• O projetos de consolidação do prédio aumentará a eficiência e poupará aos contribuintes £250.000 por ano durante 40 anos
• Construída especialmente para esse fim, a sede substitui 17 prédios espalhados por Stafford
• EDRMS agiliza a capacidade de resposta do conselho ao público

Londres, Inglaterra - A Kodak (NYSE:EK) anunciou hoje que o Conselho do Condado de Staffordshire implementou uma solução de digitalização de documentos de alto desempenho para digitalizar a maioria de seus arquivos, em preparação para a mudança para uma nova sede de mais de 45.000 metros quadrados, especialmente construída, chamada Staffordshire Place.

O novo prédio permitirá ao conselho a prestação eficaz de serviços: já que todos os departamentos estarão sob um só teto, haverá redução de custos, racionalização dos processos e flexibilização do trabalho para os funcionários do conselho.

Além de um investimento que totaliza £80.000, incluindo custos de pessoal, foram adquiridos dois scanners coloridos de média produção Kodak i620, juntamente com o software de captura de imagens EzeScan, da Outback Imaging, para "digitalização em segundo plano" da papelada dos departamentos que estão se mudando para as novas instalações, já que o espaço para armazenamento é bastante escasso. O novo esquema prevê apenas um metro linear de armazenamento por funcionário.

Serão fechados dezessete prédios na cidade – o que poupará ao conselho £250.000 por ano durante 40 anos –, e funcionários de 135 equipes serão relocados nos novos escritórios. O complexo, avaliado em £23 milhões, prevê a reurbanização da entorno da rua Tipping, no centro de Stafford, para usos variados, o que integrará a sede do conselho a 4.500 metros quadrados de novos estabelecimentos dos setores do comércio e da alimentação.

O Conselheiro do Condado, Mark Winnington, Membro do Gabinete de Patrimônio e Meio Ambiente, declarou: "A redução da área exigida apenas para o armazenamento da papelada é uma prioridade, já que se trata de um uso não produtivo das novas instalações. Queremos usar menos papel, de modo que basicamente criamos um bureau interno de digitalização. Esta é a primeira vez que isso é feito no conselho".

A equipe de digitalização corporativa considerou três alternativas para lidar com os arquivos: usar fornecedores externos para terceirizar a digitalização totalmente, gerenciar a questão apenas internamente ou uma abordagem mista. Finalmente, a última alternativa foi a escolhida devido à variedade de documentos a serem digitalizados e à necessidade de processá-los rapidamente, sem abrir mão do controle de qualidade.

O Conselheiro Winnington explica: "Nossa equipe interna dará suporte a 85-90% dos departamentos, só que alguns adotam fornecedores e sistemas que vale a pena manter. Por exemplo, a equipe de planejamento tem documentos extra grandes, maiores que A3, os quais são digitalizados externamente. Analisamos os requisitos de cada departamento e escolhemos uma solução sob medida para eles".

Na prática, isso implica que a equipe de digitalização, que tem apenas duas pessoas, estabeleceu um centro de captura de registros e digitaliza os arquivos que lhes são enviados pelos colegas. Nos departamentos que geram papelada diariamente, a equipe se desloca para fazer a digitalização no local ou empresta equipamento aos departamentos que – por uma questão de segurança – precisam digitalizar seus próprios documentos.

Até o momento, os departamentos jurídico, financeiro, de assistência social e de estradas têm usado amplamente a nova solução, sendo que cada equipe prepara sua própria papelada para digitalização. Isso agilizou o processo de digitalização.

Os scanners Kodak vêm sendo usados já há alguns meses e foram selecionados porque ofereciam o maior volume e a melhor qualidade de digitalização pelo preço.

Incorporando a tecnologia Kodak Perfect Page de geração de imagens, o manuseio de papel SurePath para garantir a alimentação precisa de vários tipos de documentos e três detectores independentes de alimentação múltipla que evitam obstruções de papel, os scanners i620 oferecem desempenho excepcional inteiramente otimizado para digitalizações de importância crítica.

Com um alimentador de documentos que aceita até 500 folhas e papéis de tamanhos e gramaturas diferentes, os scanners i620 podem atingir velocidade nominal de 53 páginas por minuto a 300 dpi¹ – esse é o padrão do conselho para digitalização, que lida tanto com documentos digitados quanto com documentos escritos à mão.

Entre 1,1 e 1,5 milhões de imagens serão criadas entre os próximos 6 a 8 meses, à medida que os departamentos forem se mudando para Staffordshire Place. Serão criados PDFs pesquisáveis que poderão ser acessados através de unidades de rede compartilhadas ou de imagens produzidas e importadas diretamente para o sistema HP TRIM de gerenciamento de documentos e registros eletrônicos (EDRMS) do conselho. Adquirido em agosto de 2010, o HP TRIM está sendo implantado em todo o conselho para aprimorar o acesso às informações e seu gerenciamento.

Kevin Blackley, gerente de desenvolvimento de negócios da divisão internacional da Outback afirma: "O software de captura EzeScan foi escolhido não apenas por sua boa relação custo/benefício, mas também porque oferece integração irrestrita ao sistema EDRMS e suporte a valores estáticos, de modo que as imagens podem ser importadas bem mais depressa. Quando se digitalizam registros do mesmo tipo, o sistema foi configurado para importar documentos com base em uma única informação – o número de ID do conselho –, o que poupa o tempo de redigitar a mesma informação o tempo todo".

Quando a mudança para Staffordshire Place for concluída, a equipe de digitalização espera poder prestar um serviço sob demanda aos departamentos, a fim de atender a todas as suas contínuas necessidades de digitalização.

Neil Murphy, gerente de vendas da Kodak no Reino Unido, afirma: "É justo dizer que a instalação de uma solução de digitalização Kodak de alto desempenho digitalização revelou-se econômica para o Conselho do Condado de Staffordshire, dado o volume de documentos que eles têm de processar. A uniformidade e a qualidade são garantidas, assim como a segurança, permitindo à equipe então usar as informações em seu EDRMS para prestar um serviço mais rápido ao público quando este procura o conselho".

¹ Os scanners Kodak i620 podem atingir velocidade nominal de 80 páginas por minuto a 200 dpi i620, com volume recomendado de até 80.000 páginas por dia.

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