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Mountain West Financial implementa sistema de geração de imagens avançado, com os scanners Kodak e o Kodak Capture Pro Software

Mountain West Financial, Inc., em Redlands, Califórnia, é um banco privado que oferece serviço completo de hipotecas e processa um enorme volume de documentos. Com a papelada necessária para cada empréstimo envolvendo entre 500 e 1.000 páginas, a equipe do Mountain West Financial processa mais de 12.000 documentos por dia.

Seus processos existentes eram demorados e exigiam muita mão-de-obra, pois todos os documentos eram guardados manualmente no escritório. Alguns documentos tinham códigos de barra, mas muitos não tinham — o que significava que os funcionários tinham que identificá-los, colar suas próprias etiquetas e depois indexar e empilhar os documentos. Com mais 225 tipos diferentes de documentos, essa não era uma tarefa fácil.

Susan Hartsock, Coordenadora de tecnologia da informação do Mountain West Financial, sabia que deveria haver uma maneira mais fácil de trabalhar. “Estávamos procurando uma solução de captura que identificasse automaticamente os documentos para nos poupar o trabalho de fazê-lo manualmente”, explica Hartsock. “Não estávamos satisfeitos com a solução que tínhamos, e queríamos simplificar e tornar todo o processo mais eficiente.”

Encontrando os componentes de uma solução mais inteligente

Após experiências com outras duas soluções, o Mountain West Financial encontrou a combinação ideal de Scanners Kodak, Software Kodak Capture Proe Software Ephesoft Mailroom Automation. A empresa está usando atualmente dois Scanners Kodak Ngenuity 9125, um Scanner Kodak i1420, e um Scanner Tru-per 3600, respaldados pelos Serviços e suporte Kodak.

Esses scanners funcionam com o Software Kodak Capture Pro para colocar os documentos no sistema de forma rápida e eficiente. Arquivos digitais com códigos de barras são automaticamente enviados para os locais apropriados, enquanto documentos sem códigos de barras são enviados para o Software Ephesoft para identificação e processamento. O Software Ephesoft lê todas as frases na página e usa tanto as palavras como a ordem na qual são exibidas para identificar o tipo de documento. Esta é uma abordagem exclusiva — e que atendeu perfeitamente às necessidades do Mountain West.

“A combinação de produtos Kodak e Ephesoft formaram a sinfonia perfeita. Ao usar o scanner e o software da Kodak para identificar os documentos com códigos de barras e enviar somente documentos desconhecidos para a Ephesoft, conseguimos realizar duas tarefas pelo preço de uma: minimizar o uso do mecanismo de servidor de OCR e, ao mesmo tempo, maximizar o uso do software de captura do scanner,” explica Steve MacWilliams, Vice-presidente sênior do DocuSource, o revendedor autorizado dos produtos Kodak Document Imaging que recomendou a solução ao Mountain West Financial. “Outras soluções enviam todos os documentos para um único servidor, onde são processados em série, enquanto a nossa solução é paralela, o que a torna econômica para o cliente.”

Uma instalação e implementação simples e oportuna

A instalação desta solução avançada foi fácil, pois a configuração dos produtos da Kodak e da Ephesoft é muito intuitiva.

“Esta foi uma das nossas melhores instalações—a velocidade é superior, a instalação e a configuração são simples e a integração do Software Kodak Capture Pro foi muito fácil,” afirma MacWilliams. “Ela é muito bem projetada e funciona com vários scanners.”

Hartsock concorda: “Nossa solução anterior levava entre quatro e sete horas para instalar uma estação de trabalho. A solução da Kodak leva aproximadamente cinco minutos!”

A programação da implementação foi acelerada — do desenvolvimento à aquisição até a configuração do software. “A configuração original de 169 tipos de documentos levou menos de um dia”, observa Don Field, CEO da Ephesoft. “Você definitivamente pode fazer mais se usar o software certo — e esse sistema é muito estável. A Kodak e a Ephesoft são excelentes para o Mountain West Financial.”

Hoje, é fácil para Hartsock criar, ela mesma, novos tipos de documentos, o que é essencial, pois no setor de hipotecas, as normas e os formulários mudam constantemente.

Kudos para Serviços e suporte Kodak

O Mountain West Financial já possuía outros scanners Kodak, portanto, já estavam familiarizados—e muito satisfeitos—com os Serviços e suporte Kodak.

“Sempre que entro em contato, uma pessoa atende ao telefone pessoalmente e eu obtenho a ajuda de que preciso imediatamente”, diz Hartsock. Ela faz uma comparação entre a Kodak e o fornecedor anterior: “Quando eu entrava em contato, era transferida para vários departamentos diferentes e depois acabava tendo que reinstalar a estação de trabalho. Depois de algum tempo, era mais fácil reinstalar a estação de trabalho do que entrar em contato com o suporte!”

Até o momento, a empresa não teve nenhum problema com os scanners, e os funcionários consideram o Kodak Capture Pro Software muito fácil de usar. O quadro de funcionários mudou de quatro pessoas que trabalhavam em tempo integral preparando os documentos e duas digitalizando, para somente dois operadores do scanner. Esta é uma redução de 66% da mão-de-obra.

Resultado final: satisfação com o sistema de criação de imagens

O Mountain West Financial está extremamente satisfeito com os resultados da solução de gerenciamento de documentos. Os operadores do scanner relatam até 95% de precisão, e também estão entusiasmados com a qualidade e a melhoria das imagens que a tecnologia Perfect Page da Kodak confere aos seus documentos, automaticamente. Anteriormente, era necessária uma grande quantidade de redigitalizações e melhorias realizadas manualmente nos documentos, um processo complicado e demorado.

Hartsock também está muito contente com a economia: “Economizamos tempo, mão-de-obra e recursos — e até mesmo árvores, pois, agora, não precisamos colocar etiquetas em todos os documentos. A solução é bastante intuitiva e é a favorita dos nossos usuários finais, pois é rápida e confiável.”

Devido à considerável economia de mão-de-obra, Hartsock espera ver um retorno sobre os investimentos para toda a solução dentro de seis meses. Eventualmente, ela gostaria de envolver agências de varejo e pessoas interessadas que ajudem a atingir o objetivo de um processo sem papelada. “Esta solução nos trouxe transformação. Estamos movendo em direção a um fluxo de trabalho que não envolva papelada, e abrimos portas para a digitalização como ponto de partida. É tudo muito, muito positivo.”

“O ROI foi um atrativo para o cliente, devido à redução na manutenção anual em relação aos outros produtos de software e, certamente, à redução do número de funcionários e mão-de-obra”, conclui MacWilliams.