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A Chesapeake Document Services utiliza o KODAK Capture Pro Software para otimizar a captura e a indexação de registros de dois hospitais

Antes de adotar o KODAK Capture Pro Software, a Chesapeake Document Services (CDS) inseria dados à moda antiga: através de oito operadores, digitando por horas a fio. Esse método manual aumentava a possibilidade de erros, exigindo etapas adicionais de controle de qualidade. Hoje, a CDS utiliza o KODAK Capture Pro Software para capturar registros de pacientes de dois hospitais na região de Maryland. A CDS reduziu a equipe de entrada de dados, agilizando, ao mesmo tempo, o tempo de retorno. Agora os hospitais acessam os dados mais rapidamente e, ao eliminar custos, a CDS satisfez ainda mais ao cliente. “Provavelmente conseguimos reduzir o tempo de entrada de dados em 50%”, afirma Lee Stalnaker, diretor de operações da CDS. “No passado, digitávamos os dados duas vezes para garantir a precisão. Agora, graças ao recurso de pesquisa de banco de dados do Capture Pro Software, podemos preencher todos os campos de índice obrigatórios automaticamente.”

Evoluindo com o KODAK Capture Pro Software

A CDS — situada em Waldorf, MD — é uma empresa de gerenciamento de informações e documentos que fornece serviços de geração de imagens terceirizados, além de implementar soluções internas completas para clientes dos mais variados setores: financeiro, governamental, de saúde, de seguros, entre outros. Usuária de longa data dos scanners KODAK, a CDS testou o KODAK Capture Pro Software, fornecendo feedback e informações valiosas sobre o produto ainda em fase de desenvolvimento (beta).

“Anos atrás começamos utilizando a versão sem banco de dados do KODAK Capture Software, atualizamos para a versão com banco de dados e fomos testadores beta — além de idealizadores ativos — do Capture Pro Software com o recurso de pesquisa de banco de dados”, atesta Stalnaker. Hoje, a CDS faz a leitura de código de barras de cada documento de um dos hospitais: o Capture Pro Software acessa o banco de dados e fornece o nome do paciente, a data de nascimento e outros dados-chave para o preenchimento automático de todos os campos de índice relevantes. Para o outro cliente, que também é um estabelecimento médico, não há código de barras: a CDS utiliza o recurso OCR de arrastar e soltar em uma peça-chave de dados, iniciando assim a pesquisa de banco de dados. (O Capture Pro Software pode validar ou preencher campos de índice de fontes compatíveis com ODBC [Open Database Connectivity]).

Em um dos estabelecimentos, a CDS começou pelos registros atuais (processando de 1,5 a 2 milhões de documentos por mês), depois passou para documentos mais antigos, arquivados em cerca de 2.000 caixas, cada uma contendo aproximadamente 3.000 páginas. “Agora podemos processar cada caixa de arquivos facilmente em apenas uma etapa; é um fluxo de trabalho muito eficiente desde a preparação, passando pela digitalização e controle de qualidade até a entrada de dados”, afirma Stalnaker. “Fazemos upload dos arquivos do cliente em formato PDF ou TIFF para o nosso sistema repositório global (Global Repository System, GRS), que oferece acesso online aos arquivos do hospital, com segurança.” Esse processo é muito eficiente e ágil, sem nenhuma etapa adicional de preparação dos arquivos para upload.

Combinando os scanners KODAK com o Capture Pro Software para produtividade máxima

Além de recomendar os scanners Kodak aos seus clientes, a CDS utiliza-os em suas próprias instalações, na execução de projetos como a captura de dados para os dois hospitais mencionados aqui. “Temos um scanner KODAK i1860 e um KODAK i780 e digitalizamos a 300 dpi em preto-e-branco, que é o ideal para OCR”, atesta Stalnaker. “Para aprimorar a velocidade das digitalizações, trabalhamos no modo paisagem com o scanner i1860, o que nos permite concluir uma caixa de arquivo inteira em cerca de 45 minutos.”

A CDS também aponta a vantagem do scanner i780, capaz de digitalizar em velocidade máxima mesmo a 300 dpi. “Se temos que digitalizar arquivos como documentos de hipoteca, utilizamos o scanner i780 para economizar tempo.” A CDS emprega uma equipe de 12 operadores de scanner, trabalhando com uma grande variedade de scanners KODAK: desde modelos de mesa até o scanner i1860.

Uma das características do Capture Pro Software muito apreciada pelos operadores da CDS é sua interface personalizável. “Em uma visita às nossas instalações, você perceberá que vários operadores personalizam suas telas... alguns preferem trabalhar com duas imagens, outros com quatro”, informa Stalnaker. “Usamos monitores de 24 polegadas combinados ao software Kodak, o que garante mais flexibilidade, entre outras vantagens que otimizam nosso processo de controle de qualidade.

Stalnaker afirma que um dos maiores argumentos de venda do Capture Pro Software é sua capacidade de trabalhar sem restrições com scanners de outros fabricantes. Isso faz a diferença no caso de clientes que definem seus próprios processos de digitalização. Ele destaca que a CDS efetivou recentemente um contrato porque o Capture Pro Software pode oferecer uma interface em comum para uma grande variedade de modelos de scanners, de diferentes fabricantes. “Mas há outras características que adoramos”, assume. “Por exemplo, graças à habilidade do Capture Pro Software em enviar arquivos automaticamente para um site FTP, fechamos um grande contrato com o governo.” Stalnaker também cita a interface do usuário como um atrativo de vendas, graças ao visual familiar, aos comandos simples e à habilidade de receber feedback visual imediato, seja qual for a complexidade da tarefa.

“Definitivamente, somos uma empresa que utiliza, promove e acredita no Kodak Capture Pro Software e nos scanners KODAK”, enfatiza Stalnaker. “Temos um ambiente de produção muito intenso. Em um ano e meio fizemos, possivelmente, de 10 a 12 milhões de digitalizações com nosso scanner i1860: durabilidade e produtividade ininterrupta são pontos cruciais para nós e é isso que os scanners KODAK nos oferecem. Além disso, o Capture Pro Software é o parceiro perfeito para esses scanners, com sua pesquisa de banco de dados e outras vantagens exclusivas.”

“Definitivamente, somos uma empresa que utiliza, promove e acredita no KODAK Capture Pro Software e nos scanners KODAK.”