Faça o download da versão em PDF desta matéria.

Harry Sealfon, CPA,

Como muitos contadores que trabalham por conta própria, Harry Sealfon faz de tudo. “Eu sou minha própria equipe”, diz ele com um risinho de satisfação. Todos os anos, no fim do ano fiscal, Harry é procurado por centenas de clientes que trazem para ele seus registros contábeis anuais. Esses registros podem aparecer na forma de um envelope cheio de recibos, faturas e formulários, centenas de páginas perfeitamente organizadas ou até CDs com registros criados em softwares de contabilidade. Em suma, são milhares de papéis, acompanhados da inconveniência e do custo de armazenamento.“ Eu precisava mudar para um processo sem papéis”, diz Harry. E foi aí que a Kodak entrou.

Serviços financeiros
Harry Sealfon é excelente para fazer a análise da relação custo/benefício. “Para mim, é natural pensar como um contador”, observa. Por isso, quando começou a procurar uma solução para alcançar seu objetivo, um escritório (quase) sem papéis, suas buscas na Internet e em artigos de diários de contabilidade o levaram a um scanner de baixa produção que oferecia o melhor.” Após uma longa pesquisa e sondagem de preços, ele comprou o scanner Kodak i30 on-line.

Objetivos alcançados rapidamente
“Eu vi scanners de outras marcas, mas a Kodak é uma empresa doméstica, e quanto mais eu lia, mais ia percebendo que o scanner i30 era perfeito para o meu objetivo”, diz Harry. Depois de comprar o scanner, em fevereiro de 2005, Harry o colocou em uso rapidamente, usando as funções básicas para atingir seu objetivo principal. “Eu queria que o cliente chegasse, sentasse, me desse as informações para eu colocar no scanner, a gente conversava um pouco e eu devolvia os documentos”, diz ele. “Os clientes ficam muito impressionados quando explico o que estou fazendo e se surpreendem quando devolvo o material quase que imediatamente.”

Além de agradar os clientes, o principal objetivo de Harry era armazenar todos os dados eletronicamente em pastas com os nomes dos clientes, e isso aconteceu rapidamente. “Agora, com mais de 350 clientes, posso navegar até o nome que desejo e achar o arquivo ou formulário que estou procurando”, diz ele. Além do acesso mais fácil, ele conta que as outras vantagens também são significativas.

• Grande redução na quantidade de papel utilizada – não é mais necessário fazer cópias de tudo o que chega
• As necessidades de espaço e tempo de armazenamento desapareceram
• Velocidade de digitalização e processamento
• Melhor capacidade de encontrar e enviar cópias de documentos solicitados aos clientes

Com relação ao último ponto, Harry compara o processo antigo com o novo. “Digamos que um cliente ligasse e pedisse uma cópia de um formulário de 2004. Eu tinha de ir ao arquivo, procurar o fichário e a gaveta corretos, e localizar o documento. Voltar e fazer uma cópia. Colocar num envelope, endereçar e mandar pelo correio. E arquivar o documento novamente. E se ele ainda quisesse uma cópia eletrônica, eu teria que digitalizar o documento no meu scanner de mesa e tudo o mais.” No momento, ele está interessado em conhecer melhor o Kodak Capture Software Lite e os outros programas que acompanham o scanner para aproveitar ainda mais a funcionalidade de indexação expandida e os recursos de pesquisa.

Hoje, o contador localiza o arquivo, imprime, se quiser, ou manda uma cópia por e-mail direto para o cliente. “Multiplique o tempo economizado pelo número de pedidos e você verá que as vantagens só aumentam”, declara Harry. Como Harry envia a maioria das declarações para IRS (órgão como a Receita Federal, nos EUA) por meio de um sistema de arquivos eletrônicos, as vantagens só se multiplicam.

Em seu escritório de Rochester, NY, Harry atende a mais de 350 clientes, em sua maioria pessoas físicas que trabalham em algum ramo de negócio. Até hoje, ele já digitalizou mais de 11.800 documentos com seu scanner KODAK i30 e está extremamente impressionado com a velocidade e a confiabilidade. “Acho que a velocidade é 25 imagens por minuto, que para a quantidade que tenho e a maneira como uso, é mais do que suficiente. Ele processa tudo rapidamente e raramente engasga. Posso colocar os documentos de um cliente no alimentador e deixar ele trabalhando.” Para proteger seus dados, Harry tem uma gravadora de CD com backups programados.

Pensando bem, Harry se arrepende de uma coisa. “Eu devia ter comprado o scanner i40 Scanner, que tem o recurso dúplex. Muitas empresas de fundos mútuos e corretagens agora imprimem declarações em frente e verso. Isso agilizaria um pouco mais o processo de captura.”

Melhoria da qualidade da imagem
Harry gosta dos recursos automáticos de qualidade de imagem do seu scanner i30. Por exemplo, até os documentos um pouco apagados têm sua legibilidade aperfeiçoada. “Cheguei a digitalizar documentos de baixo contraste em meu scanner de mesa que não serviram para nada. Quando uso o scanner i30, a melhoria da qualidade é extraordinária”, observa. O scanner KODAK i30 vem com o recurso Perfect Page com iThresholding, um conjunto de recursos originalmente presente em scanners Kodak de alta produção. Esse processamento avançado garante imagens excepcionais a cada digitalização em velocidade máxima, mesmo que os documentos sejam de má qualidade. Além do corte e enquadramento automáticos, quase não há redigitalizações, o que aumenta bastante a produtividade.

“Meu nível de satisfação é no mínimo de 95%. Ele é confiável, não apresenta problemas técnicos, a configuração e as operações básicas são fáceis. Funciona num piscar de olhos”, diz Harry. “Eu até usei esse recurso eletrônico como ferramenta de marketing. Quando alguém liga e pede a cópia de uma declaração, eu localizo e envio o documento por e-mail enquanto ainda estou no telefone com o cliente. Aí digo que já estou mandando. É uma forma muito fácil de impressionar o cliente, manter e até aumentar seu nível de satisfação, além de fazer a propaganda boca a boca do meu negócio”.