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Hintergrund

Eine KFZ-Vertragshändlergruppe mit 625 Mitarbeitern muss über 250.000 Dokumente im Monat erstellen. Ein Großteil dieser Dokumente muss sieben bis zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Dokumente werden von den Vertragshändlern mit Hilfe von papierbasierten Systemen ortsfern und wo immer Platz ist gespeichert.

Zielvorgabe

Erstellung einer Dokumentenmanagement-Lösung für Dokumente im Zusammenhang mit KFZ-Verkäufen und Kundendienstakten, das sich ggf. später um Buchhaltungsfunktionen erweitern lässt. Deutliche Verringerung des Papier- und Lagerraumbedarfs sowie Verbesserung des Zugriffs, des Arbeitsablaufs und der Produktivität. Sukzessives Scannen und Archivieren von Altdokumenten im System.

Lösung

Eine intelligente Kombination aus KODAK i40 und i260 Scannern und der Content-Management-Lösung von FileBound, angepasst und implementiert von Advanced Document Solutions, Inc.

Wie bei der Gosch Automotive Group aus einer Tonne Papierkram ein reibungsloser digitaler Datenfluss wurde

"Wir und unsere sechs Vertragshändler erstellen 250.000 Dokumente pro Monat", erläutert Richard Rodgers, VP und CFO der Gosch Automotive Group in Südkalifornien, USA. "Für Dokumente im Zusammenhang mit KFZ-Verkäufen, einschließlich des Vertrags, des Kreditantrags, der Zulassungsunterlagen usw., eben für alle Verkaufsunterlagen, besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Unsere Kundendienstdokumente, z. B. Reparaturprotokolle, Garantiedokumente, Anmerkungen von KFZ-Technikern, Rechnungen usw., müssen sieben Jahre aufbewahrt werden."

Über den Daumen gepeilt ist das ein ganzes Auto voller Dokumente! In den Tagen vor ihrer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung hatte Gosch ein gesamtes Gebäude außerhalb des Firmengeländes angemietet, um dort Dokumente zu lagern, und die Vertragshändler verstauten ihren Papierkram wo immer sie nur konnten. Zudem hatte Gosch jedes Jahr wirklich erhebliche Ausgaben dafür, Datensätze von einer externen Firma zu Datensicherungszwecken auf CDs brennen zu lassen.

Ein Großteil der papierbasierten Daten der Vertragshändler sind dabei außerordentlich wertvoll. Daher ist es sehr wichtig, sich an die gesetzlichen Vorschriften zu halten, weil der Verlust eines Papierdokuments sehr kostspielig werden kann. "Wenn beispielsweise ein Kreditantrag abgelehnt wird, muss dieses Dokument anschließend noch sieben Jahre lang verfügbar sein", erklärt Rodgers. "Können Sie es nicht vorweisen, haben Sie möglicherweise ein teures Gerichtsverfahren am Hals. Daher ist es so wichtig zu wissen, dass man alle diese Dokumente sicher aufbewahrt und schnell zur Hand hat." Bei den Kundendienstakten sind für jeden Autohersteller unterschiedliche Dokumente erforderlich.

Document-Imaging-Expedition ins Reich der Autohändler

Als Rodgers vor zwei Jahren seine Stelle bei Gosch annahm, wusste er genau, dass eine Lösung zur Erfassung und Archivierung von Dokumenten und zum Zugriff auf Dokumente absolut notwendig war - ebenso erinnerte er sich aber auch noch an seine unbefriedigende Suche nach einem ähnlichen System für den Autobereich in einem vorhergehenden Job. "Ich erinnerte mich nur zu gut an diese ganzen Systeme mit Gebühren pro Klick und horrenden Lizenzkosten für die parallele Nutzung", bemerkt er. "Doch dann kam ich mit Mike und Mike (Brown und Hawley von Advanced Document Solutions, Inc. bzw. "ADocs") ins Gespräch, die mir Vorschläge machten, in denen keine dieser Kosten auftauchten."

Als sich Rodgers im Jahr 2005 auf die Suche nach einer passenden Lösung machte, merkte er sehr schnell, dass ein es ganz besonderer Vorteil für ADocs war, dass es nur wenig Konkurrenten gab, die Systeme entwickelt hatten, die auf die speziellen Anforderungen von Autohändlern zugeschnitten waren.

"Wir wissen, wie Vertragshändler arbeiten, und ich glaube, das gibt uns den entscheidenden Vorteil beim Entwickeln eines Systems, bei dem es sich nicht nur um ein ausgeklügeltes Dokumentenmanagement-System handelt, sondern das auch genau auf die kleinen Eigenheiten und komplexen Zusammenhänge dieses Geschäfts zugeschnitten ist", erläutert Mike Brown, einer der beiden Inhaber von ADocs, der sich um den Vertrieb und das Marketing kümmert. "Wir wussten beispielsweise, dass Verkaufsdokumente auch nicht standardisierte Formulare umfassen, z. B. eines, das über 80 cm lang ist", fügt Mike Hawley hinzu. Er ist der zweite Inhaber von ADocs und kümmert sich um die professionellen IT-Services. "Um das in den Griff zu bekommen, empfehlen wir KODAK i260 Scanner mit erweitertem Arbeitsspeicher.

Gosch nutzt die Vorteile des verteilten Scannens mit den KODAK i40 Scannern, denn dadurch kann jeder Vertragshändler jedes fertig gestellte Dokument sofort einscannen, um es genehmigen zu lassen und weiterzuleiten. "Zum Scannen unserer Vertriebs- und Kundendienstdokumente und sonstige verteilte Anforderungen sind die Kodak i40 Scanner, die Gosch gekauft hat, wirklich toll", so Brown. Und Rodgers kann ihm da nur zustimmen.

"Es ist wirklich erstaunlich, wie robust diese i40 Scanner sind", bekräftigt Rodgers. "Wir haben damit Hunderttausende Dokumente in kürzester Zeit gescannt. Ich würde sagen, es waren mindestens 1,4 Millionen, und die Geschwindigkeit und die einheitliche Bildqualität sind wirklich herausragend."

KODAK Capture Software eignet sich außerdem ideal für verteilte Scananwendungen. "Viele der Leute, mit denen man es zu tun hat, haben mit Technik nicht viel am Hut, weshalb die großen Tasten ein echtes Plus sind. Die Leute müssen das Dokument einfach einlegen, einen grünen Knopf drücken, einen Qualiäts-Check oder eine Indizierung durchführen - und fertig", erklärt Hawley. ADocs arbeitet ausschließlich mit Kodak Produkten. "Wir haben vor Jahren eng mit Kodak zusammengearbeitet, als wir beide bei einer Dienstleistungsfirma gearbeitet haben", erinnert sich Brown. "Deren Scanner waren immer prima verarbeitet und haben enorm lange gehalten. Also haben wir uns dem Kodak Authorized Imaging Reseller Program (Programm für autorisierte Vertriebspartner für Kodak Imaging-Produkte) angeschlossen, als wir ADocs eröffnet haben." Der Hauptsitz von ADocs befindet sich in Valencia, etwas nördlich von Los Angeles (USA).

Für Goschs Backend-Dokumentenarchivierungs- und -abrufsystem war FileBound Software die perfekte Lösung, da es skalierbar war und sich an das steigende Dokumentvolumen von Gosch anpassen ließ. "Momentan arbeiten etwa 200 Benutzer mit dem System und wir können den Zugriff der Mitarbeiter auf Daten und Funktionen beschränken", so Rodgers. "Die Art und Weise, in der ADocs die FileBound-Software für uns angepasst hat, macht diese Lösung viel flexibler als manch anderes System, das wir uns angesehen haben."

Erst heute, dann gestern

Zunächst einmal war es für Gosch wichtig, mit den vorhandenen Mitarbeitern die aktuellen Dokumente zu scannen. Mittlerweile beschäftigt Gosch zudem spezielle "Altaktendigitalisierungs-Mitarbeiter" - das sind Berufsanfänger oder Studenten, die sukzessive die bereits archivierten Dokumente einscannen.

Die Lösung von ADocs wurde Schritt für Schritt auf alle Vertragshändler ausgedehnt. "Wir haben eine zentralisierte Funktion für Verbindlichkeiten", erklärt Rodgers. "Jetzt haben wir alles voll im Griff und können alles pünktlich bearbeiten, um es an den Verantwortlichen in einer anderen Abteilung weiterzuleiten. Dabei handelt es sich um einen langwierigen, arbeitsintensiven Vorgang, den wir deutlich optimieren konnten, indem wir doppelt anfallende Aufgaben im Bereich der Vertragshändler eliminieren konnten." Gosch scannt nun auch Versicherungspolicen von Herstellern, Kopien aller Versicherungsformulare, alle Notizen, Leasingverträge, Steuererstattungen, Steuerzahlungen und sonstigen wichtigen Daten.

Dank der durch ADocs implementieren Funktionen kann Gosch vorgefertigte Barcodes auf Reparaturformularen verwenden und Barcodes für Schlüsseldaten wie Archivierungsnummer und Dokumentnummer generieren. Diese Schlüssel werden mit einer Access-Tabelle verglichen, um die Indizes zu erstellen, die zum Suchen nach den einzelnen Dokumenten verwendet werden.

Geändertes Geschäft - geänderte Geschäftskultur

Der Umstieg auf dieses System war eine Herausforderung. "Wir haben nicht einfach nur unsere Vorgehensweise geändert - wir haben die gesamte Geschäftskultur geändert", betont Rodgers. "Wir haben den Leuten das Papier weggenommen, das sie so liebten. Aber bald schon haben sie gesehen, dass sie auf Dokumente bei Bedarf viel schneller zugreifen konnten, um diese anzusehen, zu Rate zu ziehen und auszudrucken. So schlug die Angst schon nach kurzer Zeit in Akzeptanz um - und inzwischen schwören alle auf die neue Lösung. Wenn heute jemand unsere Büros besucht, können sie es gar nicht erwarten, ihm unser System zu präsentieren."

Praktisch gesehen bedeutet das, dass die Mitarbeiter von Gosch nicht mehr Akten heraussuchen und anschließend wieder ablegen müssen - immer mit dem unguten Gefühl, dass sie vielleicht etwas in Unordnung gebracht hätten. Heute ist der Zugriff von Seiten der Buchhaltung ganz einfach, wenn Posten gesucht und abgeglichen werden müssen, denn es lässt sich alles ganz einfach vom Schreibtisch aus erledigen. Verkaufsdokumente werden von der zentralen Buchhaltung und nicht mehr von den einzelnen Vertragshändlern verwaltet.

Optimierung spart Zeit und Geld

"Unsere Produktivität ist enorm gestiegen, aber unsere größten Einsparungen stehen uns noch bevor, wenn wir in einem oder zwei Jahren unsere wichtigen Altakten gescannt haben", so Rodgers. "Wir haben einfach enorme Kosten für die externe Archivierung, und diese werden dann wegfallen. Jahrelang haben wir alle unsere Monatsabschlussberichte an eine externe Firma gesendet, damit diese sie auf CDs brennt. Jetzt speichern wir die Daten einfach in einer Textdatei und geben diese direkt in die FileBound-Software ein. "Das Geld, das wir uns jetzt für diese externen Services sparen, ist deutlich mehr als unsere Ausgaben für die Abschreibung des Systems.

"Auf einer Zufriedenheitsskala von eins bis zehn würden wir eine Neun Plus geben.

Das Projekt entwickelt sich sehr, sehr gut. Ohne ADocs wäre das nicht möglich gewesen. Diese Firma hat immer ein offenes Ohr für uns, war innovativ in der Art und Weise, wie sie die FileBound-Software angepasst hat, und hat uns unserer Ansicht nach die optimalen Kodak Scanner für unser Geschäft und für KFZ-Vertragshändler empfohlen", fasst Rodgers zusammen.

Da ihre Vertragshändler-Lösung bei Gosch ein so großer Erfolg war, plant die Firma ADocs nun, sie bei der jährlichen Veranstaltung der NADA (National Auto Dealers Association, Nationale Vereinigung der KFZ-Händler) vorzustellen und landesweit anzubieten. Außerdem soll die neue KODAK Scan Station 100 in die Palette der Optionen aufgenommen werden, weil man bei ADocs der Ansicht ist, dass sie aufgrund ihrer einfachen Bedienbarkeit die perfekte Lösung für verteiltes Scannen durch technisch nicht versierte Anwender darstellt.

Wenn Sie mehr über die Produkte und Services von Kodak Document Imaging erfahren möchten, wenden Sie sich einfach an Ihren autorisierten Vertriebspartner für Kodak Produkte oder rufen Sie uns unter +1-800-944-6171 an.