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Harry Sealfon, asesor fiscal titulado

Como muchos otros asesores fiscales titulados que trabajan en el ámbito privado, Harry Sealfon se encarga de todo. “Yo soy todo el personal”, afirma con una sonrisa. Cada año, antes de empezar la temporada fiscal, cientos de clientes visitan a Sealfon con los documentos de todo el año bajo el brazo. Estos documentos pueden ir desde bolsas llenas de facturas, recibos y formularios hasta cientos de páginas ordenadas y clasificadas y algunos CD con registros de programas de software de contabilidad. En total, miles de papeles que cuesta espacio y dinero archivar.“Necesitaba un método que me permitiera prescindir de los papeles”, comenta Sealfon. Y entonces encontró a Kodak.

Servicios financieros
Harry Sealfon dedica muchos de sus esfuerzos al análisis de costes y beneficios. “Desde luego, pienso como un contable”, asegura. De modo que, cuando empezó a buscar una solución para conseguir su objetivo de liberar su oficina de papeles, sus búsquedas en Internet y artículos de contabilidad le dirigieron hacia un scanner de producción de bajo volumen que ofrecía el mayor rendimiento al menor coste. Después de mucho investigar y contrastar, decidió pedir un scanner i30 de Kodak por Internet.

Consecución rápida de los objetivos
“Estuve considerando scanners de otros fabricantes, pero Kodak es una compañía local, y, cuanto más leía, más me convencía de que el scanner i30 era la solución idónea para mí”, afirma Sealfon. Después de adquirir el scanner en febrero de 2005, Sealfon no tardó en ponerse manos a la obra para conseguir su objetivo principal. “Mi idea era que, al llegar un cliente y entregarme su documentación, pudiera simplemente ponerla en el scanner, charlar con él durante unos minutos y devolverle sus papeles enseguida”, afirma. “Los clientes se quedan bastante impresionados cuando les explico lo que hago, y agradablemente sorprendidos cuando les devuelvo su documentación casi inmediatamente.”

Además de complacer a sus clientes, Salfon tenía una motivación más profunda: disponer de todos los datos almacenados electrónicamente en carpetas por nombre de cliente. Lo consiguió rápidamente. “Ahora, con más de 350 clientes, puedo buscar sus nombres y encontrar enseguida lo que busco”, asegura. Además de facilitar el acceso, afirma que existen otras ventajas igualmente significativas.

• Reducción drástica del papel utilizado; ya no es necesario realizar copias de todos los documentos.
• Reducción del espacio de almacenamiento y el tiempo malgastado que implica.
• Velocidad de digitalización y procesamiento.
• Agilización de la capacidad de encontrar y enviar copias de documentos a los clientes.

Al respecto de este último punto, Sealfon quiso comparar el nuevo método con el antiguo. “Digamos que un cliente llama solicitando una copia de su formulario W-2 del 2004. Antes, tendría que ir al archivo, encontrar el armario y el cajón correcto y localizar el documento, volver, hacer una copia, ponerle una dirección y enviarlo, y por último volver a archivar el documento. Y si el cliente quiere una copia electrónica, tendría que digitalizarla en mi scanner de superficie plana.” Actualmente está ocupado en explorar el software Kodak Capture Software Lite y el resto de programas incluidos con el scanner para aumentar aún más la funcionalidad gracias a la indexación ampliada y las capacidades de búsqueda.

Hoy en día, el asesor fiscal titulado sólo tiene que encontrar el archivo, imprimirlo de ser necesario o sencillamente enviar una copia por correo electrónico al cliente. “Si multiplicas la cantidad de tiempo que ahorras por el número de reclamaciones, los beneficios son evidentes”, afirma Sealfon. Dado que Sealfon archiva la mayoría de devoluciones del IRS (del inglés Internal Revenue System, oficina de recaudación fiscal) a través del sistema de archivos electrónicos de este organismo, las ventajas crecen exponencialmente.

Desde un barrio residencial de Rochester, Nueva York, Sealfon atiende a más de 350 clientes, la mayoría particulares y algunas compañías. A día de hoy, ha digitalizado más de 11.800 documentos con su scanner i30 de KODAK, y está ampliamente satisfecho de su velocidad y fiabilidad. “Creo que está en 25 imágenes por minuto, lo cual, dado mi volumen de trabajo, es más que suficiente. El ritmo es impresionante, y es muy raro que haya fallos de alimentación. Puedo colocar los documentos del cliente en el alimentador y olvidarme.” Para proteger sus datos, Sealfon utiliza una grabadora de CD y realiza copias de seguridad regularmente.

Retrospectivamente, Sealfon sólo lamenta una cosa. “Me gustaría haber adquirido el scanner i40, que realiza procesamiento de imágenes dúplex. Hoy en día, muchas de las compañías de fondos mutuos y de bolsa imprimen declaraciones por ambas caras. Habría agilizado el proceso de captura hasta cierto punto.”

Mejora de la calidad de los documentos
Sealfon ha notado la mejora en la calidad de los documentos desde que utiliza el scanner i30 gracias a sus funciones de calidad de imagen automática, de modo que incluso los documentos más borrosos resultan legibles. “He digitalizado documentos de bajo contraste en mi scanner de superficie plana, y el resultado no era aprovechable. Si realizo las digitalizaciones con el scanner i30, la mejora en la calidad es patente”, asegura. El scanner i30 de KODAK incluye digitalización Perfect Page con iThresholding, un conjunto de funciones originario de los scanners de gran volumen de Kodak. Este modo de procesamiento avanzado permite a los usuarios obtener imágenes excepcionales de manera consistente a gran velocidad, incluso a partir de documentos de baja calidad. Además del recorte y el enderezamiento automático de imágenes, se elimina prácticamente en su totalidad la necesidad de repetir digitalizaciones, lo que incide de manera positiva en la productividad.

“En general, mi nivel de satisfacción es del 95% o más. Es confiable, no tiene problemas técnicos, y la instalación y el funcionamiento básico son sencillos. Es una joya”, asegura Sealfon. “Su capacidad electrónica me ha servido incluso como herramienta de marketing. Digamos que un cliente llama y solicita una copia de una devolución. Sin colgar el teléfono, puedo encontrar el archivo y enviárselo por correo electrónico. Y antes de colgar puedo decirle que ya está en camino. Es una manera muy sencilla de impresionar a los clientes, y de que queden satisfechos. Además, es una buena publicidad para mi negocio.”