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De montañas de papeles amarillentos a contratos de alquiler digitales

"En general, consideramos importante disponer de una calidad de imagen óptima de la digitalización" Michael Raddatz, administrador de sistemas, Haus & Grund Kiel

La inmobiliaria Haus & Grund Kiel está digitalizando sus montañas de papeles gracias a una potente solución de digitalización de Kodak

Digitaliza, digitaliza y sigue digitalizado, ocho horas al día, mes a mes. Durante 2011, el scanner KODAK i4200 de la inmobiliaria Haus & Grund Kiel estará ocupado convirtiendo algunos de los 50.000 contratos de alquiler y de propiedad de formato papel a digital. Evidentemente, esta tarea es de gran importancia. Por tanto, para lograrla, buscaron un scanner que combinase velocidad, calidad y fiabilidad con la máxima facilidad de uso. "El scanner KODAK i4200 cumple estos requisitos al cien por cien", afirma Michael Raddatz, administrador de sistemas de la arraigada empresa Kiel.

Haus & Grund Kiel cuenta con más de 135 años de experiencia en el registro de casas, apartamentos y propiedades. Comenzó en el año 1873 con una asociación de propiedad para Kiel y los alrededores. En 1932 creó su propio departamento para la administración de los bienes inmuebles de propiedad de sus miembros. En 1954 se desarrolló Haus & Grund Kiel Hausverwaltung como una empresa incorporada independiente. Hoy en día, unos 50 empleados se encargan de gestionar 9000 apartamentos. En cuanto a la restructuración de las tareas, ya hace tiempo que empleados de algunos departamentos de lugares diferentes consideraron necesario el poder acceder de manera simultánea a un contrato de alquiler o de propiedad (tarea que no podía llevarse a cabo utilizando los clásicos archivadores de carpetas colgantes). De ahí que se decidiera establecer un sistema electrónico de gestión de documentos y que, finalmente, se seleccionara la solución ELOprofessional.

La cuestión era cómo transferir miles de documentos antiguos, de forma efectiva y rentable, a un sistema nuevo. La externalización hubiese sido demasiado cara, por lo que Michael Raddatz cogió un documento de muestra, fue a la exposición CeBIT y lo utilizó para una prueba en directo con distintos fabricantes de scanners. "Nuestra documentación es muy antigua y se encuentra en un pésimo estado. Los documentos más antiguos datan de 1964", explica el administrador de sistemas. "Es una mezcla de documentos finos y gruesos, de tamaño postal o demasiado grandes, algunos con papel de pergamino, fotos o adhesivos Tesa pegados totalmente amarillos. Cada documento tiene entre 100 y 200 páginas de largo."

De documentos originales muy pobres a documentos muy bien procesados

El personal de Kodak aceptó el reto. El modelo de prueba del i4000 en el stand de la exposición CeBIT demostró ser más rápido que sus competidores y mejor a la hora de adaptarse a los distintos tipos de documentos y de proporcionar una calidad más alta en los resultados finales. El socio de ELO, Icon GmbH, también ha recomendado la tecnología KODAK: "La serie i4000 de KODAK está pensada para empresas medianas que quieran digitalizar sus correos electrónicos entrantes de manera productiva y económica", afirma Matthias Rump de Icon quien ha promovido el sistema de gestión de documentos (del inglés Document Management System, DMS) ELOprofessional y la solución de digitalización en Haus & Grund. "En combinación con el ya probado Capture Pro Software, el nuevo scanner funciona bien sobre cualquier ámbito." Funciones adicionales, como Smart Function, permiten el envío de documentos digitales, con tan solo pulsar un botón, a destinos como correos electrónicos, aplicaciones de escritorio, organizadores de redes y servidores de Microsoft Share Point.

Sin gastos de formación

Entre marzo y junio de 2010, Haus & Grund ha digitalizado 3500 documentos de alquiler de un total de 8500. Esto fue posible gracias a seis aprendices, ya que sin ellos no se hubiese podido llevar a cabo en tan poco tiempo la conversión de tantísimos documentos. La facilidad de uso del i4200 fue lo que les permitió lograrlo. Los aprendices pudieron llevar a cabo con rapidez las operaciones sin ningún tipo de formación. Para disminuir la carga de los aprendices, la empresa también contrató de forma temporal a estudiantes que se encargaban de preparar los documentos. Hoy en día, los aprendices se reparten en turnos a diario para digitalizar los documentos.

"Es una labor importante organizar los documentos adecuadamente", explica Michael Raddatz. "Antes del proceso de digitalización, deben colocarse todas las páginas boca arriba y, de tener notas adhesivas, estas deben pegarse de modo que no cubran ninguna parte del texto. "Una vez hecho, los aprendices solo tienen que colocar la montaña de hojas en el alimentador y el scanner los recupera automáticamente en unos pocos minutos. En ocasiones, otros scanners se atascan cuando hay varias notas adhesivas Post-it unidas a las páginas. Con el i4200, se pueden dejar las notas adhesivas en las páginas en la mayoría de los casos y, además, éstas también se digitalizan. Se detecta mejor la doble alimentación, que siempre ocurre cada cierto tiempo, que en los scanners de otros competidores", así lo demuestra la experiencia de Michael Raddatz. En su opinión, esta función y la capacidad de captar limpiamente incluso los documentos más pequeños, son las mejores ventajas del i4200. Sin embargo, puede que el scanner detecte de vez en cuando notas adhesivas que se hayan metido junto con el papel A4 como una alimentación doble. En tal caso, la página se eliminará, la nota Post-it se pegará en la parte trasera de la hoja y se vuelve a digitalizar la página.

OCR e indexación con KODAK Capture Pro Software

Tras la digitalización, el KODAK Capture Pro integrado inicia el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ello permitirá, más adelante, la búsqueda de texto completo en todo el archivo. La última versión de Capture Pro es compatible con MICROSOFT WINDOWS 7 y presenta una capacidad OCR mejorada, así como la importación e indexación automática de imágenes desde otras fuentes. Capture Pro dispone de una plantilla en la que los empleados temporales para la digitalización introducen el número de arrendatario o de propiedad de cada documento como un índice para poder ordenar los documentos por palabra clave. Entonces, este número pasa a formar parte del nombre del archivo del documento pdf que Capture Pro genera y se transfiere al sistema ELO para su posterior procesamiento y archivado.

Tras la digitalización, se almacenan los documentos antiguos temporalmente en cajas de cartón. El equipo de digitalización utilizó una lista de Excel para registrar lo que ya se había digitalizado y los documentos que estaban en cada caja, en caso de que se necesitase volver a digitalizar algo. A la larga, Haus & Grund tendrá los documentos de papel triturados.

Cuanto mejor es la digitalización, más sencillo el procesamiento mediante DMS

"En general, consideramos importante disponer de una calidad de imagen óptima de la digitalización", afirma Michael Raddatz, "ya que, cuanto mejor sea la solución de digitalización, más sencillo resultará luego procesar la documentación mediante el sistema DMS". Perfect Page (una tecnología de procesamiento de imágenes desarrollada por Kodak, con la que el scanner i4200, así como los demás modelos de Kodak, está equipado) garantiza la calidad de la imagen sin necesidad de un reajuste manual.

Después de la instalación in situ del sistema por parte de Icon GmbH, Kodak ha continuado prestando asistencia para optimizar el sistema durante la continuación del proyecto. "Una de nuestras recomendaciones fue cambiar de una digitalización en escala de grises a una a todo color", explica Godo Jessen, Gestor de cuentas clave de Producción de imágenes de documentos en Kodak. Aunque no se puede utilizar el reconocimiento automático a color con algunos patrones fotográficos, como un molde en un documento en blanco, con escala de grises, sin embargo, es difícil ver el patrón. El uso constante de la reproducción a color permite a Haus & Grund Kiel reducir ligeramente la resolución de la digitalización, lo que supone una reducción media del tamaño de 2/3. Las ventajas en términos de espacio en la memoria y de velocidad de acceso, más que compensar el mínimo, reducen la velocidad de digitalización.

Hoy en día, la tecnología DMS y el scanner Kodak i4200 proporcionan a Haus & Grund un procedimiento de trabajo mucho más productivo y un flujo de datos más rápido. Los arrendatarios también se benefician de que, a día de hoy, el empleado que procesa su caso puede acceder de forma inmediata a la documentación solicitada, si ya está disponible en formato digital. Una vez digitalizados los 8500 documentos de alquiler, el scanner de Kodak pasará a utilizarse para digitalizar documentos de propiedad, de los que hay unos 40.000. Más adelante, se utilizará para gestionar de forma gradual todos los correos entrantes. Lógicamente, los documentos nuevos que se reciben se digitalizan inmediatamente. Si el archivo asociado no existe en formato electrónico, se crea un nuevo archivo digital y se completa con la correspondencia actual antes de que se añadan los documentos antiguos posteriormente. En definitiva, el proyecto piloto de Kiel está estableciendo estándares que son compatibles con un procesamiento de documentos eficaz en la inmobiliaria Haus & Grund. Otras asociaciones nacionales y locales de Haus & Grund seguirán en un corto plazo de tiempo los pasos de este exitoso ejemplo. Todos los participantes en el proyecto Kiel están seguros de que así será.