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O departamento de liberdade condicional LaPorte economiza tempo, dinheiro e "etapas" com o sistema de gerenciamento de conteúdo que contém os scanners KODAK i1320 Plus

Quatro agentes de liberdade condicional. Uma secretária de meio período e duas secretárias de período integral. Cerca de 800 pessoas para supervisionar a qualquer momento. 47.792 pessoas em liberdade condicional entre 2000 e 2008. Uma média de 82 páginas por arquivo por pessoa. Um total de 3.918,944 páginas de registros.

Essas são as estatísticas e os volumes com que Steve Eyrick — agente chefe de liberdade condicional da LaPorte — lida. Obviamente, as suas tarefas não estão limitadas ao processamento de documentos. Ele supervisiona clientes acusados de crimes e contravenções Classe D, e ele e sua equipe trabalham com essas pessoas para ajudá-los a transformar suas vidas. (Eyrick foi recentemente reconhecido como sendo excepcionalmente bom em seu trabalho, recebendo em 2009 o "Order of Augustus", um prêmio anual apresentado pela Diretoria de Conselho de Liberdade Condicional para um agente de condicional da Indiana, cujo empenho e dedicação pessoais exemplificaram os ideais e a filosofia de John Augustus, o "pai da liberdade condicional" nos Estados Unidos.)

Mas é fácil ver como, antes de fazer a transição para um sistema de gerenciamento de conteúdo eletrônico, Eyrick e sua equipe encheram 80 caixas de pastas de arquivos com registros. “Nós tínhamos uma pequena sala no porão da delegacia antiga cheia de caixas, porque pela lei nós precisamos manter os registros por sete anos. Nós passávamos bastante tempo procurando por arquivos e realmente não era um processo produtivo", diz Eyrick. "E para ser honesto, meu escritório é no terceiro andar, então eu tinha que descer três andares para chegar à delegacia, descer outro andar até a cela, depois atravessar e subir tudo novamente. Copiava o que eu precisava... e repetia o percurso de ida e volta. Ineficiente e cansativo seria subestimar o caso. Eram muitos degraus!”

Todo esse trabalho físico para a liberdade condicional acabou quando o Departamento de liberdade condicional LaPorte fez um contrato com a Bolt Document Management para implementar um Sistema de gerenciamento de documentos Laserfiche.

Transformando dados em informações valiosas

No front-end desse sistema simplificado de eliminação de papel estão quatro scanners KODAK i1320 Plus, usados para capturar uma grande gama de documentos: arquivos judiciais, relatórios policiais e de prisão, cartas, documentação de tratamento e programa, registros de serviços comunitários e muito mais. "Com a velocidade dos scanners KODAK i1320 Plus fomos capazes de recuperar o atraso em quase todos os nossos documentos legados, e estamos fazendo de 2010 um ano "sem papel", observa Eyrick. “A qualidade das imagens é excelente. Nós usamos o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em cada página, cada palavra, e agora nós podemos usar essas informações para extrair dados importantes para ver os padrões, extrair correlações e criar outras análises valiosas." Duas secretárias do departamento operam os scanners e apreciam a forma como os scanners i1320 Plus lidam perfeitamente com formulários NCR em duas partes sem causar obstruções ou alimentações incorretas. (O sistema de geração de imagens anterior, de nível mais baixo e vida útil mais curta usava scanners de outro fabricante e os formulários NCR freqüentemente ficavam presos nessas máquinas.)

Quando o sistema foi introduzido, os operadores rapidamente conseguiram velocidade com os scanners Kodak. No passado, o departamento de liberdade condicional usava outros scanners e um sistema de armazenamento de disco óptico (que se tornou obsoleto). No entanto, o conceito de gerenciamento de conteúdo era essencialmente o mesmo e a interface de usuário simples e a rápida curva de aprendizagem dos scanners KODAK i1320 Plus fizeram da implementação um processo rápido e sem problemas.

Economizando tempo, dinheiro e espaço de armazenamento

Desde a adoção de seu novo sistema de gerenciamento de documentos com os Scanners Kodak e o Sistema de gerenciamento de documentos Laserfiche em 2009, o escritório de liberdade condicional alcançou alguns benefícios impressionantes. O primeiro foi uma maior eficiência, já que os funcionários agora podem localizar registros de liberdade condicional imediatamente no repositório de conteúdo Laserfiche altamente organizado. "Eu acho que o acesso simultâneo é uma das principais vantagens", diz Eyrick "Duas pessoas podem ver a mesma informação ao mesmo tempo e não há mais a questão de tentar descobrir quem tem o arquivo e tentar rastreá-lo. Nós também liberamos os funcionários para executar tarefas mais produtivas e não precisamos mais fazer o percurso de ida e volta até o porão."

A economia em espaço e em custos também é significativa, pois a digitalização de registros antigos permitiu que o departamento destruísse milhares de documentos mais antigos e devolveu o espaço de armazenamento para o escrivão do tribunal, que aprecia como a sala está bem organizada e limpa hoje em dia. Há também uma proteção reforçada dos documentos para ajudar a garantir a privacidade de todos os envolvidos, simplificar o compartilhamento de documentos com as partes que têm acesso a essas informações e a capacidade de reunir todos os dados necessários sobre um caso muito mais rapidamente.

A integração foi um processo simplificado, já que a Bolt Document Management integrou o sistema de gerenciamento de caso do departamento de liberdade condicioanal ao Laserfiche através de seu softwareBOLT Bridge. Agora, os agentes de liberdade condicional podem acessar rapidamente os arquivos dos clientes, enquanto visualizam informações sobre o caso no banco de dados. O departamento de liberdade condicional também criou perfis diferentes para diferentes tarefas de digitalização — através do software BOLT Bridge — para nomear, indexar e rotear documentos de forma mais eficiente.

Produtividade e experiências positivas

"Nosso nível de satisfação com este sistema é extremamente elevado", elogia Eyrick. “A maneira que os nossos scanners Kodak funciona com o Sistema de gerenciamento de documentos Laserfiche e o software BOLT Bridge é geralmente impecável. A quantidade de produtividade que nós ganhamos, combinada com a economia de espaço e de dólares, é verdadeiramente impressionante e valiosa. "

Para terminar, Eyrick relatou uma experiência positiva que ele teve apenas alguns dias atrás com o Serviços e suporte KODAK. “Nós encomendamos outro scanner i1320 Plus, mas quando ele foi conectado simplesmente não funcionou. Nós ligamos para o Serviços e suporte KODAK e eles disseram que enviariam outro scanner. Na tarde do dia seguinte, já havia um novo scanner i1320 Plus no meu escritório."