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O Departamento de saúde do condado de Memphis e Shelby (Memphis and Shelby County Health Department) soluciona problemas de qualidade e armazenamento imediatos e prepara-se para o futuro gerenciamento de registros eletrônicos

Quando você recebe uma intimação para apresentar um registro médico ao tribunal você não demora em responder, especialmente porque, por lei, o documento deve ser apresentado em um curto período de tempo. Imagine a sua ansiedade se tivesse que procurar o documento em um sistema de microfilmagem, inserindo a bobina, girando a leitora manualmente. Imagine-se passando por tudo isso para depois descobrir que a impressão ficou ilegível. Esse seria um dia nada produtivo.

Por outro lado, imagine a confiança que você sentiria se tudo que precisasse fazer fosse procurar na unidade C: o documento a ser recuperado e depois imprimir uma cópia legível e de alta qualidade, em segundos.

Acumulando registros médicos

O Departamento de saúde do condado de Memphis e Shelby atende aproximadamente 200.000 pacientes por ano em 14 clínicas em todo o contado de Shelby e em sua área metropolitana de serviços (Metropolitan Service Area). Por lei, cada clínica deve guardar os registros médicos por dois anos e, quando solicitadas por ordem judicial ou intimação, apresentá-los dentro de um intervalo de tempo específico. Os arquivos são removidos a cada dois anos e enviados para um local de armazenamento externo por um período de tempo específico. A quantidade de tempo exata depende da idade do paciente e do tratamento médico fornecido.

Até 2006, o Departamento de saúde armazenou registros médicos em bobinas de microfilme, no local, com cópias de backup em um estabelecimento externo. Mas o sistema de microfilmagem parou de funcionar. E o Departamento de saúde acumulou registros médicos que aguardavam para ser arquivados permanentemente. Enquanto isso, eles armazenavam cópias impressas em caixas, o que ocupava muito espaço e tornava a recuperação de registros muito demorada.

Melhorando a eficiência do armazenamento e a recuperação de registros médicos

Em vez de adquirir outro sistema de microfilmagem, “Procuramos scanners que pudessem atender às nossas necessidades atuais de arquivamento e que também nos preparasse para a transição para o gerenciamento de registros eletrônicos”, comenta a Dr. Judy Martin, chefe de enfermagem do Departamento de saúde do condado de Memphis e Shelby.

No início de 2007, Martin; Shawn McClure, gerente de tecnologia da informação do Departamento de saúde; e Christine Murrell, gerente do escritório de enfermagem se reuniram com o integrador de geração de imagens Brad Moritz da Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) em Memphis. A equipe identificou as necessidades de arquivamento e digitalização de documentos do condado e pesquisou como uma abordagem em várias fases poderia ser usada para modernizar o sistema sem sair do orçamento disponível. A ISSI então recebeu o condado em seu Mid-America Operations Center (um Centro de Conversão de Documentos autorizado pela Kodak) onde a equipe pôde ver diversos scanners Kodak em operação.

“Nossa decisão de optar pelo scanner Kodak i780 foi baseada em volume”, afirma McClure. “O scanner KODAK i780 tem capacidade de armazenar e produzir nosso grande volume de registros médicos com rapidez e eficiência.”

Imagens de alta qualidade eliminam um problema que consumia muito tempo

O Departamento de saúde começou a usar o novo scanner KODAK i780 em junho de 2008. “Desde então, a nitidez das imagens arquivadas melhorou muito, independente da qualidade da imagem original”, afirma Murrell.

Ela acrescenta, “Antes, era um problema: eu recebia uma ordem judicial ou intimação para apresentar um registro médico e o imprimia a partir do microfilme mas, às vezes, não conseguia lê-lo!”

Isso acontecia sempre, principalmente quando o documento original era impresso em papel colorido. Agora, com o scanner KODAK i780, Murrell não se preocupa mais com a qualidade da imagem.

“A melhora é incrível”, ela diz. “O problema de ilegibilidade foi eliminado e eu não preciso mais perder tempo retocando e reimprimindo cópias.”

Martin acrescenta, “Nossa produtividade aumentou de 100 para 150% desde que começamos a usar o scanner Kodak i780. Ele reduz o volume de trabalho pela metade. E ganhamos tempo em cada etapa do processo: digitalizamos com maior rapidez, verificamos a precisão imediatamente; e a qualidade das imagens melhorou; com isso, há menos erros e, portanto, menos repetição de trabalho.”

Economia de espaço, redundância positiva e eficiência são os principais benefícios

O departamento de saúde atualmente usa o scanner KODAK i780 somente para arquivar. Nesse aplicativo, o scanner economiza espaço e tempo em comparação ao armazenamento de impressões em caixas ou à filmagem manual e gerenciamento de bobinas de microfilmes. “É incrível a quantidade de caixas que podemos armazenar em um disco!” exclama Murrell.

Outro benefício importante da solução de arquivamento do scanner KODAK i780 é a proteção contra desastres. “Antes, armazenávamos duas bobinas de microfilmes — uma nos arquivos do departamento de saúde e outra em um estabelecimento externo a vários quilômetros daqui. Eram apenas duas cópias.

“Agora, com o scanner KODAK i780, temos várias cópias: uma em DVD aqui em nossos arquivos, backup em servidor de nossas cópias no departamento de TI, cópias em DVD armazenadas em um estabelecimento local a dezesseis quilômetros daqui, e armazenamento permanente em um estabelecimento a centenas de quilômetros de distância”, afirma McClure. “A redundância de ter dados em vários locais significa que não precisamos mais nos preocuparmos com o que poderia acontecer com eles caso ocorra uma catástrofe.”

Possuir backups no local também torna a recuperação de dados mais eficiente. “As informações ficam acessíveis e fáceis de duplicar. Não precisamos mais solicitar um documento e esperar que ele seja enviado. Podemos produzir imagens de alta qualidade no local”, observa McClure.

Preparado para o século 21

Atualmente, o Departamento de saúde do condado de Memphis e Shelby usa o scanner KODAK i780 para digitalizar lotes de documentos e o KODAK Capture Pro Software para gerar a saída de dados na unidade para arquivamento de documentos do departamento. No futuro próximo, eles migrarão os dados para um banco de dados e os colocarão em um servidor onde ficarão acessíveis simultaneamente para vários usuários autorizados.

McClure reitera, “Nosso scanner KODAK i780 é um importante primeiro passo em direção ao gerenciamento de registros eletrônicos. Com esse scanner, estamos em posição de vantagem para a próxima etapa. E quando crescermos não precisaremos substituir o nosso scanner. Para nós, os recursos de expansão do scanner KODAK i780 foram um ponto fundamental para a venda.”

Martin acrescenta, “Foi por isso que escolhemos o scanner KODAK i780: ele atende às nossas necessidades atuais de armazenamento eficiente em arquivo e melhoria da qualidade de imagem — além de satisfazer o aumento de volume esperado e o plano de implementação de um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos totalmente integrado.”