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Escáner Kodak i1220 Plus utilizado para digitalizar historiales médicos en papel y reducir significativamente la carga de trabajo del personal permitiendo el acceso directo desde los terminales de pedidos del sistema.
Un hospital general que contribuye con la comunidad ofreciendo servicios médicos aporta tranquilidad y fiabilidad.
El Hospital Sakae Kyosai de Yokohama perteneciente a la Federación de Asociaciones de Ayuda Mutua del Personal de Administración Pública Nacional es el único “hospital general de fase aguda” del distrito de Sakae en la ciudad de Yokohama y su área de influencia incluye la parte norte de la ciudad de Kamakura (área de Ofuna), el distrito de Totsuka y parte del distrito de Kanazawa. La ciudad de Yokohama lo ha aprobado como “hospital de asistencia para servicios médicos locales”, con el objetivo de ampliar y mejorar los servicios médicos locales gracias a la distribución del trabajo y a la coordinación con hospitales y clínicas cercanos. El Hospital Sakae Kyosai de Yokohama se fundó en 1939. Después de la Segunda Guerra Mundial, la Federación de Asociaciones de Ayuda Mutua del Personal de Administración Pública Nacional se encargó de gestionarlo y, durante más de 70 años, ha seguido contribuyendo mucho a mejorar la salud de la comunidad local. Actualmente, el hospital está introduciendo métodos de diagnóstico y tratamiento avanzados de manera activa y su misión principal es ofrecer la mejor más segura atención médica disponible a los pacientes de urgencias.
La decisión de explorar la digitalización de los historiales médicos en papel se vio impulsada por el plan para construir una nueva ala
El Hospital Sakae Kyosai de Yokohama empezó a considerar la opción de digitalizar sus historiales médicos en papel para pacientes hospitalizados en 2010. La gestión se vio impulsada por los planes para construir un ala nueva, que debería estar finalizada en 5 años. Hasta ese momento, cuando se daba el alta a un paciente, la Sección de Gestión de Información de Exámenes Médicos del Departamento de Exámenes Médicos procesaba su historial médico en papel y, después de adjuntar otros documentos necesarios, se almacenaba en un depósito. La sección gestiona los historiales médicos de pacientes hospitalizados para una media de 30-40 pacientes por día, o más de 8.000 pacientes al año, y este depósito contiene los historiales médicos de pacientes hospitalizados y no hospitalizados de los últimos 15 años. Eso hace un total de 100.000 historiales. Cuando los médicos necesitaban volver a examinar a los pacientes y deseaban ver sus historiales médicos, enviaban solicitudes de recuperación a la Sección de Gestión de Información de Exámenes Médicos, que, a continuación, recuperaba los historiales del depósito y los preparaba. Sin embargo, como este depósito ocupaba el sitio en el que se iba a construir la nueva ala, el hospital decidió revisar sus métodos de almacenamiento y recuperación de historiales médicos.
El jefe de sección Tadashi Asami nos explica el trasfondo:
“En cinco años, cuando se derribara el depósito, tendríamos que pedir a una empresa externa que almacenara temporalmente los historiales médicos de los últimos 15 años. Sin embargo, si empezábamos a digitalizar nuestros historiales médicos en papel, para cuando se fuese a derribar el depósito, ya habríamos acabado de digitalizar todos nuestros historiales médicos nuevos y los recuperados con más frecuencia. 
Entendimos que esto reduciría el tiempo y el coste implicados en la recuperación de historiales de una empresa de almacenamiento externa. Además, si los médicos podían acceder a los historiales médicos directamente desde el terminal utilizado para el sistema de pedidos, se reducía el trabajo necesario para el proceso de recuperación, preparación y transporte de historiales y, de este modo, se disminuía la carga del personal hospitalario. Como ya se han adjuntado los documentos a todos los historiales almacenados en el depósito, su digitalización supondría mucho tiempo y muchos costes. Por lo tanto, decidimos que sólo llegaríamos a tiempo si el proceso de digitalización comenzaba por los historiales médicos más nuevos y estudiamos la posibilidad de adquirir un sistema de escaneado”.
A petición de Asami, el distribuidor de Kodak, Holon Inc. (sede principal: ciudad de Kawasaki, prefectura de Kanagawa; http://www.hln.co.jp/), empezó a desarrollar un sistema. Holon cuenta con una excelente trayectoria en el desarrollo de bases de datos médicas y científicas, incluidos el desarrollo y el funcionamiento del servicio de búsqueda de artículos médicos y de bases de datos de información Ichushi Web (Sociedad de Compendios Médicos de Japón), la versión japonesa en línea del diccionario médico Steadman (Medical View Co., Ltd.), Tratamientos y diagnósticos actuales (Igaku-Shoin Ltd.) y el mayor sistema de búsqueda de artículos de Japón, CiNii (Instituto Nacional de Tecnología de la Información). Por este motivo, también se consideraba como un socio de confianza para el hospital.
Nuevos centros de sistema en el escáner Kodak i1220 Plus
El nuevo sistema del hospital combina funciones de digitalización de documentos y funciones de búsqueda en bases de datos, y se escogió el Kodak i1220 Plus para que fuese el escáner sobre el que se iba a crear. Un representante de Holon explicó las razones de la siguiente manera: “El escáner Kodak proporciona todas las funciones y el rendimiento que debe tener un sistema comercial. Además de ofrecer una calidad alta, velocidad y fiabilidad en el escaneado, el software de escaneado es muy fácil de usar. Además, obtuvo una calificación excelente en las pruebas de validación realizadas antes de introducirlo”.
El i1220 Plus es un escáner dúplex de color de tipo ADF (alimentador automático de documentos), capaz de escanear a alta velocidad una gran variedad de documentos. Aporta tranquilidad incluso cuando hay formularios “examinados” adjuntos a los historiales médicos, ya que los atascos de papel son excepcionales. El hecho de que incorpore la tecnología de procesamiento de imágenes Perfect Page exclusiva de Kodak y que siempre consiga una imagen nítida también obtuvo grandes alabanzas. Otra razón es que el hecho de que el escáner de superficie plana A3 Kodak adquirido al mismo tiempo puede escanear no sólo documentos relacionados en tamaño A3, sino también manuales que son demasiado gruesos para pasar por el ADF.
Las funciones de separación de documentos del software de escaneo Kodak Capture Pro Software también obtuvieron excelentes calificaciones. Puede escanear códigos de barras impresos en formularios y separa y almacena automáticamente el texto en archivos individuales. El hospital imprime un código de barras que registra el ID del paciente y la fecha de admisión en la portada de su historial médico, lo que permite almacenar todas las páginas en un único archivo. Esto significa que, aunque se pongan algunos historiales en el ADF y se escaneen juntos, los historiales se pueden separar y almacenar individualmente, lo que aumenta considerablemente la eficacia del proceso. El nombre del archivo y el código de barras se muestran “tal cual”, lo que facilita la recuperación de datos. El sistema también es muy fácil de utilizar desde un terminal de pedidos. Simplemente pulsando un botón de inicio en la pantalla del terminal, se puede comprobar el historial de admisiones de un paciente y solicitar su historial médico en el momento. Si se agregan notas nuevas, al volver a escanear el historial se sobrescriben los datos, asegurando así que los historiales siempre estén actualizados. El nuevo sistema entró en funcionamiento en enero de 2011. Asami resumió así sus beneficios: “En los seis meses que han pasado desde que empezamos a usar el sistema, hemos digitalizado más de 4.000 historiales de pacientes hospitalizados. La cantidad de solicitudes de recuperación de historiales originales se ha reducido más de un 10% desde el año pasado. En especial, nuestros médicos más jóvenes están usando el sistema de manera activa. También se tiene en altísima consideración por lo conveniente que resulta durante las exposiciones de casos, etc., en las que los datos de los historiales médicos se pueden compartir rápida y fácilmente proyectándolos en una pantalla”.
Una exposición de casos es una reunión en la que médicos, personal de enfermería y otro personal médico discuten el tratamiento de un paciente, mientras hacen referencial a su historial médico y a otros documentos. La digitalización de historiales médicos hace que se pueda mostrar su contenido en un formato más grande usando un proyector y, de este modo, resulta más fácil compartir la información que contienen.
Sistema de visualización de resumen web adoptado con miras a futuros problemas
Asami llamó al nuevo sistema del hospital “Sistema de visualización de resumen web” (WSS). Cuando se acabe la nueva ala dentro de cinco años, se habrán procesado todos los historiales en papel y ya no será necesario recuperar los originales. Al mismo tiempo, el hospital también ha comenzado a explorar la posibilidad de introducir un sistema electrónico de historiales médicos a gran escala. Podría pensarse que introducir un sistema electrónico de historiales médicos eliminaría los historiales médicos en papel y que el WSS ya no serviría para nada, pero según Asami este no es, en absoluto, el caso:
“Aunque se eliminen los historiales médicos en papel, aún habrá informes de exámenes patológicos, cartas de recomendación, formularios de consentimiento del paciente y otros documentos en papel. Creemos que el WSS aprovechará su potencial con la digitalización de estos documentos que el sistema electrónico de historiales médicos no podrá abarcar”.
El Hospital Sakae Kyosai de Yokohama demostró tener una visión de futuro extraordinaria al anticipar futuros problemas, como la coordinación con el sistema electrónico de historiales médicos. Puede que esta visión de futuro le permitiese ganarse la confianza de los habitantes de la zona y convertirse en uno de los principales hospitales del área.
