A forma mais fácil de ajudar a proteger os registros empresariais importantes contra falsificação ou perda.

Visualize o fluxo de trabalho de arquivamento de referência

Será que, quando precisar, você irá encontrar uma cópia confiável de um registro eletrônico para validar uma transação, satisfazer um litígio, ou atender requisitos regulamentares e de auditoria? A reprodução de um registro pode ser perigosa. Mesmo em operações estritamente controladas, fitas de backup podem se extraviar. Hardware e software podem se tornar obsoletos. Os bancos de dados de armazenagem dos metadados que definem as camadas de registros eletrônicos podem expirar. A migração de dados é onerosa e pode sofrer erros de transcrição.

Diversifique o gerenciamento de seus registros e reduza sua exposição a riscos.

É possível evitar muitas despesas e transtornos relacionados à armazenagem de registros somente em formato digital através do arquivamento de referência dos documentos importantes de sua empresa. Com base na tecnologia desenvolvida pela Kodak, o arquivamento de referência copia os registros que você deseja proteger em um formato analógico em mídia com certificado ISO. Todas as informações contidas no registro original são capturadas. Esses documentos não-voláteis podem ser acessados eletronicamente para autenticar atividades em curso como transações on-line, ou como suporte para atividades de auditoria acionadas por atividades regulamentares e ações jurídicas. Também estão assegurados o acesso e a recuperação de dados a longo prazo.

Coloque seu arquivamento de referência no piloto automático.

Os gravadores da série i9600 são a maneira ideal de arquivar registros com a gravação instantânea de arquivos comerciais padrão, incluindo Microsoft Word, PDT/PDF e imagens JPEG coloridas ou em tons de cinza. Eles aceitam arquivos digitais, organizados pelos atributos selecionados de gerenciamento de registros, como classe, data ou eliminação programada, e criam cópias dos registros na mídia de arquivamento de referência KODAK. Índices auto-descritivos oferecem seqüência de auditoria incorporada e ajudam a tornar o Repositório de arquivamento de referência digitalmente acessível através dos aplicativos principais. A mídia de arquivamento de referência pode ser automaticamente pesquisada e redigitalizada para acesso e recuperação on-line, oferecendo validação a curto prazo e armazenagem a longo prazo dos registros sem sobrecarregar os servidores.

Mantenha as informações e deixe os dados de lado: quando você complementa sua estratégia de gerenciamento de registros em formato digital com o arquivamento de referência da Kodak, é fácil ver os benefícios. Chega de rezar para que o conteúdo e os metadados se juntem como deveriam para formar um registro eletrônico digital. Em vez de resgatar de componentes voláteis distribuídos entre servidores e aplicativos, basta carregar a mídia em um scanner de recuperação e apresentar o registro intacto que a microfilmadora da série i9600 cria. Não é necessário fazer nenhum tipo de compilação ou conversão.

O registro é mantido na íntegra, intacto, no arquivamento de referência, onde está a salvo de hackers e exclusão acidental. Não há necessidade de manter servidores, mídia nem aplicativos redundantes só para acessar os registros importantes da empresa, gerados por sistemas de e-commerce, SCM, CRM, ERM e ERP. Você pode eliminar as despesas de atualização de mídia e migração de formato. Em vez de gastar entre US$800 e US$5.000 anuais por gigabyte para manter os dados em um servidor, é possível determinar a expiração e a exclusão periódica das informações. O resultado pode reduzir substancialmente o custo total de propriedade.

Complemente sua estratégia de gerenciamento de registros: o software do subsistema de captura e as microfilmadoras da série i9600 oferecem um método altamente automatizado de conversão de registros para o formato do arquivamento. Você pode definir um processo com base em regras para exportar os registros selecionados para o arquivamento de referência que funciona em segundo plano. A duplicação e a armazenagem dos registros arquivados são fáceis, baratas e seguras.

Quando quiserem consultar registros específicos, os usuários poderão pesquisar o banco de dados da empresa a partir de seus próprios aplicativos. As solicitações serão transmitidas pela rede para as estações de trabalho de recuperação eletrônica que você preferir dentre as comercializadas pela Kodak. Onde o registro será localizado, digitalizado e devolvido. Os registros podem ser processados em lote e gerenciados automaticamente como pastas. As imagens digitais podem ser reutilizadas da mesma forma que qualquer outro arquivo digital. Elas podem ser distribuídas no formato desejado pelo solicitante (impressão, fax ou anexo de e-mail) ou armazenadas em um servidor de imagens, após serem submetidas ao esquema de compactação em uso. Os solicitantes – sejam usuários de sua rede, clientes ou auditores externos – podem então ser direcionados para as imagens através de links inseridos em mensagens de e-mail.

Implemente o arquivamento de referência com velocidade e qualidade: todo o hardware, software e mídia necessários para criar e acessar um arquivamento de referência de registros digitais já estão disponíveis. O processo já foi testado no gerenciamento de documentação e de conteúdo em larga escala. A tecnologia nuclear tem base nos padrões ISO/ANSI e usa mídia com certificado de durabilidade de 500 anos. Como solução de gerenciamento de registros, o arquivamento de referência possui durabilidade praticamente indefinida. As microfilmadoras da série i9600 oferecem saída rápida e prática, de qualidade comparável à da página impressa, mas com propriedades de gerenciamento e armazenamento muito mais eficientes e economicamente vantajosas.