidos. “Teníamos una habitación pequeña en el sótano de la antigua comisaría de policía llena de cajas, porque por ley tenemos que mantener los registros durante siete años. Pasábamos mucho tiempo buscando expedientes y no era un proceso nada productivo”, comenta Eyrick. “Y, sinceramente, mi despacho estaba en la tercera planta, por lo que tenía que bajar tres pisos y, una vez en la comisaría, bajar otro piso más hasta el calabozo y, después, volver de nuevo al despacho. Copiaba lo que necesitaba y volvía a bajar y a subir. Decir que era agotador y poco eficiente sería subestimar la situación. ¡Eran muchísimos escalones!”
Todo el trabajo preliminar que conlleva la libertad condicional se acabó cuando el departamento firmó un contrato con Bolt Document Management para implantar un sistema de administración de documentos Laserfiche.
Conversión de datos en información valiosa
Al frente de este eficiente sistema que permite eliminar el papeleo hay cuatro scanners de KODAK i1320 Plus, que se utilizan para capturar una gran variedad de documentos: expedientes judiciales, informes policiales y de detención, cartas, documentación de tratamiento y programa, registros de trabajos comunitarios, etc. “Gracias a la velocidad de los scanners KODAK i1320 Plus hemos podido ponernos al día con casi todos nuestros documentos antiguos, y estamos consiguiendo que 2010 sea el año ‘sin papeles’”, afirma Eyrick. “La calidad de las imágenes es excepcional. Digitalizamos cada página, cada palabra; y utilizamos esa información para extraer datos clave para comprobar patrones, realizar correlaciones y crear otros análisis valiosos.” Dos de las secretarias del departamento trabajan con los scanners y están muy contentas con la manera en la que los scanners i1320 Plus manejan a la perfección los formularios NCR de dos páginas sin que se produzcan atascos ni alimentaciones defectuosas. (Anteriormente, utilizamos durante poco tiempo un sistema de procesamiento de imágenes inferior de otro fabricante de scanners, y los formularios NCR se atascaban con frecuencia en aquellas máquinas).
CONTEXTO
El ajetreado departamento de Libertad condicional llena una celda con cajas de archivos repletas de registros. El acceso es lento y lleva mucho tiempo; hay una gran necesidad de almacenamiento, y el sistema no es nada eficiente. | OBJETIVO
Conseguir un sistema de administración de contenidos que permita acceder a los registros y realizar búsquedas en línea de estos, y que ofrezca imágenes de alta calidad, a la vez que elimina la necesidad de papel y el proceso manual de recuperación de registros. | SOLUCIÓN
Scanners de KODAK i1320 Plus, sistema de administración de documentos Laserfiche y software BOLT Bridge de Bolt Document Management | COMENTARIOS
“Gracias a la velocidad de los scanners KODAK i1320 Plus hemos podido ponernos al día con casi todos nuestros documentos antiguos, y estamos consiguiendo que 2010 sea el año ‘sin papeles’”.
~ Steve Eyrick, Agente jefe de libertad condicional, LaPorte County, IN |
Cuando se introdujo el sistema, los operadores se acostumbraron rápidamente a los nuevos scanners de KODAK. Antes, el departamento utilizaba otros scanners y un sistema de almacenamiento de disco óptico (que se quedó obsoleto). Sin embargo, el concepto de administración de contenidos era básicamente el mismo; y gracias a la interfaz de usuario fácil de utilizar y la curva de aprendizaje rápida de los scanners de KODAK i1320 Plus, la implementación se convirtió en un proceso rápido y sencillo.
Ahorro de tiempo, dinero y espacio de almacenamiento
Desde que adoptó el nuevo sistema de administración de documentos con los scanners de Kodak y el sistema de administración de documentos Laserfiche en 2009, el departamento ha conseguido algunas ventajas impresionantes. La primera es una mayor eficiencia, ya que los empleados pueden localizar de forma instantánea registros de libertad condicional en un depósito de contenidos de Laserfiche muy organizado. “Creo que el acceso simultáneo es una de las ventajas principales”, comenta Eyrick “Dos personas podemos ver la misma información al mismo tiempo, y ya no es necesario intentar averiguar quién tiene el expediente y localizarlo. Además, nuestra plantilla puede dedicar su tiempo a tareas más productivas, y nadie tiene que estar dándose paseos al sótano”.
El ahorro en espacio y costes también es significativo, ya que al digitalizar los registros viejos hemos podido destruir miles de documentos antiguos y devolverle ese espacio al secretario judicial, que agradece lo organizada y cuidada que está la habitación ahora. También ofrece una protección de documentos mejorada para garantizar la privacidad de las personas involucradas, simplifica el uso compartido de documentos con las partes que conocen la información y es mucho más rápido recopilar toda la información necesaria para un caso.
La integración se llevó a cabo de una manera muy eficiente, ya que Bolt Document Management integró el sistema de administración de casos del departamento con Laserfiche mediante el software BOLT Bridge. Los agentes de libertad condicional ya pueden acceder de forma rápida a los expedientes de sus clientes mientras ven información del caso en la base de datos. El departamento de Libertad condicional también ha establecido diferentes perfiles para diversas tareas de digitalización (a través del software BOLT Bridge) para nombrar, ordenar y dirigir los documentos.
Productividad y experiencias positivas
“Estamos muy contentos con este sistema”, afirma Eyrick con satisfacción. “Por norma general, la manera de funcionar de nuestros scanners KODAK con el sistema de administración de documentos Laserfiche y el software BOLT Bridge es perfecta. El aumento en la productividad, junto con el ahorro en espacio y dinero, es simplemente impresionante y muy valioso”.
Para terminar, Eyrick nos cuenta que tuvo una experiencia positiva hace unos días con el Servicio y Soporte de KODAK. “Encargamos otro scanner i1320 Plus y cuando lo recibimos, lo conectamos pero no funcionaba. Me puse en contacto con el Servicio y Soporte de KODAK y me dijeron que nos enviarían otro nuevo. Al día siguiente por la tarde, tenía un scanner i1320 Plus nuevo en mi despacho”.