“这个新程序简化了我们所有的操作。它告诉我们如何让员工进行更具生产效率的工作。”

Anthony Kafiti，1-888-OhioComp 的 IT 经理。

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背景

管理维护机构迅速地成长。大量的文书工作使重要文档的处理时间慢下来， 淹没了手动编档系统（和档案管理员）。

目标

减轻档案管理员的负担。简化扫描、排序、索引编排的过程。更轻易准确地查找文件。集成文件，让用户（即使是场外用户）可从他们的桌面访问文件。帮助员工更具有生产效率。

解决方案

柯达 i250 型扫描仪配合使用 OnBase 解决方案，具有用于 AnyDoc 软件的 OCR 。

直到最近，1-888-OhioComp 具有一间典型的文件室，里面有架子、纸张文件，以及全职档案管理员处理所有一切。但是该文书的工作负荷足以让两个全职员工忙碌工作，而且她很难赶得上不断增加的文档数量。

“最后，我们远远地落后于文档数量，我们知道我们必须作出改变。”Anthony Kafiti，1-888-OhioComp 的 IT 经理说 。“与其雇用额外的档案管理员，我们觉得如果有一个系统能让我们从索赔管理程序访问所有文件，这将会更有效率。我们也会将过度操劳的档案管理员转变成更快乐的员工，他可轻松地管理我们所有的扫描和索引编排。”

搜索寻找文件的更有效方式

1-888-OhioComp 位于俄亥俄州的 Cleveland，是合格的管理维护机构 (MCO)。该公司处理工人的索赔要求。它目前在俄亥俄州涵盖超过 12,000 位雇主，是该州第六大和增长最快的 MCO。

除了工人索赔要求的医学案例管理，1-888-OhioComp 也对那些与索赔相关的医学帐单的处理和支付负责，诸如 HCFA 1500、UB92、以及其他索赔表格类型。这自然地产生大量的文书工作。

在过去，公司键入所有文档然后将它们存储在文件橱柜中。手动文件归档是 1-888-OhioComp 刚开始时完成工作的一种适当方式。但是公司快速增长，六年前它只有五个全职员工。现在，它雇用大约 80 位员工并且预料增长率相当大的另一年度,包括即将在俄亥俄州的 Mansfield 开幕的第二间办公室。

在公司扩充期间，文件室几乎被纸张淹没，到处一片混乱。大量的文档使重要文档的处理时间慢了下来。即使是档案管理员也无法找出一份完整文件，或者，她无法在一份文件之中找到特定的文档。当审计期来临的时候，状况变得更加严重。

必须有人负责找出所有文件，并确保每份文件中包括所有需要的文档。有时，他们还必须重新创建整份文件。寻找索赔表格的情况也一样。如果他们首先没有适当地将文件归档，则情况将会因为文件归档数量的大量增加而变得更加严重，在未来几乎不可能找得到那些表格。

寻找正确的解决方案

1-888-OhioComp 开始搜寻可集成文件的解决方案，让在 MCO 中心工作的员工用户可从他们的桌面访问文件，MCO 中心是其当前的索赔管理软件系统（由 Marlabs, Inc. 设计）。

他们与 AnyDoc 软件携手合作，寻找用于电子文档存储的一些选择。最后，1-888- OhioComp 决定使用 OnBase 解决方案，它具有用于 AnyDoc 的 OCR 。AnyDoc 建议使用柯达 i250 型扫描仪作为理想的前端设备。

现在，1-888-OhioComp 使用 AnyDoc 软件的核心产品，即用于 AnyDoc 的 OCR，简化它处理例如 HCFA 1500，UB92 和其他索赔表格类型的方式。一旦键入一项索赔，即会进行扫描。用于 AnyDoc 的 OCR 获得 HCFA 和 UB 表格并使公司员工无需手动归档文件。

当他们扫描文档时，用于 AnyDoc 的 OCR 从扫描影像抽取选择数据（通过用户定义），根据他们的业务规则确认该数据，格式化数据，并作好将它传输到后端系统中的准备。最后，他们的扫描影像和数据会被存储并在需要时使用。

“员工和客户的反应都非常热烈。每个人对于能够在完成文档处理后切碎文件感到很高兴，因为他们知道文档已发送到扫描仪并且他们很快就会通过邮件收到。

处理棘手的文档

1-888-OhioComp 为不同类型的文档所困扰。这些表格有很多是医生的手写... 我们需要解释手写文字的易读性吗？公司也收到各种不符合标准格式（并非典型模板）的索赔表格。

每天，他们的接待员必须整理寄来邮件中的文档。接着，文档直接送到用于扫描和索引编排的扫描仪。索赔的工作产品会被放在员工箱里。那些文件也会被选择、扫描，并立即进行索引。

“这个新的排序、扫描、索引编排的程序简化了我们所有的操作。在过去，文档会被放置一旁并等侯被归档，现在我们的用户几乎可立即访问文档。”Kafiti 声称。“该设备非常可靠，并具有处理我们的产量和期望的能力。

“不需要担心文档会被归档在那里的感觉真不错。柯达的影像质量也确保文件是易读的，即便它们开始时并不具最佳质量。柯达可提供逼真的影像质量，甚至使最低的对比度和最难阅读的表格变得完美清晰。我认为具有智能阈值的完美页面是一项非常杰出的功能。”

鼓励寻求进一步的生产率改进

“我们已经发现使用我们的新 AnyDoc 软件和柯达扫描仪解决方案的许多效率。例如，使用新的扫描系统/技术/扫描仪，位于场外位置的员工可访问与在办公室工作的员工的同一文件。因此，我们能够为我们的雇主客户提供访问他们的索赔文档。

“我们现在只需一个人进行我们的所有扫描和索引编排，与之前一个档案管理员经常需要超时及帮助以便完成任务大不相同。这告诉我们如何让员工进行更具生产效率的工作。”