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Dr. Colin Ward inova ao clinicar sem papel em um universo abarrotado de papel

Quando mudou-se para Barrie, Ontario, para abrir seu primeiro consultório de cirurgia geral em 2009, Dr. Colin Ward pretendia clinicar em um escritório sem papel desde o primeiro dia, mesmo que houvesse muito poucos consultórios sem papel na região. Graças à sua visão, o empenho do Dr. Ward no escritório sem papel faz dele um líder na adoção do conceito de registros de saúde eletrônicos.

"Os outros dois médicos com quem dividi o escritório não trabalham sem papel, por isso, eventualmente poderão ver-se obrigados a alugar um espaço de armazenamento externo para guardar milhares de arquivos", observa Dr. Ward. "Antes de abrir meu consultório, identifiquei os problemas a longo prazo do armazenamento de registros de pacientes: leis federais e locais sobre retenção e acessibilidade exigem que os médicos armazenem registros inativos de pacientes por sete anos".

Fácil de usar, para uso diário
Laura Mondolo é assistente administrativa do Dr. Ward. Ela gerencia seu atarefado escritório e treme só de imaginar como poderia arquivar e armazenar todos os documentos que chegam à sua mesa sem a ajuda do scanner KODAK i1320 do escritório. (Observação: modelo anterior, agora substituído pelo scanner KODAK i1320 Plus.)

"Uso o scanner KODAK i1320 todos os dias. Logo que recebo algum papel — seja o formulário de um paciente novo, a solicitação de um médico de família, uma carta de acompanhamento/consulta ou o resultado de um teste —, eu o digitalizo para o nosso sistema e o passo imediatamente para um arquivo eletrônico de paciente", afirma Mondolo.

Antes de Mondolo trabalhar com o Dr. Ward, ela trabalhava em escritórios que funcionavam no método do papel. Segundo ela, "Passei toda a minha vida em escritórios abarrotados de papel. Mas agora tudo ficou muito mais fácil. Em um dia típico, eu teria muitos documentos sobre a mesa. Por sorte, também tenho o scanner Kodak i1320 sobre a mesa, de tão pequeno! Basta eu colocar os papéis no scanner e enviar os documentos para o arquivo correto, automaticamente — com apenas um clique do mouse. Isso é feito em poucos segundos".

Veja o que faz o processo de digitalização ficar tão fácil: Mondolo pode alimentar automaticamente qualquer documento — desde o tamanho de uma carteira de motorista até 863 mm — a uma velocidade de até 60 páginas por minuto. Ela pode até digitalizar os dois lados ao mesmo tempo e gerar imagens em cores, preto-e-branco e tons de cinza.

Além disso, o scanner KODAK i1320 oferece o recurso Smart Touch, que facilita à Mondolo selecionar os aplicativos e as configurações de digitalização corretos para o trabalho. Com o toque de um botão, ela acessa um atalho rápido para digitalizar documentos destinados a arquivos e armazenamento de pacientes, e-mail, impressoras e outros aplicativos.

"Eu apenas coloco o papel no scanner KODAK i1320 e pronto. Ainda bem! O processo como um todo utiliza o tempo de forma muito eficiente".

Eliminar o arquivamento aumenta a eficiência
Mondolo afirma que o scanner KODAK i1320 lhe permite concentrar-se em suas responsabilidades essenciais. "Em meus empregos anteriores, eu colocava papéis em uma pasta para, uma vez por semana, gastar horas arquivando documentos. Primeiro, eu precisava colocá-los em ordem alfabética. Depois, encontrar o boletim do paciente correto no armário — geralmente arquivado erradamente — antes mesmo de colocar o documento na pasta, devolver a pasta para a caixa, devolver a caixa para o armário e, eventualmente, voltar para minha mesa para retomar o trabalho".

"No dia seguinte, eu tinha a ajuda de uma estudante aqui comigo, com 100 documentos à minha frente. Eu pedia a ela para digitalizá-los e arquivá-los; ela concluía toda a pilha em alguns minutos. Dá para imaginar: papelada de 100 pacientes diferentes, tudo arquivado nos arquivos apropriados, nos boletins corretos, em pouco mais de meia hora? Inacreditável. Eu precisaria de várias horas para fazer isso com as pastas de arquivos de papel", alega Mondolo.

Junto com a economia de tempo significativa, Mondolo acredita que o consultório economiza dinheiro de pastas de arquivos, etiquetas e aluguel de espaço de armazenamento. E com os arquivos de pacientes no formato eletrônico, Dr. Ward pode acessar e examinar informações críticas com o clique de um único botão de qualquer lugar do mundo por uma conexão de Internet.

Um sistema personalizado de gerenciamento de documentos
Dr. Ward trabalhou com a Salumatics Inc., uma das maiores empresas de serviços de conversão de documentos na América do Norte, no desenvolvimento de um sistema personalizado para converter os registros médicos do seu consultório em imagens eletrônicas.

"A Salumatics recomendou o scanner Kodak i1320 por uma série de fatores: superior qualidade de imagem, funcionalidade, pequenas proporções, preço acessível e o fato de que Laura não precisaria de treinamento extenso ou suporte técnico para operá-lo", observa Dr. Ward.

Para completar o sistema de gerenciamento de documentos do Dr. Ward, a Salumatics usou seu software proprietário, a interface de digitalização baseada na Web SALUVISION Scan Interface (desenvolvida com o SDK PixTools .NET da Captiva), juntamente com seu sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos baseado na Web: o SALUVISION.

O SALUVISION Scan Interface permite que Mondolo digitalize, classifique e faça upload dos registros de pacientes de modo rápido e seguro pela Internet para o SALUVISION Web Portal. Nele, os registros seguem imediatamente para o boletim eletrônico do paciente apropriado no sistema de arquivamento eletrônico do Dr. Ward.

Simplificado, otimizado, produtivo
Depois que Mondolo digitaliza um documento de paciente, ela abre o SALUMATICS SALUVISION Web Portal. Nele, ela insere o sobrenome de um paciente. Todos os pacientes com esse sobrenome são exibidos, bastando que ela clique no paciente correto. Em seguida, uma lista de 15 categorias de documento é exibida na tela, incluindo dados de solicitação, formulários de autorização, prescrições, ditado do escritório e relatórios laboratoriais. Mondolo clica na categoria em que deseja arquivar o documento e está pronto o arquivamento da papelada do paciente no arquivo correto, na pasta correta, em alguns segundos, sem ao menos sair da mesa.

"Bastou eu enviar o documento para o sistema para concluir minha tarefa de arquivamento", exclama ela.

Scanner KODAK i1320 Plus (modelo atual que substitui o scanner i1320 anterior)