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El centro médico Shands Jacksonville Medical Center da con las herramientas adecuadas para la administración de contratos
Para Debbie Monseratt, administradora de contratos del centro médico Shands Jacksonville Medical Center, Inc., disponer de su nueva solución de software/hardware para administración de contratos es como contar con los materiales necesarios para construir una casa. “No es posible trabajar como es debido sin disponer de las herramientas apropiadas, aunque lo hicimos durante años, con un sistema basado en los documentos de papel. Disponer de las herramientas apropiadas lo cambia todo”, asegura Monseratt. “Antes, el proceso era increíblemente complejo y tedioso.”
“Ahora la combinación de los scanners i30 de KODAK y el software PaperTracer de Health Asset Management, Inc. (HAMi) nos permite realizar el trabajo de manera mucho más eficaz y ahorrar tiempo y dinero.”
Administración de miles de contratos
El departamento de Monseratt en Shands, afiliado a la Universidad de Florida, maneja una amplia variedad de contratos. Desde acuerdos de cesión a contratos de ventas, para servicios que van del equipamiento diagnóstico de última tecnología para hospitales a acuerdos de adquisición de software. “El sistema de Shands es bastante peculiar”, afirma. “Actualmente, 150 administradores utilizan el sistema. Estos administradores tratan con varios fabricantes, y a continuación envían la documentación correspondiente, incluidos contratos, acuerdos, y demás, a nuestro departamento. Después dirigimos esos documentos a nuestro departamento legal, financiero o el que corresponda para que se revisen y aprueben.”
Antiguamente, Monseratt enviaba todos los documentos en papel, a menudo por fax o correo tradicional. Eventualmente, se comenzó a utilizar el correo electrónico con documentos de Microsoft Word adjuntos. Pero ni siquiera el correo electrónico solucionó los mayores problemas que generaba el redireccionamiento. “Circulaban constantemente versiones diferentes”, asegura. “Si nuestros abogados en Gainesville introducían un cambio, la gente de finanzas seguía trabajando con la versión anterior. Resultaba muy complicado asegurarse de que todo el mundo estaba en la página correcta, por decirlo así, y se perdía mucho tiempo. El proceso de reconciliar todos los cambios y obtener la aprobación final podía llegar a eternizarse.”
CONTEXTO
Un centro médico de gran tamaño dispone de un sistema de flujo de documentos en papel de contratos y acuerdos interdepartamentales ineficaz, frustrante y tedioso. El correo electrónico mejora ligeramente el proceso, pero no soluciona los problemas. | OBJETIVO
Crear un sistema electrónico de direccionamiento y aprobación de contratos y acuerdos. Eliminar los problemas resultantes de que ambas partes dispongan de versiones diferentes de un documento. Acelerar y agilizar el proceso para mejorar la productividad. Encontrar o construir un sistema que permita al centro médico trabajar de la manera que más le convenga, en lugar de tener que adaptarse a los requisitos del software. | SOLUCIÓN
Scanners i30 de KODAK junto con el software HAMi PaperTracer. | COMENTARIOS
“Hemos reducido espectacularmente el volumen de papel, la ineficacia y el tiempo malgastado. Estoy enormemente satisfecha de la solución combinada para el proceso de administración de contratos.”
Debbie Monseratt, Administradora de contratos, centro médico Shands |
Búsqueda de una solución más adecuada
El departamento de Administración de contratos comenzó a buscar una solución electrónica más productiva y ágil en octubre de 2003. Adquirieron el software PaperTracer y dos scanners i30 de KODAK en julio de 2004 después de un exhaustivo proceso de investigación y revisión. El nuevo sistema vio la luz en enero de 2005. “Casi todos los productos de software que consideramos implicaban nuestra adaptación al método de trabajo con el que fueron diseñados”, recuerda Monseratt. “Comprendimos que para crear una nueva base de datos, incluso para alterar de manera significativa las plantillas, tendríamos que ponernos en contacto con la compañía y darles tiempo para programar los cambios que necesitábamos. Con HAMi y PaperTracer , eran ellos los que se adaptaban a nuestra manera de trabajar. En una corta sesión informativa, HAMi me enseñó a crear departamentos, y yo misma diseñé las plantillas. Dado que las plantillas son dinámicas, puedo crear una nueva base de datos o modificar una existente en cuestión de minutos. En lugar de obligarnos a adecuar nuestra estructura de trabajo a su sistema, nos han permitido crear nuevas estructuras que nos permiten trabajar con la flexibilidad que necesitábamos.”
A la cabeza del sistema se encuentran dos scanners i30 de KODAK que recomendó Michael Tarpley, presidente y consejero delegado de desarrollo de software de HAMi. HAMi trabaja con Kodak en calidad de fabricante independiente de software. “Michael nos recomendó los scanners de Kodak , y estamos encantados con ellos”, afirma Monseratt. “También contamos con un scanner más antiguo de gran volumen de otro fabricante. Es enorme. Los scanners de Kodak pueden colocarse fácilmente sobre nuestros escritorios y funcionan directamente con el software PaperTracer y nuestros equipos informáticos. Son muy compactos, confiables, y proporcionan la rapidez que necesitamos.”
Una nueva manera de trabajar
Hoy en día, Monseratt asegura que la diferencia entre los viejos tiempos del papel y el nuevo sistema es notable. “Si alguien llega con un contrato, sólo tengo que colocarlo en el scanner de Kodak y se lo puedo devolver inmediatamente”, afirma. “Ya no hay necesidad de ir corriendo a la sala de fotocopias o de fax; todo se hace electrónicamente desde mi escritorio. Los administradores agradecen tener al alcance de su mano los contratos en el sistema HAMi, y la eficacia y la agilización del proceso de revisión y aprobación que ello conlleva. Ahora, en lugar de enviar contratos manualmente para que se revisen, el software PaperTracer los envía electrónicamente a todas las partes interesadas con una notificación por correo electrónico y un enlace al archivo.” El programa incluye un módulo de comentarios y revisión, diseñado por Shands, que pone en contacto a todos los que revisan los documentos. Ahora realmente todo el mundo está en la página correcta.
Monseratt ha establecido bases de datos diferentes para los distintos departamentos de Shands. “Cada área recopila datos diferentes, y ahí reside la belleza del software PaperTracer , en la facilidad con que puede personalizarse”, señala. “También nos permite restringir y permitir el acceso a nuestras bases de datos. Podemos establecer niveles de seguridad fácilmente, y bloquear algunas bases de datos.”
Su departamento ha llegado a agilizar su microcosmos de información mediante la creación de una base de datos para archivos cerrados y una base de datos de referencia con formularios y plantillas de ejemplo, un manual de usuario, artículos acerca de la negociación de contratos, listas de comprobación de elementos obligatorios y todo tipo de material de referencia.
“Una de las cosas que me encanta es no tener que depender de nuestro departamento de TI o de un fabricante”, asegura Monseratt. “Yo soy la administradora, y toda la programación la hacemos aquí. De hecho, le mostré a nuestra responsable de TI lo sencillo que es configurar una base de datos, y enseguida empezó a utilizar una para almacenar contratos de TI. Gracias a ello somos mucho más autosuficientes, lo que permite a nuestra gente de TI dedicarse a otras cosas y aumentar así la productividad general.”
“Al combinar los scanners de Kodak y el software PaperTracer somos más eficientes, y ahorramos tiempo y papel. Estoy enormemente satisfecha de la solución combinada de HAMi y los productos de Kodak para el proceso de administración de contratos. Por nada del mundo querría volver al sistema antiguo.”
Monseratt espera que la investigación que llevó a cabo antes de dar con esta solución ayude a otros en situaciones similares que trabajen en administración de contratos. “Aunque me gustaría que algún otro hubiera dado con esta solución antes y yo me hubiera podido beneficiar de ello, también sé que ésta es una solución fantástica. Recomiendo los scanners i30 de KODAK y el software PaperTracer porque han cambiado nuestra vida y nuestro trabajo, y nos han proporcionado beneficios muy positivos.”