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A CHAUHDL (Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis) precisa de mais espaço e ter acesso imediato aos arquivos dos pacientes

Uma proposta que começou como uma missão para criar mais espaço no departamento de arquivamento, transformou-se em uma solução que abrange toda a empresa, propiciando aos 2.043 funcionários da CHAUHDL acesso instantâneo aos arquivos de pacientes.

“Tudo começou quando ficamos sem espaço no departamento de registros médicos”, conta André Lavoie, Diretor de serviços hospitalares. “Precisávamos arquivar mais fichas de pacientes sem perder espaço físico. Durante a avaliação dos sistemas de armazenamento eletrônico, percebemos que teríamos um melhor retorno no investimento adquirindo uma solução de longo prazo que se desenvolvesse junto com a nossa crescente necessidade de acessar fichas de pacientes a qualquer momento, de qualquer lugar.”

A retenção dos arquivos restringia o acesso às informações

O Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) é um hospital-escola com 343 leitos, situado em Lévis, perto da cidade de Quebec, Canadá. O hospital conta com 2.043 profissionais incluindo 200 médicos.

Quando o CHAUHDL decidiu fazer a transição para o sistema de armazenamento eletrônico, as falhas do sistema baseado em papéis ficaram ainda mais evidentes. Um grande problema: o médico mantinha a ficha de paciente — por isso, ninguém mais podia ter acesso à ficha que estava em suas mãos. Muitas vezes, outro especialista estava tratando o mesmo paciente, ao mesmo tempo, e não podia ter acesso à ficha. Isso atrasava o tratamento e dificultava o atendimento médico.

Outro problema do armazenamento em papel era a quantidade necessária de trabalho, tempo e espaço para recuperar as informações e colocá-las de volta no lugar.

“Precisamos lidar com mil fichas de pacientes por dia. Nossos arquivistas precisavam localizar os arquivos, processá-los e colocar as pastas no lugar. Com mil solicitação por dia, isso toma muito tempo e dá muito trabalho”, conta Chantal Lafrenière, chefe do departamento de registros médicos, CHAUHDL.

Evolução eficiente do papel para o armazenamento eletrônico EHR (Electronic Health Record)

O CHAUHDL trabalhou em conjunto com a Purkinje e Trigonix para adquirir sua solução de armazenamento eletrônico. As empresas têm experiência e equipamentos comprovados para concretizar a visão de compartilhamento de arquivos de pacientes com o clique de um botão. Os serviços profissionais de digitalização de primeira linha da Trigonix incluem controles rigorosos de garantia de qualidade, credenciados pelo ISO 9001:2000. A Purkinje forneceu e-Documents (digitalização + visualização) bem como o software de resultados de laboratório e imagens que permite aos profissionais de saúde visualizar os arquivos e resultados dos pacientes de qualquer lugar do hospital.

A CHAUHDL selecionou dois scanners KODAK i660, um scanner KODAK i620, software de captura KODAK e a solução de software Purkinje|Dossier Electronic Health Record (EHR).

“Com o acúmulo de arquivos que precisavam ser digitalizados, achamos que seria mais eficiente digitalizar os arquivos de acordo com a solicitação. Eles digitalizam as fichas dos pacientes que têm hora marcada nos dois dias seguintes. O sistema deve ser confiável e eficiente. Não pode haver enganos nem baixa qualidade já que os registros têm de estar no sistema — com exatidão — na parte da tarde”, diz Denis.

O CHAUHDL usa os scanners KODAK i660 para digitalizar grandes lotes de arquivos de paciente toda manhã. Eles usam o scanner KODAK i620 para atualizar e adicionar informações — resultados, anotações, relatórios, formulários — em registros já digitalizados, diariamente.

Precisão e qualidade, STAT

O CHAUHDL confia no recurso de alimentações múltiplas de seus scanners Kodak, que garante que o médico verá todas as páginas de um arquivo de paciente quando procurarem os registros na tela.

“Não pode faltar nada”, comenta Denis sobre seu aplicativo de cliente. “Ao digitalizar os registros, eles devem ter certeza de que 100% das páginas estejam lá. Com o recurso de detecção de alimentação múltipla, os scanners Kodak têm três sensores que avisam o operador de digitalização se há páginas presas umas nas outras, se há cantos dobrados ou qualquer outra situação que possa causar a perda de informações. O operador de digitalização recebe o alerta, conserta o problema e continua a digitalizar a ficha do paciente.”

“O CHAUHDL confia em seus scanners para digitalizar documentos completamente, sem falhas. Eles não têm escolha, pois destroem os documentos em papel após a digitalização. Por isso, precisam ter certeza de que digitalizaram todas as informações”, observa Denis.

Como o CHAUHDL pode destruir tranqüilamente os registros originais? A resposta: as cores e a qualidade Kodak. A digitalização em cores dos scanners Kodak são considerados réplicas dos documentos originais e atendem a todos os requisitos de uma perspectiva legal. Além disso, o processo de digitalização dentro do hospital é certificado pelo Arquivo Nacional de Quebec antes que os registros possam ser destruídos.

Fácil para o usuário final: os registros dos pacientes com o clique de um botão

O verdadeiro valor da solução com scanners Kodak aparece quando vemos os médicos usarem a solução de software Purkinje|Dossier Electronic Health Record para obter acesso imediato a informações médicas muito importantes. Todas as informações sobre cada um dos registros de saúde dos pacientes juntas em um único lugar no banco de dados. Os resultados podem ser vistos imediatamente na tela.

“Tivemos sessões de treinamento de apenas 10 minutos ou de até uma hora”, conta Sonia Mokbel, Diretora de marketing da Purkinje. “Em todos os casos, os médicos estavam prontos para usar o sistema dentro de 60 minutos”.

Todos os funcionários autorizados do hospital usam uma configuração pessoal para encontrar arquivos de qualquer outro computador da rede. O problema da retenção de arquivos foi eliminado. Muitos médicos podem acessar o mesmo arquivo de paciente, ao mesmo tempo, de um número ilimitados de locais.

“O Purkinje|Dossier é exclusivo no sentido de permitir que os médicos visualizem registros e também incorporem arquivos PDF que podem ser anotados e indexados”, explica Lucian Jeglinschi, Vice-presidente de gerenciamento de projetos. “Os resultados de laboratório e imagens, bem como os relatórios de transcrição, são recebidos diretamente no software, por meio de mensagens HL7. Eles são automaticamente colocados no arquivo do paciente e em todas as caixas de entrada dos médicos, instantaneamente. Não há mais perda de arquivos. Não há mais espera por informações importantes.” Os profissionais de saúde podem ver os resultados de três modos diferentes, dependendo de suas preferências e exigências: relatórios, tabelas e gráficos. As receitas eletrônicas oferecem apoio comprovado às decisões, já que facilitam a observação de interações entre medicamentos e alergias. O EHR também permite que os profissionais de saúde documentem rapidamente a consulta, para que todas as informações do paciente sejam facilmente acessadas em um único lugar.

“Este é o valor agregado do software da Purkinje|Dossier”, observa Sonia. “O software adapta-se completamente ao hospital. Especialmente quando se trata de indexação de informações e arquivos, para que os médicos encontrem os resultados facilmente e sigam o procedimento”.

Aliviando a carga: registros completos de paciente em suas mãos

Antes, os médicos mantinham os registros médicos e carregavam as fichas para diversas salas e instalações de tratamento. O arquivo de um paciente era tão grande, chegando a mais de 8 mil páginas, que ocupava uma caixa e meia de arquivo. E o médico precisava levar isso tudo para diversas instalações cirúrgicas e de tratamento. Agora, o médico pode consultar simples e rapidamente o registro inteiro de 8 mil páginas na tela de qualquer consultório dentro do sistema do hospital.

O novo sistema também facilita a vida dos arquivistas do CHAUHDL. No passado, quando os arquivos eram devolvidos, o arquivista precisava que o médico liberasse, pessoalmente, alguns documentos antes de colocar a ficha no lugar. Isso significa muitas etapas… que foram completamente eliminadas pela solução com scanners Kodak. Agora, os médicos consultam e liberam os arquivos na tela, à sua disposição sem ter que passar no departamento de registros médicos.

O acesso instantâneo faz a diferença em casos de emergência

Antes de implementar o novo sistema, levava até 15 minutos, em média, para localizar e obter os arquivos urgentes dos pacientes do pronto-socorro do CHAUHDL. Em muitas situações de emergência, os médicos não podiam esperar tanto para aplicar o tratamento. Portanto, os médicos do pronto-socorro tratavam os pacientes antes de ter os registros médicos em mãos.

Agora, os médicos do pronto-socorro vêem os arquivos dos pacientes na tela, alguns segundos após a admissão. Essas informações instantâneas podem salvar vidas, alertando os médicos sobre interações fatais entre medicamentos e alergias.

É impressionante perceber que, graças à nova maneira de trabalhar e às vantagens que isso traz, os scanners Kodak podem realmente fazer uma diferença positiva quando se fala em tratar pacientes no Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis.