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El Departamento de Salud de Memphis y el Condado de Shelby soluciona los problemas inmediatos de calidad y almacenamiento, a la vez que se prepara para la futura administración de registros electrónicos

Cuando se recibe una citación para reproducir un registro médico para un juicio, no se pierde tiempo respondiendo, especialmente porque por ley, debe crearse el documento en un corto espacio de tiempo. Así que imagine la ansiedad que sentiría si tuviese que buscar el documento en un sistema de microfilms (insertar el carrete, girar manualmente el lector). Y suponga que pasa por todo eso y descubre que la impresión es ilegible. Un día muy poco productivo.

En cambio, imagine la seguridad que sentiría buscando rápidamente en la unidad C: para recuperar el documento e imprimir una copia nítida y de gran cantidad en unos segundos.

Acumulación de trabajo pendiente de registros médicos

El Departamento de Salud de Memphis y el Condado de Shelby atiende a casi 200.000 pacientes al año en 14 clínicas del condado de Shelby y su área de servicios metropolitanos. Por ley, es obligatorio que cada clínica conserve los registros médicos durante dos años y que sea capaz de reproducir los registros a petición de un mandato judicial o citación, en un espacio de tiempo específico. Los archivos se purgan cada dos años y se envían a unas instalaciones de almacenamiento externas por un periodo de tiempo concreto. El espacio exacto de tiempo depende de la edad del paciente y del tratamiento médico proporcionado.

Hasta 2006, el Departamento de Salud almacenaba registros médicos en carretes de microfilms, en los propios centros, con copias de seguridad en unas instalaciones externas. Entonces, este sistema de microfilms se estropeó. Y el Departamento de Salud acumuló trabajo pendiente de registros médicos que esperaban a ser archivados permanentemente. Mientras tanto, almacenaron copias impresas en cajas, que ocupaban una cantidad significativa de espacio de almacenamiento e hicieron que la recuperación de registros llevase mucho tiempo.

Mejora de la eficiencia del almacenamiento y recuperación de registros médicos

En lugar de adquirir otro sistema de microfilms, “buscamos scanners que cubriesen nuestras necesidades de archivo actuales y nos colocaran en buena posición para una futura transición a la administración de registros electrónicos”, afirma la Dra. Judy Martin, jefa de Enfermería, Departamento de Salud de Memphis y el Condado de Shelby.

A principios del año 2007, Martin; Shawn McClure, administrador de Tecnologías de la Información del Departamento de Salud y Christine Murrell, gerente de la Unidad de Enfermería, se reunieron con el integrador de imágenes de documentos Brad Moritz de Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) en Memphis. El equipo identificó las necesidades de digitalización de documentos y archivo del condado e investigó cómo podría utilizarse una aproximación multifásica para que el condado avanzase con el presupuesto disponible. Entonces ISSI recibió a los representantes del condado en su centro de operaciones de la zona central de Estados Unidos (centro de conversión de documentos autorizado por Kodak) donde el equipo pudo ver varios scanners de Kodak en funcionamiento.

“Nuestra decisión de optar por el scanner i780 de Kodak se basó en el volumen”, declara McClure. “El scanner i780 de KODAK tiene la capacidad de almacenar y producir con rapidez y eficacia nuestro gran volumen de registros médicos”.

Las imágenes de alta calidad eliminan el problema de consumo de tiempo

El Departamento de Salud empezó a utilizar su nuevo scanner i780 de KODAK en junio de 2008. “Desde entonces, la nitidez de las imágenes archivadas es mucho mejor que antes, independientemente de la calidad de los originales”, afirma Murrell.

Agrega: “Antes, era un verdadero problema: recibía un mandato judicial o una citación para un registro médico y lo imprimía desde el microfilm, pero algunas veces tenía problemas para leerlo”.

Esto sucedía con frecuencia, especialmente cuando el documento original estaba impreso en papel coloreado. Ahora, con el scanner i780 de Kodak, Murrell no se preocupa por la calidad de la imagen.

“Ha sido una mejora fundamental”, afirma ella. “El problema de los documentos ilegibles se ha eliminado y ya no pierdo tiempo volviendo a trabajar con las impresiones y copiándolas de nuevo”.

Martin agrega: “Hemos aumentado nuestra productividad de un 100% a un 150% desde que empezamos a utilizar el scanner i780 de Kodak. Reduce el trabajo a la mitad. Y ganamos tiempo en cada paso del proceso: digitalizamos más rápido; comprobamos la precisión de forma inmediata y las imágenes son de mejor calidad, por lo que hay menos errores y, por tanto, se repite menos trabajo”.

El ahorro de espacio, la redundancia positiva y la eficiencia son beneficios clave

Actualmente, el Departamento de Salud utiliza su scanner i780 de KODAK sólo para el archivo. Si se utiliza con este fin, el scanner ahorra espacio y tiempo en comparación con el almacenamiento de copias impresas en cajas o la filmación y la administración de carretes de microfilms manualmente. “¡No se imagina cuántas cajas podemos almacenar en un disco!” exclama Murrell.

Otro beneficio clave de la solución de archivo que ofrece el scanner i780 de KODAK es la protección contra desastres. “Antes, almacenábamos dos carretes de microfilms, uno en los archivos del Departamento de Salud y otro en unas instalaciones externas a varios cientos de kilómetros de aquí. Eso son sólo dos copias.

“Ahora, con nuestro scanner i780 de KODAK, contamos con muchas copias: un DVD justo aquí en nuestros archivos, una copia de seguridad en el servidor del Departamento de TI, copias en DVD almacenadas en unas instalaciones locales a dieciséis kilómetros de distancia y almacenamiento permanente en unas instalaciones a varios cientos de kilómetros de distancia”, afirma McClure. “El hecho de tener los datos en varias ubicaciones significa que ya no nos preocupa lo que pueda sucederle a nuestros datos en caso de catástrofe”.

Disponer de copias de seguridad en las instalaciones también hace que la recuperación de datos sea más eficaz. “Puede accederse a la información y ésta es fácil de duplicar. Ya no tenemos que solicitar un documento ni hacer que nos lo envíen. Podemos producir imágenes de gran calidad in situ”, apunta McClure.

Preparados para el siglo XXI

Actualmente, el Departamento de Salud de Memphis y el Condado de Shelby utiliza su scanner i780 de KODAK para digitalizar lotes de documentos y KODAK Capture Pro Software para imprimir los datos en la unidad de archivo de documentos del departamento. En un futuro cercano, migrarán los datos a una base de datos y los pondrán en un servidor donde múltiples usuarios autorizados podrán acceder a ellos simultáneamente.

McClure reitera: “Nuestro scanner i780 de KODAK es el primer paso crítico hacia la administración de registros electrónicos. Con este scanner, estamos en una gran posición para dar el siguiente paso. Y cuando crezcamos, no tendremos que sustituir nuestro scanner: la capacidad de expansión del scanner i780 de KODAK fue un punto de venta muy atractivo para nosotros”.

Martin agrega: “Ése es el motivo por el que seleccionamos el scanner i780 de KODAK en primer lugar: cubre nuestra necesidad actual de almacenamiento de archivo eficaz y calidad de imagen mejorada; y también cubrirá nuestro aumento proyectado en el volumen y la planificación para implementar un sistema de administración de registros electrónicos totalmente integrado”.