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Situação O Adventist Health System fez um upgrade para um sistema de registros médicos eletrônico para aperfeiçoar o acesso às fichas dos pacientes. Objetivo Inserir a documentação no sistema de registros médicos eletrônico de forma rápida e eficiente — nas 24 horas após a alta do paciente. Encontrar um fornecedor capaz de oferecer a melhor qualidade de digitalização para digitalizações de baixo e alto volume. Conquistar a capacidade de digitalizar ininterruptamente em papéis de formato longo e de espessuras variadas. Solução Scanners KODAK i1440, i610, i260, i280, i65 e i40, software EMC2 ApplicationXtender, software Kofax Ascent Capture. Os scanners KODAK i1220 estão atualmente em fase de testes para implementação em 2008.

Martin Murphy ficou surpreso quando, no meio de um encontro do grupo de Sistemas de Informação do Adventist Health System, a porta se abriu e uma pasta foi deixada inesperadamente na frente de um médico. Após a interrupção, o médico explicou que ele tinha pedido a ficha do paciente quatro horas antes e — mesmo sendo uma emergência — levou 240 minutos para que o departamento de registros localizasse e entregasse a pasta.

"Então eu me dei conta de que um upgrade para um sistema de registros médicos eletrônico não poderia demorar!" disse Murphy, Gerente técnico de dados clínicos, do Adventist Health System. "Com nossa nova solução de digitalização e gerenciamento de informações, aquele médico teria revisado a ficha médica do paciente em seu computador muito antes do encontro ter começado."

Um fornecedor ideal e fabricante de scanner

Até 2003, o Adventist Health System — com sede em Orlando, Flórida — contava com um sistema de arquivamento baseado em papel para gerenciar os registros médicos. O sistema de saúde sem fins lucrativos, com mais de 45.000 empregados, queria aprimorar o acesso às fichas dos pacientes em todos os 40 hospitais em 10 estados. E quando eles mudaram para um sistema de registros médicos eletrônico, a organização queria trabalhar com a melhor solução para scanners.

"Nos meus 20 anos de experiência com digitalização, a Kodak sempre foi a primeira do mercado de scanners de alta produção. Quando comparamos os scanners de alto, médio e baixo volume, a Kodak foi a melhor marca em todas as categorias", observa Murphy.

O grupo de Sistemas de Informação do Adventist Health System sabia que conseguiria um bom desconto se adquirisse todos os scanners de um fornecedor apenas. Mas, além do preço, o grupo queria o benefício de uma única fonte de serviços e suporte.

"É mais conveniente trabalhar com um fornecedor apenas", disse Murphy. "Eu só tenho um número de contato e uma pessoa de contato. E a Kodak é uma empresa tão grande que, mesmo em áreas rurais, os técnicos dos Serviços e suporte Kodak estão a menos de 30 minutos de distância."

"Eu tenho uma ótima relação de fornecedor com nosso representante de vendas na Kodak", acrescenta Murphy. "Se estou em Chicago ou em Kileen, no Texas, ou em Orlando, eu trabalho com a mesma representante de vendas — Nancy Sherman — e ela é uma ótima pessoa".

Departamentos aprimoram o serviço de atendimento ao cliente

Após um ano de planejamento, o grupo de Sistemas de Informação do Adventist Health System implantou os scanners KODAK i40 nos Departamentos de Registro e Programação, e os scanners i65, i260, i280, i610 e agora i1440 da KODAK em seus Departamentos de Gerenciamento de Informação de Saúde (Registros Médicos).

Os Departamentos de Registro e Programação usam o scanners i40 para digitalizar requisições médicas, cartões de plano de saúde e carteiras de motoristas quando os pacientes se registram para atendimento nos hospitais.

Antes da instalação dos scanners KODAK i40, um representante do Adventist Health System fazia uma cópia dos documentos dos pacientes. Agora o representante fica em frente ao paciente e digitaliza a informação na mesa. Essa pequena mudança aumentou a satisfação do paciente no momento do registro.

Como toda a informação é digitalizada de uma vez no momento do registro, incluindo os pedidos dos médicos e dos laboratórios, as solicitações de atendimento e os dados financeiros, ela fica on-line e disponível para os provedores imediatamente. Os pacientes não ficam mais caminhando pelo hospital com comprovantes solicitando certos exames de sangue ou serviços de geração de imagens. Como resultado, poucos pedidos são perdidos e ninguém perde tempo procurando ou reinserindo pedidos.

Departamentos tornam-se mais eficientes

À medida que os pacientes são liberados do hospital, suas fichas são levadas para os Departamentos de Gerenciamento de Informação de Saúde e digitalizadas no sistema eletrônico de registros.

O software KOFAX Ascent Capture agrupa e organiza os documentos e faz uma verificação de controle de qualidade que automaticamente corrige a orientação, exclui páginas em branco e assegura que as imagens estejam legíveis.

Depois disso, o Software ApplicationXtender EMC2 integra os dados no Mecanismo de Imagem de Registros Médicos do Adventist Health System para armazenamento permanente.

Todas as informações em um lugar, disponíveis para todos os provedores

"Hoje todas as informações discretas e documentos de papel — resultados de laboratório, documentação de enfermagem, anotações dos médicos, relatórios de progresso — estão em um só lugar", diz Murphy.

"A melhora na eficiência é enorme tanto para os médicos quanto para os pacientes. Agora os médicos podem revisar e assinar os documentos on-line eletronicamente. Antes, era preciso achar e puxar o arquivo de papel de uma pasta, copiar a página e localizar o médico para obter uma assinatura".

Todas as fichas estão on-line para que os médicos possam ter acesso imediato sem pedir a terceiros que localizem os documentos. Isso reduz a possibilidade de erro humano e disponibiliza as informações rapidamente.

Melhor ainda, mais de um provedor pode ver as informações simultaneamente. Por exemplo, o médico do Pronto-Socorro no primeiro andar pode ver os registros de um paciente on-line na mesma hora em que o especialista no quinto andar.

Não há mais perda de receita

"A codificação para cobrança agora é feita on-line logo após as ordens do médico", observa Murphy. "Os papéis não estão mais passando de mão em mão, o que significa que minimizamos a perda e o extravio de registros. Nós cobramos do paciente de acordo com o serviço, e agora nosso Departamento de Cobrança sabe exatamente quanto cobrar para que nós também não percamos receita".

Alta qualidade, alimentação contínua e espessuras variadas

No Adventist Health System, os operadores digitalizam aproximadamente 100.000 páginas por dia de legibilidade, tamanho e forma variados. Então eles precisam da mais alta qualidade possível. Os documentos digitalizados incluem carteiras de motoristas espessas, requisições médicas corriqueiras, ultrasons complexos e até mesmo fitas de monitoramento fetal de 6 m de comprimento.

"No registro, os scanners KODAK i40 permitem digitalizar documentos de diferentes espessuras, como carteiras de motorista em papel tipo laminado e cartões de plano de saúde", diz Murphy. "No Gerenciamento de Informação de Saúde, nós estamos substituindo os modelos antigos de scanners pelos scanners KODAK i1440, que possui digitalização com alimentação contínua permitindo digitalizar fitas de monitoramento fetal de mais de 6 m de comprimento", diz Murphy. "Antes nós colávamos as páginas para criar uma fita de monitoramento fetal e então cortávamos a fita uma página de cada vez para guardá-la na ficha do paciente".

Graças ao scanner i1440, cortar, colar e outros problemas são coisas do passado.

© Kodak, 2008. Kodak é uma marca registrada da Kodak.