Faça download de Versão em PDF (em inglês) desta história.

A Albyn Housing Society optou pela tecnologia do scanner KODAK i1420 para processar o registro de inscrições para habitação nas Highlands

A Albyn Housing Society instalou um sistema ScanLink para o gerenciamento de documentos eletrônicos (EDM) e um scanner duplex KODAK i1420 para gerenciar toda a documentação gerada na disponibilização de moradias para aluguel acessível nas Highlands escocesas. A solução foi fornecida pelo revendedor de Inverness, Solution X.

Com processamento de até 60 páginas por minuto, o KODAK i1420 aceita quase todos os tamanhos e formatos de documentos, além de contar com a tecnologia de imagem Perfect Page da KODAK, garantindo que a equipe de alocação da Albyn Housing Society obtenha digitalização de qualidade logo de primeira.

A Albyn Housing Society administra mais de 2 mil imóveis alugados e mais de 200 casas de propriedade compartilhada nas Highlands da Escócia, uma área do tamanho do País de Gales que é o lar de cerca de 218 mil pessoas. Uma sociedade registrada de posse de imóveis, fundada pelo governo escocês em conjunto com bancos e sociedades de construção, emprega 70 funcionários e tem sua sede em Invergordon, 25 milhas a norte de Inverness. Atualmente com mais de 2.000 famílias instaladas em suas moradias, a Albyn Housing Society está gastando mais de 25 milhões de libras na construção de novas habitações e na renovação de imóveis em sua área de abrangência.

Em junho deste ano, todos os senhorios de habitações de preço acessível nas Highlands escocesas — cinco associações de habitação independentes, incluindo a Albyn e o Highland Council — apresentaram um formulário e um processo em comum para inscrição de habitação, com o objetivo de racionalizar e simplificar o controle das inúmeras solicitações de acomodação.

Robin Nairn, Diretor Financeiro e de TI da Albyn Housing Society, afirma: “Existem, ao todo, cerca de 20 mil imóveis nas Highlands que são administrados pelas diversas associações e o Highland Council. Historicamente, cada um deles teve seu próprio formulário e listas de espera, e a pessoa que quisesse uma residência provavelmente teria que inscrever-se em seis organizações diferentes que usavam seis formulários distintos. Hoje em dia, há apenas um processo e um formulário, o que aumentou muito a eficiência. Isso beneficia todos os envolvidos — nós, nossos clientes e nossos parceiros.”

O scanner Kodak foi adquirido em março de 2008 para gerenciar essa papelada. Nairn explica: “Precisávamos de um scanner da mais alta qualidade para dar conta do volume de papel que costumava atolar nos nossos scanners antigos. Fizemos o pedido de um KODAK i1420. Ele foi recebido e tem funcionado sem qualquer complicação."

O scanner Kodak é usado pela equipe de alocação — grupo responsável por avaliar as inscrições — o que acelerou o processo geral de administração da lista de espera. Segundo o Sr. Nairn, “Reduzimos o tempo gasto para alocar um imóvel quando ele fica 25% disponível.”

Quando uma pessoa ou família se inscreve para conseguir habitação de preço acessível, ela é avaliada por um método de pontos que concede uma residência primeiro para quem atingir um número específico, de acordo com alguns critérios como condições de saúde, segurança ou falta de acomodação.

A Albyn Housing Society também está usando o software de gerenciamento de documentos ScanLink, da DataImage Software Limited, para processar toda a papelada digitalizada relativa a seu catálogo de imóveis. Implantado em setembro de 2007, o ScanLink é fácil de usar com sua interface de usuário semelhante à do Microsoft Windows. Com ele, a equipe de alocação digitaliza os documentos e os salva em arquivos virtuais após indexarem as informações.

Segundo o Sr. Nairn, “Quando chegou a hora de renovar a nossa sede, aproveitamos para instalar o ScanLink e, com isso, dar fim a 40 ou 50 arquivos de fichário que estavam atravancando o escritório.”

A papelada gerada pelas equipes de manutenção de imóveis e habitações da Albyn é considerável, incluindo: correspondência com inquilinos, formulários de inscrição, informações de manutenção e aluguel, relatórios médicos e informações relevantes sobre os inquilinos.

O software de gerenciamento de documentos produz a eficiência que a Albyn Housing Society almejava e ainda pode oferecer mais: será usado por outras equipes da organização. O Sr. Nairn afirma, “Nossa equipe de desenvolvimento que adquire terrenos e constrói residências usará o ScanLink em breve para gerenciar toda a papelada gerada por ela, como requerimentos para construção, desenhos de arquitetos e correspondências com construtores. Paralelamente, todos que trabalham conosco também farão o mesmo para gerenciar a papelada relacionada a RH, saúde e segurança, atas de diretoria e correspondências em geral.”