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O scanner Kodak i1220 Plus é usado para digitalizar registros médicos impressos e reduz significativamente a carga de trabalho da equipe, permitindo acesso direto por terminais do sistema de pedidos.
Um hospital geral contribuindo para a comunidade com serviços médicos que oferecem tranquilidade e confiabilidade.
O Hospital Yokohama Sakae Kyosai da Federação de Associações Nacionais de Auxílio Mútuo a Servidores Públicos é o único “hospital geral de estado grave” da ala Sakae da cidade de Yokohama, e sua área de atuação inclui a parte norte da cidade de Kamakura (a área Ofuna), a ala Totsuka, a ala Konan e parte da ala Kanazawa. Ele foi aprovado pela cidade de Yokohama como “um hospital local de suporte a serviços médicos”, destinado à expansão e aprimoramento dos serviços médicos locais pela divisão de trabalho e coordenação com hospitais e clínicas vizinhos. O Hospital Yokohama Sakae Kyosai foi fundado em 1939. Depois da Segunda Guerra Mundial, sua administração foi assumida pela Federação de Associações Nacionais de Auxílio Mútuo a Servidores Públicos e, por mais de 70 anos, ele continua a fazer uma importante contribuição para melhorar a saúde da comunidade local. Hoje, o hospital está introduzindo ativamente métodos de diagnóstico e de tratamentos avançados e sua missão principal é proporcionar a pacientes da emergência o melhor e mais seguro atendimento médico disponível.
A decisão de explorar a digitalização de registros impressos foi estimulada pelo plano de construir uma nova ala
O Hospital Yokohama Sakae Kyosai começou a considerar a digitalização de seus registros médicos impressos de pacientes internados em 2010. A mudança foi estimulada pelos planos de construir uma nova ala, a qual deve ser concluída no período de 5 anos. Até então, quando um paciente recebia alta do hospital, seus registros médicos impressos eram processados pela Seção de Gerenciamento de Informações de Exames Médicos do Departamento de Exames Médicos e, depois de serem colocados junto com todos os outros documentos necessários, eram armazenados em um depósito exclusivo. A seção gerencia registros médicos de 30-40 pacientes por dia, em média, ou mais de 8.000 pacientes por ano, e seu depósito contém sempre o acervo de 15 anos de registros médicos de pacientes internados e do ambulatório. O que dá um total de mais de 100.000 registros. Quando os médicos precisam reexaminar pacientes e desejam ver seus registros médicos, eles devem enviar solicitações de recuperação à Seção de Gerenciamento de Informações de Exames Médicos, que recupera os registros do depósito e os prepara. Entretanto, como o depósito ocupava o local em que a nova ala seria construída, o hospital decidiu rever seus métodos de armazenar e recuperar registros médicos.
O chefe de seção Tadashi Asami explicou o cenário:
“Em 5 anos, quando o depósito for demolido, precisaríamos pedir a uma empresa externa para armazenar temporariamente o acervo de 15 anos de registros médicos. Mas, se começarmos a digitalizar os registros médicos impressos agora, quando o depósito for demolido daqui a 5 anos, teremos terminado de digitalizar todos os nossos registros médicos novos e os recuperados com mais frequência. 
Consideramos que isso reduziria o tempo e os custos envolvidos na recuperação de registros por uma empresa de armazenamento externa. Além disso, se os médicos puderem acessar os registros médicos diretamente do terminal usado para o sistema de pedidos, isso reduziria o trabalho envolvido no processo de recuperação, preparação e transporte de registros, assim reduzindo a carga de trabalho da equipe do hospital. Como todos os registros armazenados no depósito já foram reunidos, digitalizá-los consumiria muito tempo e seria bastante custoso. Então decidimos que poderíamos fazer isso somente se o processo de digitalização começasse pelos registros médicos mais recentes e consideramos a aquisição de um sistema de scanner.”
Por solicitação do Sr. Asami, o distribuidor da Kodak, Holon Inc. (matriz: cidade de Kawasaki, distrito de Kanagawa; http://www.hln.co.jp/), começou a desenvolver o sistema. A Holon tem um sólido currículo no desenvolvimento de bancos de dados médicos e científicos, incluindo o desenvolvimento e operação do serviço de pesquisa de banco de dados de artigos e informações médicas Ichushi Web (Sociedade de Artigos Médicos do Japão), a versão japonesa do Dicionário Médico de Steadman (Medical View Co., Ltd.), Today’s Diagnosis and Treatment (Igaku-Shoin Ltd.) e do maior sistema de pesquisa de artigos do Japão, CiNii (National Institute of Informatics). Por esse motivo, ela também foi vista como uma parceira confiável para o hospital.
O novo sistema é centrado no scanner Kodak i1220 Plus
O novo sistema do hospital combina funções de digitalização de documentos e funções de pesquisa de banco de dados, sendo o Kodak i1220 Plus o scanner escolhido em torno do qual isso seria desenvolvido. O representante da Holon explicou os motivos da seguinte maneira: “O scanner da Kodak oferece todas as funções e o desempenho que um sistema comercial deve ter. Ele não somente oferece alta qualidade, velocidade e confiabilidade de digitalização, como também o software de digitalização é fácil de usar. Além disso, ele foi altamente avaliado nos testes de validação realizados antes de sua introdução.”
O i1220 Plus é um scanner colorido duplex do tipo ADF (alimentador automático de documentos), com capacidade de digitalização de alta velocidade de uma ampla variedade de documentos. Ele é confiável mesmo quando comprovantes de “examinado” são anexados a registros médicos, pois obstruções de papel são raras. O fato de ele incorporar a tecnologia exclusiva de processamento de imagens da Kodak, Perfect Page, e sempre proporcionar imagens nítidas também foi motivo de elogios. Outro ponto positivo foi o fato de o scanner em mesa Kodak A3 adquirido no mesmo momento ser capaz não somente de digitalizar documentos relacionados em A3, mas também livretos espessos demais para passar pelo ADF.
As funções de separação de documentos do software de digitalização Kodak Capture Pro também foram altamente avaliadas. Ele digitaliza códigos de barra impressos em formulários e separa e armazena automaticamente o texto como arquivos separados. O hospital imprime um código de barras gravando o ID do paciente e a data de admissão na capa de seus registros médicos, permitindo que todas as páginas sejam armazenadas como um único arquivo. Isso significa que, mesmo que diversos registros sejam colocados no ADF e digitalizados juntos, os registros podem ser separados e armazenados individualmente, aumentando consideravelmente a eficiência do processo. O nome de arquivo e o código de barras são refletidos “como estão”, facilitando a recuperação de dados. O sistema também é realmente fácil de operar por um terminal de pedidos. Simplesmente clicando em um botão de inicialização na tela do terminal, eles podem verificar o histórico de admissão de um pacientes e acessar os registros médicos necessários imediatamente. Se novas anotações forem adicionadas, uma nova digitalização dos registros substituirá os dados, assegurando que os registros estejam sempre atualizados. O novo sistema entrou em serviço em janeiro de 2011. Os Sr. Asami resumiu seus benefícios: “Em 6 meses desde que começamos a utilizar o sistema, digitalizamos mais de 4.000 registros de pacientes internados. O número de solicitações de recuperação de registros originais caiu em mais de 10% desde o último ano. Nossos médicos mais jovens, particularmente, estão fazendo uso mais ativo do sistema. Ele também foi altamente avaliado por sua conveniência durante conferências de casos, etc., em que os dados de registros médicos podem ser compartilhados de forma rápida e fácil, projetando-os em uma tela.”
Uma conferência de caso é uma reunião na qual médicos, equipe de enfermagem e outros atores médicos discutem o tratamento de um paciente enquanto consultam seus registros médicos e outras documentações. A digitalização de registros médicos possibilita exibir seu conteúdo em um formato maior, usando um projetor, assim facilitando o compartilhamento das informações que eles contêm.
Sistema de visualização de resumos via Web adotado pensando-se em problemas futuros
O Sr. Asami chamou o novo sistema de “Web Summary View System” (WSS). Quando a nova ala estiver concluída, daqui a 5 anos, todos os registros médicos impressos terão sido processados e os originais não precisarão mais ser recuperados. Ao mesmo tempo, o hospital também começou a explorar a possibilidade de introduzir um sistema eletrônico de registros médicos integral. Pode-se pensar que a introdução de um sistema eletrônico de registros médicos eliminaria os registros médicos impressos e que o WSS perderia seu propósito, mas, de acordo com o Sr. Asami, esse não seria absolutamente o caso:
“Mesmo que os registros médicos impressos sejam eliminados, ainda haverá relatórios de exames patológicos, cartas de encaminhamento, formulários de consentimento de pacientes e outros documentos impressos importantes. Acreditamos que o WSS demonstrará realmente sua utilidade na digitalização desses documentos, os quais o sistema eletrônico de registros médicos não é capaz de abarcar completamente.”
O Hospital Yokohama Sakae Kyosai mostrou uma extraordinária presciência na antecipação de problemas futuros, como a coordenação com o sistema eletrônico de registros médicos. Pode ser essa presciência que permitiu ganhar a confiança dos residentes locais e se tornar um hospital central na área.
