Faça o download da versão em PDF desta matéria.

A Gibraltar Industries de Buffalo, NY, é líder em manufatura, processamento e distribuição de metais e outros materiais processados para produtos de construção, automóveis e outros mercados industriais. Até pouco tempo atrás, eles também lidavam com papel. Muito papel, principalmente nas áreas de finanças e contabilidade. Desde 1993, a Gibraltar adquiriu 22 empresas e agora conta com 73 instalações em 26 estados, além do México e Canadá. Quando adquiriram a Air Vent em 2003, descobriram que a empresa usava uma solução inovadora de gerenciamento automático de arquivos chamado Cabinet NG Software que eliminava o registro em papel, o que agradava funcionários e clientes. Rob Barton, gerente corporativo de sistemas financeiros gostou do que viu e quis saber mais.

Manufaturação
“A Air Vent usava o Cabinet NG Software havia quase três quando foi adquirida”, lembra Rob Barton. “Após algumas considerações, chegamos à conclusão de que com essa solução era possível armazenar tudo eletronicamente e ganhar acesso imediato a qualquer documento de forma rápida.” Em pouco tempo, Rob Barton e a equipe de gerenciamento decidiram que o Cabinet NG Software, junto com os scanners KODAK i40, seria a resposta perfeita para os enormes volumes de papel dos departamentos financeiro e contábil da Gibraltar.

A Cabinet NG, sediada em Athens, Alabama, se considera “a única solução de arquivamento automatizado do mercado de gerenciamento de documentos que começa a arquivar assim que você começa a digitar”. Com o SAFE (ambiente de arquivamento de acesso compartilhado), empresas como a Gibraltar podem gerenciar grandes volumes de documentos, otimizar o fluxo de trabalho, garantir a privacidade e aprimorar a eficiência; tudo isso sem a necessidade de lotar as paredes com gabinetes e fichários, economizando um espaço precioso.

A parede de fichários era exatamente o que preocupava Rob Barton. “Para achar uma pasta de um fornecedor, tínhamos de procurar em caixas e arquivos, levávamos muito tempo”, observa. “Agora, tudo é arquivado eletronicamente. Chega de papel. O retorno é imediato. Tínhamos pilhas e pilhas de livros-razão e extratos todo mês; agora não precisamos mais desses impressos.” Hoje em dia, todos os extratos, relatórios de ativos fixos e outros documentos financeiros são arquivados, com cópia de segurança, e acessados eletronicamente (de maneira muito mais rápida e eficiente).

Primeira etapa: Scanners KODAK i40
Como a primeira parte do processo, uma digitalização produtiva é essencial. Rob Barton confiou na recomendação do representante de vendas da Cabinet NG. “O vendedor recomendou o KODAK i40 e após ver do que esse scanner é capaz, achei que seria excelente para atender às nossas necessidades”, conta. “Estamos muito contentes com a produção e os recursos automáticos, como inclinação e corte, já que as imagens têm sempre alta qualidade. Algumas pessoas nunca tinham feito isso antes, mas com um pouco de treinamento, foi uma experiência do tipo 'plug-and-play'.” Rob Barton observa especialmente o transporte de papel resistente como vantagem principal. “Basta colocar a pilha de documentos no alimentador automático e ele faz o resto. Não precisa tomar conta e raramente há uma alimentação incorreta ou obstrução”, diz ele. A Gibraltar digitaliza principalmente em preto-e-branco, processando documentos simples e frente e verso. Rob Barton estima um volume mensal de 2.000 documentos na sede da Gibraltar, mas prevê volumes muito mais altos nos outros escritórios. De capacidade diária em torno de 1.000 páginas, os scanners KODAK i40 servem perfeitamente.

“Apreciamos tanto os scanners KODAK i40 que, em um ano, vamos instalar uma unidade em cada uma de nossas filiais principais”, declara Rob Barton. “Elegemos esse scanner como o padrão em todas as nossas instalações, com base na nossa experiência aqui na sede.”

Rob Barton elogia a facilidade de uso e a interface inteligente dos dois lados dessa solução. “O Cabinet NG Software e o scanner KODAK i40 têm interface intuitiva e fácil de usar. Como falei, foi uma nova experiência para algumas pessoas, mas com um pouco de treinamento elas viram rapidamente as vantagens e adoraram os benefícios que o sistema oferece. Todo mundo que usou diz o quanto gostou. Eu diria que nosso nível de satisfação é bem alto.”

Aproveitando ao máximo as vantagens do sistema
No espaço de um ano, a empresa pretende instalar o conjunto scanner KODAK i40/Cabinet NG Software em 20 locais importantes e ele pretende maximizar as possibilidades que essa solução oferece. “Abrimos a iniciativa de adicionar uma ferramenta de extração COLD ao Cabinet NG Software para que possamos fazer relatórios da nossa plataforma principal e reter a paginação, manter os campos indexados, fazer consultas, classificação etc.”, diz ele. Rob Barton também vê as vantagens da conformidade da Gibraltar com o Decreto Sarbanes-Oxley. “As exigências são tantas, mas com esse sistema temos a capacidade de capturar documentos vitais em papel e eletrônicos como e-mails, formulários, memorandos, faxes, relatórios e afins. Ele nos dá a capacidade de fazer relatórios e compartilhar informações indispensável nos dias de hoje.”

“Estivemos sempre à frente na tecnologia de processamento e manufatura de produtos de aço”, diz Rob Barton. “Agora, a combinação do Cabinet NG Software com os scanners Kodak permite que criemos o mesmo tipo de ânimo e inovação para impulsionar a produtividade e conseguir economizar na área financeira. Conquistamos uma nova eficiência, segurança e vantagens de acesso e eliminamos os custos com papéis e arquivos. Foi a solução ideal em todos os aspectos do que queríamos conseguir.”