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Budar Agency mejora el acceso a los documentos y consigue eliminar el “exceso” de archivadores

Así como nunca son suficientes los "muchos" días de sol en Hawái, Steve Budar descubrió que pueden ser "muchos" los archivadores y el papel que se llega a acumular en la gran isla del Pacífico. Budar, el propietario de Budar Group, una agencia de seguros dependiente de la compañía Allstate con sede en Kailua Kona (Hawái, EE. UU.), tenía una base de datos de papel en constante crecimiento. “Llegado a un punto, teníamos dos filas de archivadores de cuatro cajones y nos quedamos sin espacio”, recuerda Budar. “Entonces, recurrimos a un sistema con el doble de capacidad que nos proporcionó más espacio, pero que finalmente volvimos a llenar.”

Budar se dio cuenta de que había llegado el momento de adquirir un sistema de administración de documentos electrónicos.

Miles de documentos acumulados durante siete años
La agencia de seguros maneja alrededor de 20.000 documentos al año. Desde notificaciones de renovación, condiciones de pólizas y otros impresos de solicitud, hasta páginas de declaración y documentación de reclamaciones. Además, la mayoría de estos registros hay que conservarlos durante siete años, según la normativa del gobierno estatal. El resto de ofertas de cobertura se deben archivar durante años para protegerse de las reclamaciones de responsabilidad. De este modo, es muy fácil que este volumen de documentos llene los archivadores con mucha rapidez. La agencia de Budar, con más de 5.000 cuentas comerciales y de consumo, genera y recibe una cantidad bastante superior de documentos que una agencia normal.

Una vez asumido el compromiso de adoptar un sistema de administración de documentos electrónicos, Budar empezó a investigar las soluciones que más se adecuaran a las directrices de los documentos electrónicos de Allstate. Uno de estos sistemas es DocSTAR, que también se autoproclama como “el sistema de archivado electrónico que la gente quiere utilizar”. Impresionado por las funciones de que dispone y por su fácil utilización, Budar tomó la decisión de adquirir el sistema DocSTAR y su aplicación comenzó en junio de 2006.

Instalado y listo para digitalizar en poco tiempo
Los seis trabajadores de la agencia de Budar comenzaron con un entrenamiento de DocSTAR por vía telefónica de una hora de duración y, una vez finalizado, ya sabían a la perfección cómo funcionaba. “La curva de aprendizaje era muy corta”, dice Budar. “Hemos aprendido sin apenas darnos cuenta; ahora sólo se encarga de realizar las digitalizaciones una persona, pero otras dos personas saben cómo funciona." Hoy en día, en la agencia, una persona se dedica a digitalizar los documentos actuales en el sistema, además de trabajar con el material antiguo. El objetivo consiste en tener todos los archivos antiguos digitalizados en febrero.

El personal de la oficina recibió este sistema electrónico con entusiasmo. “En esta oficina tenemos bastante habilidad técnica”, agrega Budar. “Este sistema se adapta a la perfección a lo que hacemos. Todos estábamos ya un poco cansados del sistema de papel, los archivadores, los documentos mal colocados y demás inconvenientes que se generan en estas circunstancias.”

El cliente de la solución DocSTAR es un scanner i40 de KODAK. “Nos ha resultado muy fácil de utilizar. Al principio me hacía gracia porque el dispositivo no parecía muy grande para sacar el trabajo adelante”, dice Budar. “Pero es muy eficiente y apto para realizar la tarea.

Lo hemos utilizado durante horas ininterrumpidamente y apenas hemos tenido atascos. Creo que hemos procesado mil o dos mil hojas de papel diarias.”

Una impresionante lista de ventajas
Cuando le preguntamos en qué grado había cambiado la vida de la agencia desde la entrada de los documentos electrónicos en Budar Group, Budar expone una larga lista de ventajas:

• Acceso rápido a los documentos.
• Capacidad de búsqueda de documentos.
• Capacidad de enviar por correo electrónico a los clientes el formulario o documento solicitados.
• Posibilidad de que dos o más personas puedan acceder a un documento al mismo tiempo.
• Ya no existe el riesgo de que los documentos se pierdan o se archiven equivocadamente.
• No se pierde tiempo en localizar una carpeta, buscar un documento, copiarlo, enviarlo por fax y, luego, volverlo a archivar.
• Capacidad de realizar una copia de seguridad fácilmente con tan sólo presionar un botón (función del sistema DocSTAR).
• Recuperación de todo el espacio ocupado anteriormente por los archivadores.
• La seguridad que proporciona la integridad de los documentos, las copias de seguridad y la protección de los archivos.

“Cuando pienso en ello, se me ocurren otras ventajas, como el ahorro de costos”, agrega Budar. “Por ejemplo, el scanner no consume tóner ni papel como la impresora, por lo que los costes de suministro se han reducido. Además, hemos utilizado cada vez menos carpetas y etiquetas. Por último, los compañeros de la oficina han agradecido no tener que insertar las etiquetas en los soportes de plástico y fijarlos a las carpetas de los archivos. Se trata de un sistema que nos ha hecho más eficientes y ha mejorado nuestro servicio de cara al cliente. Debo añadir que el servicio al cliente que proporcionábamos anteriormente era de muy alto nivel.”

La mayor preocupación de Budar es que la unidad de disco duro tenga la capacidad suficiente para poder manejar ese volumen. “Sin embargo, eso es algo que tiene fácil remedio con las actualizaciones”, apunta.

"En general, se trata de un sistema muy bueno para nosotros; el scanner de Kodak es una pieza muy valiosa del equipo." Hasta ahora no hemos tenido que realizar ninguna llamada de servicio; es increíble su capacidad de funcionamiento un día tras otro sin interrupción con todo lo que procesamos.”

Hasta la fecha, otras tres agencias de Allstate en Hawái han adquirido esta misma solución del software de DocSTAR y del scanner i40 de KODAK. “El boca a boca es la mejor garantía”, apunta Budar. “Sólo puedo decir cosas positivas de esta solución y todas las ventajas que ha aportado a la agencia.”