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Como o Gosch Automotive Group transformou uma montanha de papelada em um fluxo contínuo de informações digitais

“As seis revendedoras geram 250 mil documentos por mês”, disse Richard Rodgers, vice-presidente e diretor financeiro do Gosch Automotive Group, Califórnia. “Pela lei, a documentação da venda de um automóvel, inclusive o contrato, a solicitação de financiamento, a papelada do Departamento de Trânsito – enfim, todos os documentos da transação – tem de ser guardada por dez anos. Nossos registros de serviços – como notas fiscais de reparos, documentação da garantia, notas dos técnicos, faturas etc. – precisam ser mantidos por sete anos.”

Convenhamos que isso é documento para lotar qualquer estacionamento! E antes de sua solução digital de gerenciamento de documentos, a Gosch havia alugado um prédio inteiro só para guardar a papelada. Mesmo assim, as revendedoras continuavam enfiando papel onde quer que pudessem. Além disso, a Gosch gastava anualmente uma soma significativa terceirizando a gravação de seus registros em disco para backup e segurança.

Grande parte das informações em papel mantidas pela empresa é extremamente importante. O cumprimento da lei é essencial e, quando um documento em papel se perde, a empresa paga caro. “Quando uma solicitação de financiamento é recusada, a empresa tem que guardar essa documentação por sete anos”, explicou Rodgers. “Se não puder apresentá-la quando solicitado, terá de pagar advogados, e isso é caro. É crucial ter acesso rápido a esses documentos.” Quanto aos registros de serviços, cada fabricante automobilístico exige uma documentação diferente.

Digitalização voltada para as revendedoras de automóveis
Quando Rodgers chegou à Gosch, há dois anos, sabia que era imprescindível uma solução de captura/armazenamento/recuperação de documentos. Entretanto, lembrava-se de que a busca de um sistema desse tipo, voltado para o setor automobilístico, não havia produzido resultados satisfatórios quando ainda trabalhava em outra firma. “Lembro-me de que havia uma infinidade de cobranças por clique, fora o valor da própria licença”, observou ele. “Mas quando comecei a conversar com Mike e Mike (Brown e Hawley, da ADocs), vi que as propostas que eles apresentavam não tinham nenhuma dessas despesas.”

Quando começou a pesquisar sua solução em 2005, Rodgers logo percebeu que a ADocs tinha uma clara vantagem, pois poucos de seus concorrentes haviam criado sistemas voltados para as necessidades características das revendedoras automobilísticas.

“Estamos sintonizados com as operações das revendedoras, e isso nos coloca em vantagem quando vamos criar um sistema sofisticado de gerenciamento de documentos, que preveja todas as sutilezas e complexidades do ramo”, afirmou Mike Brown, co-proprietário da ADocs e responsável pelo setor de vendas e marketing. “Sabíamos, por exemplo, que a documentação das revendedoras possui formulários que fogem ao padrão normal, inclusive um que tem mais de 80 cm de comprimento”, ressaltou Mike Hawley, o outro proprietário da ADocs, que é responsável pelo setor de serviços de informática. “Por isso, recomendamos os scanners KODAK i260 com RAM adicional.

A Gosch tira partido da digitalização distribuída ao utilizar scanners KODAK i40 porque, assim que um documento é preenchido, a revendedora o digitaliza para aprovação e encaminhamento. “Para a digitalização de documentos dos setores de vendas, serviços e outros que necessitam de distribuição, adoramos os scanners Kodak i40 e, por isso, os recomendamos à Gosch”, acrescentou Brown. Rodgers concorda com as opções de hardware.

“Estamos impressionados com a robustez dos scanners i40”, afirma Rodgers. “Em pouquíssimo tempo, colocamos neles centenas de milhares de documentos. Diria que, no mínimo, 1 milhão e 400 mil, e a velocidade e consistência na qualidade de imagem são excepcionais.”

O software de captura KODAK também é ideal para a digitalização distribuída. “Você está lidando com muita gente, e essas pessoas nem sempre têm mentalidade técnica. Portanto, os botões grandes são uma vantagem. Elas simplesmente colocam o documento no scanner, pressionam um botão verde, fazem o controle de qualidade ou a indexação e pronto”, concluiu Hawley. A ADocs é fã dos produtos Kodak. “Já trabalhamos muito com a Kodak há alguns anos, quando tínhamos um bureau de serviços”, relembrou Brown. “Os scanners dela são sempre bem-acabados e têm excelente durabilidade. Aderimos ao seu programa de revenda autorizada de produtos de geração de imagens quando iniciamos a ADocs.” A sede da ADocs fica em Valencia, ao norte de Los Angeles.

O FileBound Software revelou-se uma opção perfeita para o sistema back-end de recuperação e armazenamento de documentos da Gosch, já que poderia ser dimensionado para qualquer limite de volume quer ela pudesse atingir. “Atualmente o sistema conta com cerca de 200 usuários, e podemos restringir o acesso dos funcionários aos dados e funções”, afirmou Rodgers. “A maneira como a ADocs personalizou o FileBound Software para nós torna esta solução bem mais flexível que outros sistemas que investigamos.”

Começar pelo presente para depois voltar ao passado
A meta inicial da Gosch era alocar funcionários já pertencentes ao quadro para a digitalização de documentos atuais. Mas agora ela emprega os assim chamados “operadores de digitalização retroativa” – estagiários e principiantes que estão digitalizando gradualmente toda a documentação arquivada pela Gosch em ordem cronológica inversa.

A solução da ADocs aos poucos foi implementada em todas as revendedoras. “Nosso departamento de contas a pagar é centralizado”, disse Rodgers. “Agora, além de total controle, temos processamento em tempo hábil para encaminhar as contas dos diversos departamentos. Essa é uma tarefa imensa e muito trabalhosa, mas racionalizamos bastante o processo, eliminando a duplicidade de iniciativas já no nível das revendedoras.” A Gosch agora está digitalizando também os certificados de seguros dos vendedores e fazendo cópias de todos os formulários de seguros, notas, contratos de leasing, pagamentos e restituições de impostos e outros dados críticos.

Graças aos recursos implementados pela ADocs, a Gosch está usando códigos de barras pré-impressos nos formulários da manutenção e gerando códigos de barras para determinar chaves, como número da loja e número do documento. Essas chaves são comparadas a uma tabela de acesso para preencher os índices usados para a pesquisa dos documentos.

Mudando a empresa e sua cultura
A transição para este sistema foi um desafio. “Não estávamos só mudando uma forma de trabalhar, estávamos mudando toda uma cultura”, afirmou Rodgers. “Estávamos eliminando uma folha de papel, e as pessoas adoravam guardar aquela folha de papel. Mas elas logo viram que poderiam recuperar, ver e referenciar os documentos com muito mais rapidez – além de imprimi-los, se necessário. E passaram rapidamente do medo à aceitação, a ponto de se tornarem verdadeiras fãs. Agora, quando os clientes chegam, elas gostam de exibir o sistema para eles.”

No nível prático, os funcionários da Gosch deixaram de ter que "pescar" documentos em um arquivo, repô-los e depois ainda ficar com medo de haver mexido na ordem. E no setor de contabilidade também há acesso fácil para pesquisa e conciliação, diretamente dos desktops. O gerenciamento da documentação contábil das revendedoras é centralizado, em vez de feito localmente em cada uma delas.

Economia racional de tempo e dinheiro
“Adquirimos grandes vantagens em termos de produtividade, mas nossa maior economia virá daqui a um ou dois anos, quando tivermos feito toda a digitalização retroativa de nossa massa de documentos”, observou Rodgers. “Nossos custos de armazenamento externo são altos, e vamos nos livrar deles. Há anos vimos mandando todos os nossos balanços mensais a um bureau de serviços para gravação em discos. Agora fazemos seu download para um arquivo de texto e os inserimos diretamente no FileBound Software. O gasto que deixamos de ter com serviços terceirizados compensa em muito a depreciação do sistema.”

"Em uma escala de zero a dez, eu diria que nosso nível de satisfação está acima de nove.

“O projeto representa uma evolução que está se processando extremamente bem. Não poderíamos ter feito isso sem a ADocs. Eles foram muito receptivos e inovadores na forma como personalizaram o FileBound Software. E fizeram as melhores opções de scanners Kodak para nosso trabalho e nossas revendedoras”, concluiu Rodgers.

Embalada pelo sucesso na Gosch, a ADocs pretende levar sua solução para a feira anual da associação de revendedoras automobilísticas dos EUA, a National Auto Dealers Association (NADA), a fim de promovê-la em todo o território nacional. E vai integrar o novo scan station KODAK 100 ao seu leque de opções por acreditar que sua fácil utilização o torna perfeito para a digitalização distribuída em ambientes não técnicos.