London, GB , 20 April - Kodak (NYSE:EK) gab heute bekannt, dass die Bezirksverwaltung von Barnet 30 vernetzte KODAK Scan Station 100-Scanner, drei KODAK i620 Scanner sowie drei KODAK i1220 Plus Scanner zusammen mit Wisdom, einem EDRM-System von Morse PLC (Electronic Document and Records Management) installiert hat. Damit wird der Online-Zugriff auf die Dokumentation von Fallakten in fünf Servicebereichen durch mehrere Benutzer ermöglicht: Kinder- und Jugendlichenfürsorge, Sozialfürsorge für Erwachsene, Wohnungswesen, Umweltschutz und Personalwesen.
Die neue EDRM-Lösung Wisdom ermöglicht es den 700 Verwaltungsangestellten von Barnet, schnell verschiedene Unternehmenssysteme nach Informationen zu durchsuchen, die bestimmte Einwohner von Barnet betreffen. Dadurch werden der Zugriff auf Informationen und die Zusammenarbeit ebenso wie die Sicherheit und die Prüfungsmöglichkeiten verbessert und organisatorische Abläufe werden insgesamt effizienter. Letztendlich wird die Bezirksverwaltung von Barnet Gelder für die Lagerung einsparen und Reaktionszeiten gegenüber den Kunden verkürzen können, wenn im Laufe der Zeit alle 3500 Mitarbeiter Zugang zu dem System erhalten haben.
Derzeit verwaltet das Team der Sozialfürsorge für Erwachsene 40.000 Kontakte in seinen Systemen, dazu gehören die eigentlichen Klienten und Betreuer, während die Kinder- und Jugendlichenfürsorge Informationen zu 15.000 Personen vorhält.
Andy Sopel, der für das Scannen zuständige Experte und Ausbilder in der Bezirksverwaltung von Barnet, erklärt: "Bei den Tausenden von Fallakten, die wir zu bewältigen haben, sind die Vorteile eines organisationsübergreifenden EDRM-Systems enorm. Ein Bibliothekssystem, in dem nur eine Person eine Akte ausleihen und anschließend einsehen konnte, wurde ersetzt und jetzt sind Mehrbenutzerzugriffe möglich. Durch die Verbesserung von Überwachungs- und Kontrollmechanismen sowie die Einführung von Workflow- und Eskalationsrichtlinien gestaltet sich der Umgang mit Schriftverkehr und Dokumenten jetzt zeitgemäß. Das neue EDRM-System bietet eine schlüssige Lösung zur umfassenden Verwaltung dieses Vorgangs, einschließlich des Aspekts der Aufbewahrungsfristen für Dokumente."
Der Distributor Avnet lieferte die Kodak Scanner an die Bezirksverwaltung von Barnet und installierte drei i620 Produktionsscanner in den Hauptgebäuden North London Business Park, Barnet House und dem Lager Mill Hill Archive. Die zahlreichen vernetzten Scanner vom Typ Scan Station 100, die für geringere Durchsätze konzipiert sind, befinden sich auf mehreren Etagen dieser Gebäude und anderer Standorte und die KODAK i1220 Plus Scanner sind an PCs an entfernten Standorten ohne LAN angeschlossen und über ADSL-Verbindungen angebunden.
Bisher wurden alle derzeitigen Benutzer in der Verwendung des neuen Systems geschult, wobei die Phase 1 des Projekts die erfolgreiche Bereitstellung von Wisdom zur Nutzung durch die Abteilungen Kinder- und Jugendlichenfürsorge, Sozialfürsorge für Erwachsene, Wohnungswesen, Personalwesen und Umweltschutz umfasste. Phase 2 – die Bereitstellung für andere Abteilungen, in denen Fallakten aufbewahrt werden – soll 2010 in Angriff genommen werden.
Die netzwerkfähigen Scan Station 100 können bis zu 25 Seiten pro Minute verarbeiten und bestehen aus einem Komplettgerät mit Touchscreen und Scanner, für das kein PC erforderlich ist. Die Mitarbeiter nutzen sie für die täglichen Scanaufgaben, beispielsweise von Korrespondenz. Sopel unterstreicht: "Unsere Mitarbeiter mögen die Scan Station 100, weil wir individuelle Bildschirme für jeden Servicebereich programmiert haben, wodurch sie dem abteilungspezifischen Teil des EDRM entsprechen und daher einfach zu verwenden sind. Sie gehen einfach zu einem der Geräte, scannen ein Dokument und speichern es in einem der zahlreichen vordefinierten Ordner, die für sie angelegt wurden."
Damit dies umgesetzt werden konnte, wurde die Erfassungssoftware AutoStore von Notable Solutions Inc. auf die Anforderungen der Bezirksverwaltung von Barnet zugeschnitten vorinstalliert und konfiguriert. Insbesondere wurden dabei die Anforderungen des jeweiligen Servicebereichs, Dokumenttyps und Klienten basierend auf der Fallnummer berücksichtigt. Sopel erklärt: "Wenn man Hunderte von Mitarbeitern hat, muss man vermeiden, dass jeder seine Sachen etwas anders speichert oder Schreibfehler bei der Eingabe macht, sonst wird das Abrufen schwierig. AutoStore hat es uns ermöglicht, die Scanner unter Verwendung der vor Ort üblichen Bezeichnungen vorzuprogrammieren, damit die Benutzer Listen angezeigt bekommen, aus denen sie beim Scannen eine Auswahl treffen können. Dies führt zu einer einheitlichen Eingabe und Weiterleitung der Metadaten."
Die KODAK i1220 Plus Scanner an entfernten Standorten sind ebenfalls mit NSI Autostore verbunden, ebenso wie 50 weitere Multifunktionsgeräte.
Das auf zwei Microsoft SQL-Servern ausgeführte Wisdom EDRM-System koexistiert mit den vorhandenen Fallverwaltungssystemen der Bezirksverwaltung von Barnet: Anite SWIFT (der Sozialfürsorge-Hauptdatenbank), Liquid Logic Integrated Children's System (ICS) – dem Spezial-Fallverwaltungssystem des Teams für Kinder- und Jugendlichenfürsorge – sowie der Human Resources Suite von SAP. Zusätzlich wurde Wisdom mit iDocs ACCOLAID als Back-End-EDRM für die Umweltschutz-Abteilung der Bezirksverwaltung von Barnet integriert.
"In so einer großen Behörde gibt es üblicherweise mehrere Netzlaufwerke und Systeme, doch Wisdom führt alles zu einer einzigen Dateistruktur pro Servicebereich zusammen und gibt einen Überblick über alle Dokumente, die zu einem Fall gehören. Außerdem lassen sich diese Dokumente ganz einfach suchen und abrufen", so Sopel.
Parallel dazu hat die Bezirksverwaltung neue Datenverwaltungs- und Aufbewahrungsrichtlinien für das neue Wisdom EDRM-System aufgestellt. "Beispielsweise ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass wir Akten sieben Jahre lang aufbewahren", erläutert Sopel. "Daher versehen wir jeden Ordner in Wisdom mit einem Timer, der automatisch einen Datenverwalter benachrichtigt, wenn dieser Zeitraum abgelaufen ist."
Doch das sind noch längst nicht alle Vorteile des Systems. "Wenn Post eingeht und mit einer der Scan Stations gescannt wird, erhält ein zuständiger Sozialarbeiter automatisch die Benachrichtigung, dass ein neues Dokument für einen bestimmten Klienten eingegangen ist. Das geschieht auf Basis der eingegebenen ICS- oder SWIFT-Nummer", so Sopel. "Dazu wird ein Symbol auf dem Desktop des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt. Außerdem haben wir Timer eingebaut, die dafür sorgen, dass ein Dokument automatisch an einen Vorgesetzten weitergeleitet wird, wenn es nicht innerhalb eines vordefinierten Zeitraum geöffnet wurde. Wisdom bietet für diese Dinge eine Menge Funktionen."
Im Gegensatz zur Scan Station 100, schaffen die KODAK i620 Produktionsscanner bis zu 80 Seiten pro Minute und werden von der Bezirksverwaltung von Barnet zum Scannen großer Dokumentenmengen eingesetzt. Beispielsweise nutzt das Team für Kinder- und Jugendlichenfürsorge sie dazu, die Akten von aktuellen Klienten zu scannen – etwa 15.000 Kindern – damit alle Dokumente von laufenden Fällen ab sofort in elektronischer Form vorhanden sind. Historische Fälle werden nur bei Bedarf gescannt, d. h. wenn sie erneut eingesehen werden müssen.
Die drei i620 Scanner werden über Kofax Capture Software angesteuert, wodurch die Bezirksverwaltung von Barnet große Mengen von Dokumenten direkt in Wisdom, SWIFT und ICS überführen kann, ohne sie zwischenspeichern zu müssen. Auch das ist ein weiterer Schritt zu mehr Effizienz.
Sopel fasst zusammen: "Technisch gesehen, erfüllen die Kodak Scanner unsere Anforderungen bei Weitem und wir haben noch nicht einmal damit begonnen, ihre Funktionalität voll auszunutzen. Da die Verwendung von Scannern noch ein relativ neues Thema bei der Bezirksverwaltung ist, hat uns Kodak in vielerlei Hinsicht unter die Arme gegriffen und viel mehr für uns getan, als wir verlangen konnten."
Als nächsten Schritt plant die Bezirksverwaltung derzeit die Anschaffung eines CRM-Systems (Customer Relationship Management), das mit dem Wisdom EDRM zusammenarbeiten soll. Damit lassen sich die Reaktionszeiten bei Anfragen durch Bürger noch weiter verkürzen, da die Systeme extrem eng miteinander integriert sein werden.
David Whitton, Northern Cluster Sales Manager von Kodak Document Imaging fasst zusammen: "Die Bezirksverwaltung von Barnet hat eindeutig sehr hohe Kosten für das Dokumentenmanagement, weshalb die Implementierung eines EDRM-System sowohl unter wirtschaftlichen als auch praktischen Aspekten äußerst sinnvoll ist. Das laufende Scannermanagement stellt dabei kein Problem dar, da sich die Bezirksverwaltung für Produkte eines einzigen Herstellers entschieden hat, und wir freuen uns, dass ihre Wahl dabei auf uns gefallen ist."
(Kodak ist eine Marke der Eastman Kodak Company.)