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O DMV transforma operações de digitalização complexas em tarefas simples com os scanners Kodak i1860

Kathy Sharpe e seus operadores de scanner do DMW da Carolina do Sul falam sobre como era “antes” e “depois” da chegada dos seis scanners Kodak i1860. ““Depois” está sendo muito melhor”, observa Sharpe, a Gerente da unidade de geração de imagens do DMV da Carolina do Sul.

“Antes”, quando o departamento usava scanners de outro fabricante, a produtividade era consideravelmente menor, a qualidade das imagens era ruim e as chamadas de prestação de serviço muito mais freqüentes. A operação de digitalização central do DMV em Blythewood, CS — localizado a aproximadamente 20 minutos da capital do estado de Colúmbia — digitaliza quase 1,3 milhão de documentos por mês, recebidos de seus 68 escritórios em todo o estado.

De títulos a tíquetes, tudo é capturado e colocado no sistema. A operação de digitalização recebe a papelada dos vários escritórios de todo o estado por e-mail e depois organiza os documentos por tipo antes de criar a imagem. Usando o Kofax Ascent Capture 9, muitos documentos são indexados por meio da pesquisa de código de barras, enquanto os tíquetes são digitalizados e indexados manualmente em outro programa. Portanto, trabalhar com scanners que oferecem confiabilidade, rápida produtividade, excelente qualidade da imagem e economia geral é essencial para as operações de criação de imagens do DMV.

Conhecendo a qualidade dos scanners Kodak i1860 em primeira mão
Ao receberam autorização para adquirir novos scanners, Shawn Powers, Diretor de gerenciamento de recursos do DMV da CS, e Sharpe, pesquisaram e assistiram às demonstrações de vários scanners como parte de sua averiguação. Eles passaram o dia em Advanced Imaging Services (AIS) em Pineville, CS, um revendedor autorizado dos produtos Kodak Document Imaging que possui contrato de prestação de serviços de criação de imagens. “Observamos a velocidade dos scanners Kodak i1860 e a qualidade de imagem que pode ser obtida automaticamente”, afirma Powers. “E esses dois fatores muito importantes nos encorajaram a adquirir as máquinas da Kodak.”

“Antes”, o DMV gastava US$ 15.000 a cada três meses em serviços e materiais para seus scanners antigos. As máquinas eram lentas, muito difíceis de mover, não eram ergonômicas, geravam muito tempo de inatividade e causavam muita frustração para os gerentes e operadores.

Descobrindo um novo mundo de produtividade e economia

Depois que os scanner Kodak i1860 começaram a funcionar, a disposição de todos mudou. “Foi bem fácil aprender a operar os scanners i1860”, lembra Sharpe. “A interface é bastante intuitiva e todos os nossos operadores aprenderam a usá-los rapidamente. Há quatro scanners em execução durante o dia todo, os outras dois durante meio dia, e oito operadores diferentes fazendo nossas digitalizações.”

Além da satisfação dos operadores, Sharpe e Powers relembram as outras inúmeras vantagens dos scanners Kodak:

• É muito mais fácil de acessar e substituir as peças substituíveis pelo usuário
• Níveis de precisão consideravelmente aumentados
• Qualidade da imagem muito superior (“Perguntamos ao outro fabricante se esta seria a melhor qualidade que eles poderiam oferecer”, conta Sharpe. “Eles basicamente disseram: ‘Sim, melhor que isso impossível!’”)
• Quantidade consideravelmente menor de recursos e de tempo gastos em materiais e na interação do operador, com um kit alimentador extragrande que dure seis meses, por exemplo

“Nossos scanners antigos cometeram várias falhas ao ler códigos de barras no passado, isso levou a erros de VIN, números e nomes de títulos, e de outras informações realmente importantes”, afirma Sharpe. “Os scanners Kodak lêem códigos de barra e convertem as informações quase sem erros, assim, obtemos dados de índice bastante precisos. Você pode imaginar quanta frustração e redigitalizações isso elimina da nossa operação.”

Scanners que atendem às necessidade de um número muito maior de pessoas

Powers começou a trabalham com Sharpe na criação de imagens aproximadamente seis meses antes dos scanners i1860 chegarem ao DMV e afirma que, agora, toda a operação funciona com muito mais tranqüilidade. “O tempo de inatividade é muito menor e, devido às vantagens de confiabilidade e produtividade, agora podemos realizar o mesmo trabalho com 9 pessoas, em vez de 18”, afirma Powers. “Não tivemos que substituir os funcionários que deixaram o departamento, pois isso não foi necessário. Isso resulta em considerável economia e, como ocorre em todos os órgãos governamentais, reduzir custos sem perder desempenho é uma exigência. Acredito que reduzimos consideravelmente o tempo de inatividade e economizamos aproximadamente US$ 200.000 por ano.”

O atendimento ao cliente também melhorou. Agora, os centros de atendimento e o atendimento ao cliente do DMV enviam cópias de documentos impressos em 48 horas a partir do momento da solicitação, e não em três a quatro dias, como ocorria antes da chegada dos scanners i1860.

Para os operadores, os scanners i1860 trazem vantagens ergonômicas: as unidades podem ser movidas para cima e para baixo no pedestal para que fiquem na altura ideal, assim, os operadores mais baixos e mais altos podem ajustá-las com facilidade. Os scanner anteriores permaneciam em uma posição estática na mesa.

“Todos os operadores estão muito satisfeitos com os scanners Kodak e nós apreciamos muito a confiabilidade e a qualidade da imagem”, elogia Sharpe. “Cortamos o número de novas digitalizações, reduzimos consideravelmente o nível de frustração e economizamos recursos. Quando você consegue satisfazer seus funcionários, clientes e gerentes, todos ao mesmo tempo, deve estar fazendo a coisa certa!”