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Scanner KODAK SCANMATE i1120 com KODAK Capture Pro Software

A GO Management pára de arquivar e começa a ser mais eficiente com o Scanner KODAK SCANMATE i1120 e o KODAK Capture Pro Software

Antes da chegada do Scanner KODAK SCANMATE i1120 e do KODAK Capture Pro Software, Susan Teeter e seus colaboradores da GO Management perdiam muito tempo gerenciando papéis, às vezes o dobro do tempo necessário. A GO Management administra mais de 100 imóveis em Boston, Massachusetts, e seu negócio gera um volume significativo de faturas, cheques, documentação de condomínios, escrituras, declarações bancárias e outros documentos relacionados.

“Nós tínhamos um processo em que as faturas chegavam e eram arquivadas primeiramente por cada imóvel”, conta Susan Teeter, assistente administrativa na GO. Em seguida, a pessoa responsável as levava para efetuar o pagamento, mas as arquivava em uma pasta diferente depois que eram pagas. Nós realmente estávamos gerenciando e preenchendo tudo duas vezes!"

Não era um sistema de fluxo de trabalho dos mais eficientes, gerava um volume significativo de papel, ocupava espaço porque precisávamos de vários gabinetes de arquivos, consumia horas de trabalho das pessoas e possibilitava a perda de documentos, que podiam ser arquivados incorretamente.

Insira a solução para uma menor quantidade de papéis

Em 2010, o proprietário da GO Management, Raphael Gottesman, decidiu que era hora de encontrar uma solução mais produtiva e eficiente. Ele encarregou Teeter de descobrir a resposta e ela começou (como muita pessoas fariam hoje em dia) com uma pesquisa on-line por scanners. Ao entrar no site da Kodak, Teeter ficou impressionada com o que os scanners da KODAK podiam fazer. Ela encontrou um revendedor autorizado da KODAK Document Imaging Products: o escritório de Boston do Document Imaging Group (DocIGroup).

Steve Glynn, do DocIGroup, visitou a sede da GO Management em Cambridge, Massachusetts, para fazer uma avaliação local e discutir a situação. Ele verificou que, naquele momento, a GO não usava nenhuma solução de digitalização ou gerenciamento digital de documentos, operando exclusivamente com papéis. Após a demonstração das vantagens dos scanners e do Capture Pro Software da KODAK para Teeter, a GO Management adquiriu um sistema com o objetivo de simplificar seus processos.

O pessoal do escritório da GO viu como seu novo Scanner KODAK SCANMATE i1120 poderia capturar e digitalizar rapidamente documentos e formulários, como faturas, e como uma estrutura automatizada de pastas/nomeação poderia ser estabelecida por meio de indexação. Agora é possível utilizar o recurso de pesquisa de banco de dados do Capture Pro Software para preencher automaticamente os campos de índice obrigatórios e simplificar a entrada de dados, eliminando um grande volume de entrada manual.

Hoje, todos na rede local da GO Management podem acessar rapidamente faturas pagas e não pagas, imprimir uma cópia, se necessário, e enviar uma cópia a um colaborador ou fornecedor. “Também podemos visualizar qualquer documento simultaneamente,” comenta Teeter. “É muito mais rápido e fácil e menos problemático do que andar até um gabinete de arquivos, tentar encontrar o documento certo e certificar-se de colocá-lo no lugar correto novamente. Nós indexamos cada fatura pelo nome do imóvel. Então, é fácil localizá-las.”

O proprietário, Gottesman, concorda e acrescenta que o Scanner i1120 e o novo sistema também simplificaram o processo de gerenciamento. “Com freqüência, um de nossos gerentes ou eu precisamos pesquisar para um cliente os pagamentos feitos, quando e para quem," ele observa. “Isso costumava ser um esforço muito demorado. Tínhamos que consultar uma quantidade enorme de papéis. Hoje, simplesmente acho o que preciso no meu computador. Eu recomendo esse Scanner KODAK para todo mundo!”

Planejando recursos e serviços aprimorados

Os planos de digitalização futuros incluem a digitalização dos documentos de associações de condomínios e sua disponibilização no site da GO Management. Além dos moradores de condomínios de apartamentos, os clientes da GO também incluem associações de proprietários e administradoras de condomínios. Essas organizações utilizam muitos documentos que precisam ser acessados por vários locatários e acionistas. Atualmente, os documentos em papel estão armazenados nos escritórios da GO Management, e qualquer pessoa que precise de uma cópia precisa ir ao escritório e pagar uma taxa para cada formulário ou impressão. A postagem de documentos on-line economizará tempo e custos, e criará um meio de acesso muito mais fácil e rápido.

Teeter e seus colaboradores no escritório rapidamente ficaram muito orgulhosos de seu scanner KODAK SCANMATE i1120. “Adoro esse scanner. É rápido e fácil de usar”, ressalta Teeter. “E o software é muito intuitivo. Mesmo quando clicamos sem querer em alguma coisa da qual não temos certeza, sempre sabemos onde estamos e o que devemos fazer em seguida. Além disso, Steve e o pessoal do DocIGroup têm sido ótimos. Quando temos um problema, eles estão sempre prontos para nos dar a resposta certa e resolver o problema."

A verdade é que hoje a GO Management processa e acessa com muito mais facilidade suas faturas e documentos importantes. “Esse sistema foi o primeiro passo perfeito para nos livrarmos de tanto papel, e estamos ansiosos para utilizar completamente seus recursos para fazer mais coisas digitalmente”, comenta Teeter.

Para obter mais informações sobre o Scanner KODAK i1120 e outros modelos para ambientes de digitalização distribuída, entre em contato com um revendedor autorizado dos produtos KODAK Document Imaging ou ligue para 1-800-944-6171.