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De pilhas de papel amarelado a contratos de aluguel digitalizados

“Em geral, para nós é importante ter a máxima qualidade de imagem na digitalização” Michael Raddatz, administrador de sistemas, Haus & Grund Kiel

A Haus & Grund Kiel, empresa de gestão imobiliária, está digitalizando suas montanhas de papel com uma poderosa solução de digitalização da Kodak

Ele não pára de trabalhar: oito horas por dia, mês após mês – Até o fim de 2011 (ou quase isso), o scanner KODAK i4200 da Haus & Grund Kiel Property Management estará ocupadíssimo convertendo cerca de 50.000 contratos de aluguel e venda de imóveis do papel para o formato digital. Isso obviamente não é tarefa fácil. Para cumpri-la, a empresa estava em busca de um scanner que aliasse velocidade, qualidade e confiabilidade à máxima facilidade de operação. "O KODAK i4200 satisfez 100% esses requisitos", diz Michael Raddatz, administrador de sistemas da Kiel, empresa fundada há muitos anos.

A Haus & Grund Kiel tem mais de 135 anos de experiência na gestão de propriedades e imóveis, sejam casas ou apartamentos. Ela começou em 1873, com uma sociedade imobiliária para a área de Kiel e arredores que, em 1932, criou um departamento para a gestão específica das propriedades imobiliárias de seus próprios membros. Em 1954, esse departamento transformou-se na Haus & Grund Kiel Hausverwaltung, uma empresa incorporada com funcionamento à parte. Hoje, cerca de 50 funcionários administram 9.000 apartamentos. No âmbito de uma reestruturação das tarefas, detectou-se algum tempo atrás a necessidade de dar acesso simultâneo aos funcionários dos diversos departamentos de diferentes locais aos contratos de aluguel e venda, necessidade essa que não poderia ser atendida com as tradicionais pastas suspensas de arquivos. Diante disso, resolveu-se implantar um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos e, no fim, foi escolhida uma solução ELOprofessional.

A questão era: como seria possível transferir milhares de documentos antigos, com eficácia e economia, para um novo sistema? A terceirização seria cara demais, de modo que Michael Raddatz pegou um documento como amostra, foi à CeBIT e o usou para fazer um teste com diferentes fabricantes de scanners. "Parte da nossa documentação é muito antiga, e parte está em péssimo estado. Os documentos mais antigos são de 1964", explica o administrador de sistemas. "É uma verdadeira barafunda de documentos espessos e finos, de tamanhos que vão do cartão postal ao extra grande, alguns em papel-manteiga extremamente amarelado, com fotos ou adesivos. Cada documento tem entre 100 e 200 páginas."

Originais em péssimas condições extremamente bem processados

O pessoal da Kodak aceitou o desafio. O modelo i4000 usado para demonstração no box da CeBIT mostrou-se mais veloz e mais adaptável a diferentes documentos que todos os seus concorrentes, além de apresentar resultados finais de melhor qualidade. A Icon GmbH, parceira da ELO, também recomendou a tecnologia KODAK: "A série i4000 da KODAK destina-se às empresas de médio porte que querem digitalizar a correspondência recebida de forma produtiva e barata", diz Matthias Rump, da Icon, que havia promovido o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ELOprofessional e a solução de digitalização na Haus & Grund. "Usando o comprovado Capture Pro Software, o novo scanner saiu-se bem com uma grande variedade de documentos". Recursos adicionais, como a Smart Function, permitem o envio de documentos digitais com o simples toque de um botão para destinos como e-mail, aplicativos da área de trabalho, organizador de rede e servidores Microsoft Share Point.

Nenhuma despesa com treinamento

Entre março e junho de 2010, a Haus & Grund já havia digitalizado 3.500 do seu total de 8.500 contratos de aluguel. Isso só ocorreu graças, principalmente, a seis aprendizes, sem os quais não teria sido possível efetuar uma conversão de documentos tão extensa em tão pouco tempo. A facilidade de uso do i4200 ajudou-os a conseguir isso. Os aprendizes conseguiram rapidamente realizar as operações sem nenhum treinamento. Para reduzir a carga de trabalho deles, a empresa temporariamente empregou também alguns estudantes para preparar os documentos. Hoje, os aprendizes se revezam todos os dias na digitalização dos documentos.

"É importante classificar e separar bem os documentos" explica Michael Raddatz. "Antes do processo de digitalização, todas as páginas devem ser alinhadas por cima, e os adesivos têm de estar presos de forma a não cobrir nenhuma parte do texto. Depois que isso é feito, os aprendizes só precisam colocar a pilha de folhas no alimentador, pois o scanner as puxa automaticamente para dentro em poucos minutos. Os outros scanners às vezes apresentam alimentação incorreta quando as páginas têm muitos adesivos. Com o i4200, na maioria das vezes podemos deixá-los nas páginas, pois a digitalização se processa da mesma maneira. Ele detecta as alimentações duplas, que sempre ocorrem de vez em quando, melhor que os scanners da concorrência", diz Michael Raddatz com base em sua experiência. A seu ver, essa função e a possibilidade de capturar bem até mesmo documentos pequenos são as maiores vantagens do i4200. Porém, se o scanner ocasionalmente detectar um adesivo colocado em papel A4 como alimentação dupla, essa página é apagada, o adesivo é colado no verso da folha e a página é digitalizada novamente.

OCR e indexação com o KODAK Capture Pro software

Após a digitalização, o KODAK Capture Pro integrado inicia o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Isso depois permite a pesquisa de texto integral no arquivo. A versão mais recente do Capture Pro é compatível com o MICROSOFT WINDOWS 7 e dispõe de recursos de OCR aprimorados, além de importação e indexação automáticas de imagens de outras fontes. O Capture Pro contém um modelo em que os funcionários temporários da digitalização inserem o número do locatário ou do imóvel de cada documento como índice para classificação por palavra-chave. Esse número então passa a fazer parte do nome do arquivo PDF gerado pelo Capture Pro e é transferido para o sistema da ELO para posterior processamento e arquivamento.

Após a digitalização, os antigos documentos são primeiramente armazenados por algum tempo em caixas de papelão. A equipe responsável usou uma lista do Excel para registrar o que já havia sido digitalizado e em que caixa está cada documento, para o caso de algo precisar ser redigitalizado. A médio prazo, a Haus & Grund destruirá os documentos em papel.

Quanto melhor a digitalização, mais fácil será o processamento pelo DMS

"Em geral, para nós é importante ter a máxima qualidade de imagem na digitalização porque, quanto melhor a solução de digitalização, mais fácil será o processamento da documentação no DMS depois", diz Michael Raddatz. Perfect Page — uma tecnologia de processamento de imagem desenvolvida pela própria Kodak, com a qual o scanner i4200 e todos os outros modelos da Kodak estão equipados — garante a qualidade de imagem sem reajuste manual.

Após a instalação do sistema no local pela Icon GmbH, a Kodak continuou a prestar assistência para otimizá-lo durante a continuação do projeto. "Uma de nossas recomendações foi abandonar os tons de cinza e usar o colorido na digitalização", explica Godo Jessen, gerente de contas especiais de Document Imaging da Kodak. Porque o reconhecimento automático de cores não pode ser usado com alguns padrões típicos de fotografia, como mofo em uma parede branca. Por outro lado, com os tons de cinza, o padrão é difícil de ver. O uso sistemático da reprodução de cores permite à Haus & Grund Kiel reduzir ligeiramente a resolução da digitalização, o que produz em média uma redução de 2/3 no tamanho. As vantagens em termos de espaço na memória e velocidade de acesso mais do que compensam a redução mínima na taxa de digitalização.

Hoje a, tecnologia de DMS e o scanner Kodak i4200 propiciam à Haus & Grund um procedimento de trabalho mais eficiente e um fluxo de dados mais rápido. Os locatários beneficiam-se do fato de o encarregado de processar seu caso poder acessar imediatamente a documentação necessária, caso esta já esteja disponível em formato digital. Quando todos os 8.500 documentos referentes a aluguéis tiverem sido digitalizados, o scanner Kodak será usado para digitalizar os documentos referentes a compras, que são cerca de 40.000, e depois para cuidar gradualmente de toda a correspondência recebida. Os documentos recém-recebidos são imediatamente digitalizados, é claro. Se o arquivo associado ainda não existir em formato eletrônico, cria-se um novo arquivo digital que é preenchido com a correspondência atual, antes da posterior de documentos antigos. Considerando tudo, o projeto-piloto de Kiel está estabelecendo padrões compatíveis com o processamento eficiente de documentos na Haus & Grund Property Management. Outros associados estaduais e locais da Haus & Grund seguirão em breve o seu bem-sucedido exemplo. Todos os participantes do projeto de Kiel têm a certeza de que esse será o caso.