Londres,20 Dezembro 2011 - A Kodak (NYSE:EK) anunciou hoje que o grupo de mineração localizado na África do Sul, Exxaro, adquiriu os scanner de rede Scan Station 500 e o software Capture Pro Software Auto Import Edition para apoiar a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos estratégico (EDMS) em sua divisão Namakwa Sands. O revendor Kodak, CSX, localizado em Sandton, África do Sul, foi selecionado como o principal parceiro de implementação.

Utilizando o Microsoft SharePoint 2010, a iniciativa criará um único sistema de gerenciamento de documentos consolidado para proporcionar o compartilhamento de conhecimento, fornecer fácil acesso a informações em vários locais, promover melhores práticas e garantir conformidade legal em relação à retenção de documentos, acesso e segurança.

A Exxaro é um grupo de recursos naturais variados com um portfólio que inclui carvão, areias minerais, metais básicos e minério de ferro, com operações na África do Sul, Austrália, Namíbia e China. A terceira maior operação de areias minerais do mundo, a Namakwa Sands da Exxaro extrai rútilo e ilmenita - usados para fabricar titânio e ferro-gusa – além de zircônio, geralmente usado nas indústrias químicas e de cerâmica.

Dirk Short, engenheiro de TI e projetos da Namakwa Sands explica: “Temos três sites principais na costa oeste da África do Sul¹, cerca de 320 km aparte. Nossos links de WAN são bons, mas mesmo assim, havia colaboração limitada em termos de documentos, a duplicação era corriqueira e não havia padronização na empresa em termos de controle e convenções de nomenclatura de documentos. A intenção do projeto é unir as pessoas, e criar um sistema para lidar com toda a documentação, de relatórios até manuais de engenharia, e um grande número de documentos financeiros e de escritório.”

Isso é particulamente importante na África do Sul – e em uma empresa de mineração – onde a retenção de documentos e as regras de conformidade são complicadas e a documentação deve ser mantida por um longo período: por exemplo, faturas e pedidos de compra por 7 anos, e registros de pessoal e médicos por 15 anos a partir da data da saída de um funcionário. Desenhos técnicos e planos de mineração devem ser mantidos durante a vida útil de uma mina.

A equipe de projetos consultou dois escritórios de advocacia, Base Inc. e Mostert Opperman, que aconselharam sobre períodos de retenção para documentos específicos para que estes pudesse ser programados automaticamente no Microsoft SharePoint.

Além disso, os funcionários foram entrevistados em todos os locais, assim, ficou clara a forma como usavam as informações, os documentos criados e o fluxo de papéis na empresa. Isso permitiu que fosse estabelecida uma classificação dos documentos e que fosse criada uma estrutura de indexação em toda a empresa – com metadados padronizados e convenções de nomenclatura – para ajudar na pesquisa e recuperação subsequentes.

Para que o Microsoft SharePoint fosse propagado de forma eficiente, a equipe queria implantar scanners que fossem fáceis de usar e exigissem muito pouco envolvimento do usuário. Os scanners de rede Kodak Scan Station 500 foram os escolhidos, pois eles são fortes, compactos, oferecem recurso de administração centralizada – essencial devido aos três locais – e possuem uma tela sensível ao toque fácil de usar que pode ser definida de acordo com as escolhas do usuário.

Short diz: “Definimos regras para cada tipo de documento e departamento, assim, a importação de documentos usando o Capture Pro Software Auto Import Edition ficou fácil, a partificação dos funcionários foi minimizada e o acesso a informações no SharePoint foi totalmente automatizada. Os funcionários carregam os documentos, tocam nos ícones da tela e o documento é instantaneamente salvo na pasta relevante com metadados gerados imediatamente nas colunas apropriadas do SharePoint. Capture Pro é uma ferramenta avançada para gerenciar e simplificar documentos de papel e dados relacionados no SharePoint, tornando fácil sua pesquisa e processamento.”

Namakwa Sands está aplicando o Capture Pro Software OCR a documentos para que eles se tornem PDFs pesquisáveis, com alguns documentos financeiros automaticamente importados para o seu sistema de ERP Mincom Ellipse.

As Scan Station 500 foram implementadas em vários departamentos, incluindo de RH, engenharia, cadeia de suprimentos, treinamento e ISO/qualidade, além de mineração, laboratórios, produção, financeiro, marketing e gerenciamento de risco.

Três scanners Kodak i1220 de grupo de trabalho e três i160 departmentais – capazes de manusear papel A3 - também foram adquiridas para digitalização de histórico de alta velocidade, com a Namakwa Sands também usando um serviço de bureau de terceiros para a realização de digitalizações.

Como a empresa iniciou as operações de mineração a céu aberto e superficiais em 1994, a equipe de projetos está digitalizando os registros de cerca de 3.000 funcionários, milhares de pedidos de compra históricos (e correspondências associadas, como cotações) e 1.200 manuais de engenharia para equipamentos pesados usados, cada um contendo de 100 a 200 páginas.

Como há operações 24 horas por dia, 7 dias por semana em vários locais, historicamente sempre houve risco de perda de páginas, caso os engenheiros levassem manuais para o campo para consertar peças de equipamentos. Com o novo EDMS, eles pesquisam a seção apropriada na tela, encontram a resposta rapidamente e imprimem a página relevante.

O SharePoint é executado em servidores HP resilientes baseados no centro de dados da Namakwa Sands em Saldanah, e como todos os funcionários acessam o sistema pela Web, uma solução da Riverbed foi implantada para otimizar o tráfego de WAN a fim de melhorar a rede e, assim, o desempenho do aplicativo.

Os benefícios do novo EDMS foram rapidamente percebidos. O acesso às informações ficou muito mais rápido, a produtividade dos funcionários melhorou, as regras de conformidade foram atendidas e o compartilhamento de conhecimento na empresa, simplificado. Short acrescenta: “A segurança das informações também melhorou. Por exemplo, os arquivos dos funcionários não precisam ser transportados entes locais, como ocorria antes. Os gerentes autorizados apenas digitam o número de identificação de um funcionário e o acesso é imediato.”

Comentando sobre o relacionamento com o fornecedor, a CSX, Short conclui: “Nossa experiência com eles tem sido brilhante. A CSX nos ajudou a solucionar todos os problemas que tivemos e, após a venda, o serviço tem sido excelente.”

David Stephens, gerente de vendas da Kodak na África do Sul, afirma: “Nossos scanners Scan Station 500 são ideais para as empresas que desejam implantar uma solução de digitalização empresarial, combinada à inteligência do Capture Pro Software Auto Import Edition, criando a solução ideal em vários locais para trabalhadores com conhecimento que precisam de toda a conveniência de um gerenciamento centralizado, e controle de documentos e captura de dados. Junto com o Microsoft SharePoint 2010, ajudamos as empresas a utilizar dados úteis de documentos impressos para aprimorar a colaboração, a produtividade e a conformidade.”

Sobre a Kodak

A divisão Document Imaging da Kodak lhe permite capturar e usar informações valiosas de documentos impressos e eletrônicos. Nossas soluções de geração de imagens de documentos incluem scanners e software de captura premiados, além de serviços e suporte líderes do setor. De pequenos escritórios a corporações globais, a Kodak tem a solução ideal para dar à sua empresa as informações de que ela necessita.

Para saber mais, visite http://www.kodak.com/go/docimaging ou siga os blogs da Kodak http://1000words.kodak.com ou http://www.kodak.com/go/followus.

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