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Albyn Housing Society escoge la tecnología del scanner KODAK i1420 para procesar los formularios del registro de vivienda de las Tierras Altas de Escocia (Highland Housing Register)
Albyn Housing Society ha instalado un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDM) de ScanLink junto con un scanner dúplex KODAK i1420 para gestionar la documentación que se genera al proporcionar alquileres asequibles de viviendas en las Tierras Altas de Escocia. El revendedor con sede en Inverness vendió la solución, Solución X.
Con hasta 60 páginas digitalizadas por minuto, el scanner KODAK i1420 puede procesar prácticamente todos los tamaños y formas de papel y dispone de la tecnología de imagen Perfect Page de KODAK que asegura la calidad de digitalización desde el primer momento por el equipo de asignación de Albyn Housing Society.
Albyn Housing Society administra más de 2.000 propiedades en alquiler y supera las 200 viviendas de propiedad compartida en las tierras altas de Escocia, una zona del tamaño de Gales y que alberga a unas 218.000 personas. Un arrendador social registrado, que ha sido fundado por el gobierno escocés, bancos y sociedades de construcción, emplea a 70 trabajadores y tiene su sede principal en Invergordon, a 25 millas al norte de Inverness. La Albyn Housing Society, que actualmente incluye más de 2.000 viviendas, está gastando más de 25 millones de libras en la construcción de nuevas viviendas y en la renovación de sus propiedades en la zona de captación.
En junio de este año, todos los proveedores de viviendas de precios asequibles de las tierras altas de Escocia (cinco asociaciones de viviendas independientes, entre las que se incluye Albyn y el ayuntamiento de las tierras altas) presentó un proceso y un formulario común de solicitud de viviendas para hacer más eficiente y simplificar el proceso de tratamiento de las numerosas solicitudes de viviendas.
Robin Nairn, director de TI y Finanzas de la Albyn Housing Society, afirma “En total, hay unas 20.000 propiedades en las tierras altas de Escocia que están administradas por varias asociaciones y el ayuntamiento. Antes, cada una tenía su propio formulario y listas de espera y las personas que querían una casa lo tendrían que haber solicitado a seis organizaciones diferentes mediante seis formularios distintos. Hoy en día, sólo hay un proceso y sólo hay un formulario que ha aumentado en gran medida la eficacia. Es positivo para todos los que están implicados en este proceso (nosotros, nuestros clientes y nuestros socios)".
CONTEXTO
Una asociación escocesa de viviendas que utiliza la tecnología de escaneo de Kodak para aumentar la eficacia. | OBJETIVO
Para sacar el máximo partido a las aplicaciones, procese y reduzca los tiempos de respuesta. | SOLUCIÓN
1 escáner KODAK i1420. | COMENTARIOS
“Necesitábamos un escáner de alta calidad para trabajar con un gran volumen de documentos cuando se atascaban los escáneres antiguos. Pedimos el scanner KODAK i1420, nos lo trajeron, y nunca nos ha dado problemas."
~ Robin Nairn, Albyn Housing Association, director de finanzas y TI |
El escáner de Kodak se adquirió en marzo de 2008 para administrar todo este papeleo. Nairn explica “Necesitábamos un escáner de alta calidad para trabajar con un gran volumen de documentos cuando se atascaban los escáneres antiguos. Pedimos el scanner KODAK i1420, nos lo trajeron, y nunca nos ha dado problemas."
El equipo de asignación (el grupo responsable de evaluar las aplicaciones) utiliza el escáner de Kodak, que ha aumentado la velocidad de todo el proceso de administración de la lista de espera. El sr. Naim afirma "Hemos reducido el tiempo que lleva asignar una propiedad vacante en un 25%".
Cuando una persona o una familia solicita una vivienda asequible, se les evalúa mediante un enfoque con puntos y aquéllos que reúnen cierta cantidad de puntos obtienen una vivienda en primer lugar, en base a un número de criterios, por ejemplo, situación médica, si disponen de un alojamiento seguro o si no tienen casa.
Albyn Housing Society también está utilizando el software de administración de documentos ScanLink de DataImage Software Limited para administrar todo el papeleo escaneado que se asocia a la cartera de propiedades. ScanLink se puso en práctica en septiembre de 2007 y dispone de una interfaz de usuario basada en Microsoft Word y es fácil de usar; el personal de asignación escanea documentos y, a continuación, los guarda en archivos virtuales después de haber indexado la información.
El sr. Nairn explica "Cuando era hora de cambiar el mobiliario de nuestra oficina principal, nos planteamos la posibilidad de instalar ScanLink para quitar entre 40 y 50 vitrinas de archivos que estaban en la oficina".
Los equipos de mantenimiento de la propiedad y de viviendas de Albyn generan un volumen considerable de documentos que incluye: correspondencia con los inquilinos, formularios de solicitud, información de alquiler y mantenimiento, informes médicos, información "puntual" sobre los inquilinos.
El software de administración de documentos está produciendo la eficacia que había esperado la sociedad y está avanzando, ya que lo utilizarán otros equipos dentro de la organización. El sr. Nairn afirma “Nuestro equipo de desarrollo adquiere tierras y construye viviendas y va a utilizar ScanLink dentro de poco para administrar todo el papeleo que se genera, así como las solicitudes de urbanismo, dibujos de arquitectos y correspondencia con los constructores. Igualmente, también se hará lo mismo en nuestra función corporativa para administrar el papeleo relativo a recursos humanos, salud y seguridad, actas de la junta y correspondencia general".