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Gibraltar Industries, empresa neoyorquina con sede en Búfalo, es líder en la explotación, el procesamiento y la distribución de metales y otros materiales empleados en la fabricación de productos de construcción, vehículos y otros sectores industriales. Hasta hace poco tiempo, también trabajaban el papel. Manejaban grandes volúmenes de papel, especialmente en los departamentos de contabilidad y finanzas. Desde 1993, Gibraltar ha adquirido 22 empresas, alcanzando las 73 instalaciones en 26 estados, México y Canadá. Cuando se adquirió Air Vent en 2003, se descubrió que esta empresa empleaba una innovadora solución de administración automática de archivos, denominada Cabinet NG, que le permitió prescindir de los registros en papel y satisfacer así las necesidades de sus empleados y clientes. A Rob Barton, director de sistemas financieros de Gibraltar, le atrajo la idea y decidió indagar más sobre esta solución.

Fabricación
Según Rob Barton: “Air Vent llevaba utilizando el software Cabinet NG durante casi tres años cuando adquirimos la empresa. Realizamos algunas investigaciones y descubrimos que gracias a esta solución se podían almacenar todos los datos electrónicamente y tener acceso inmediato a cualquier documento.” Rob Barton y el equipo de administración llegaron a la conclusión de que el software Cabinet NG, combinado con los scanners KODAK i40, constituía la solución ideal para las enormes cantidades de papel procesadas por los departamentos de contabilidad y finanzas.

La empresa estadounidense Cabinet NG, con sede en Athens (Alabama), define su producto como “la única solución de archivo automático en el sector de la administración de documentos que clasifica los archivos al tiempo se escriben.” Gracias al entorno de archivos de acceso compartido (SAFE, Shared Access Filing Environment), empresas como Gibraltar pueden administrar grandes volúmenes de documentos, optimizar el flujo de trabajo, reforzar la privacidad y mejorar la eficacia, todo ello sin necesidad de recurrir a los archivadores convencionales, que ocupan demasiado espacio.

La acumulación de archivadores convencionales era precisamente lo que preocupaba a Rob Barton. Según declara: “Cuando era preciso localizar el archivo de algún proveedor, había que acudir a los archivadores y a otros lugares de almacenamiento, lo cual suponía mucho tiempo. En cambio ahora, todo se almacena electrónicamente. Se acabó acumular papel. La respuesta es inmediata. Antes se imprimían enormes pilas de libros de contabilidad y registros cada mes; ahora ya no es necesario.” En la actualidad, se almacenan, se copian y se accede a todos los registros, informes de recursos fijos y otros documentos financieros electrónicamente, de forma mucho más rápida y eficaz.

Paso uno: scanners KODAK i40
La digitalización productiva, primera parte de este proceso, es decisiva y Rob Barton siguió la recomendación del representante de ventas de Cabinet NG. “Me recomendó el scanner KODAK i40 y, tras conocer sus prestaciones, me pareció una solución perfecta para cubrir nuestras necesidades. Estamos muy satisfechos con la productividad y las funciones automáticas, como la corrección de orientación y la opción de recorte, ya que las imágenes son de gran calidad. Tenemos trabajadores que nunca antes habían hecho esto y que, con una formación básica, han experimentado con la productividad plug and play.” Barton destaca la eficaz función de manejo de papel como la ventaja principal. “Colocamos una pila de documentos en el alimentador automático y simplemente lo dejamos funcionar. No es necesario estar pendiente mientras trabaja y raras veces se producen problemas de alimentación o atascos.” En Gibraltar, se generan sobre todo documentos en blanco y negro, impresos tanto por una sola cara como por las dos. Rob Barton calcula que la sede central de Gibraltar genera un volumen mensual de 2.000 documentos y estima volúmenes bastante superiores en otras oficinas. Con un índice de capacidad diaria de 1.000 páginas, los scanners KODAK i40 son más que capaces de llevar a cabo el trabajo.

Según Rob Barton: “Nos gusta tanto el scanner KODAK i40 que, en el plazo de un año, contaremos con uno en nuestras sucursales principales. Lo hemos seleccionado como scanner estándar para todas nuestras instalaciones dada la experiencia positiva en la sede central.”

Rob Barton alaba la facilidad de uso y la elegante interfaz de las dos partes de la solución. “Tanto el software Cabinet NG como el scanner KODAK i40 se manejan de manera sencilla e intuitiva. Como ya he dicho anteriormente, ha sido una nueva experiencia para algunos de nuestros empleados que, en cuanto entraron en contacto con esta solución, observaron rápidamente sus ventajas y apreciaron los beneficios proporcionados por este sistema. Todo el que lo utiliza queda satisfecho. En la empresa estamos verdaderamente encantados.”

Aprovechamiento completo de las funciones del sistema
En el plazo de un año, Rob Barton espera instalar el scanner KODAD i40 y el software Cabinet NG en 20 ubicaciones importantes, además de aprovechar al máximo las posibilidades que esta solución ofrece. “Hemos puesto en marcha una iniciativa para agregar una herramienta de extracción en frío al software Cabinet NG con el fin de extraer informes de la plataforma principal de la empresa y conservar la paginación, el índice de los campos, realizar consultas, clasificaciones, etc.” Rob Barton también observa la ventaja que supone para Gibraltar el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley Act. “Los requisitos son muy exigentes y con este sistema tenemos la posibilidad de capturar documentos en papel importantes así como documentos electrónicos como correo electrónico, formularios, notas, faxes, informes, etc. Nos proporciona las funciones de uso compartido de informes e información necesarias hoy en día.

Nos encontramos en la vanguardia tecnológica en cuanto al procesamiento y la fabricación de productos de acero. Ahora, la combinación del software Cabinet NG y los scanners de Kodak nos permite generar el tipo de impulso e innovación necesarios para potenciar la productividad y obtener beneficios en el área financiera. Hemos conseguido una mayor eficacia, seguridad y ventajas de acceso, así como un recorte de los costes de almacenamiento. Ha resultado ser la decisión definitiva para cada aspecto de nuestros objetivos.”