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Hintergrund

70.000 zu verarbeitende Lieferantenrechnungen pro Jahr - über fast 600 Zweigstellen verteilt.

Zielvorgabe

Freistellung wertvoller Ressourcen und Steigerung der Flexibilität für die Lieferanten durch den Einsatz einer scannerbasierten Lösung.

Lösung

KODAK i160 Scanner.

Für jedes Unternehmen ist die effiziente Verarbeitung von Lieferantenrechnungen von größter Bedeutung, weshalb die große britische Einzelhandelskette New Look seit kurzem eine neue, universelle Handels- und Dokumentenerfassungslösung einsetzt, mit deren Hilfe sie Dokumente elektronisch mit ihren Handelspartnern und Lieferanten austauschen kann. Das System ermöglicht es New Look, seine Dokumentenverarbeitung vollständig zu automatisieren und wird zu unmittelbaren Kosteneinsparungen und einer höheren Effizienz führen. New Look ist der drittgrößte Einzelhändler für Damenbekleidung in Großbritannien und der zweitgrößte Schuh-Einzelhändler, mit einem durchschnittlichen Kundenalter von 29 Jahren. Das Einzelhandelsunternehmen umfasst heute 577 Filialen in Großbritannien, 10 Filialen auf dem europäischen Festland und weitere zwei Franchising-Geschäfte. New Look wurde im Jahre 1969 gegründet, wurde ab 1998 an der britischen Börse gehandelt und ist seit März 2004 wieder in Privatbesitz.

EDI – zu einem Bruchteil der Kosten!

Die Lösung wurde von P2D entwickelt, einem Business-Services-Unternehmen, das auf Dokumentensysteme spezialisiert ist, die 'Papier in Daten' verwandeln. Mit einem KODAK i160 Scanner als Kernstück bietet P2D alle Vorteile von EDI zu einem Bruchteil der üblichen Kosten. Während EDI eigentlich immer die Domäne von Großunternehmen war und normalerweise zu kostspielig für kleine Firmen ist, ermöglicht es die Lösung von P2D allen Lieferanten, an einem solchen System teilzunehmen, ohne hierfür Geld investieren zu müssen.

Die Lösung von P2D mit dem Kodak Scanner bietet ein effizienteres Rechnungsverarbeitungssystem für New Look und seine Lieferanten. Bei einer Expansion des Unternehmens bedeutet dies eine Minimierung der Betriebskosten für die Buchhaltung und die Freistellung von Mitarbeitern für wichtigere Aktivitäten als Rechnungsverwaltung und -genehmigung.

Die Lösung fungiert als elektronischer Dokumentenaustausch für Rechnungen, Bestellungen, Abrechnungen usw. und automatisiert die manuellen Abläufe unter Einsatz eines sicheren Services. Die Dokumente werden direkt zwischen New Look und den Systemen der Lieferanten übermittelt, wodurch die kostspielige und fehleranfällige Dateneingabe vermieden wird. Jede Transaktion wird zum festen Transaktionspreis von 25 Pence ausgeführt – das ist weniger als die Briefmarke für einen gedruckten Brief an den Einzelhändler kosten würde. Die führende Analystengruppe Forrester Research Inc. schätzt, dass sich die variablen Papier- und Zustellungskosten für eine herkömmliche Rechnung auf 1,29 Pfund belaufen.

Die Lieferanten profitieren von der aktuellsten Online-Technologie

Seit das System in Betrieb genommen wurde, sind ihm schon 120 Lieferanten beigetreten, und bei weiteren 300 dürfte dies innerhalb der nächsten sechs Monate der Fall sein, wobei sich P2D darum kümmert, dass bei ihnen alles ordnungsgemäß eingerichtet wird.

Die Lösung von P2D besteht in einem elektronischen Verteiler, der Dokumente entweder direkt als Datendateien von den Lieferanten oder in Form von Bildern vom KODAK i160 Scanner von New Look empfängt. Die Daten werden aus den Bildern mit Hilfe der aktuellsten regelbasierten OCR- und ICR-Technologie extrahiert.

Der Verteiler verarbeitet alle eingehenden Dokumente der Lieferanten von New Look. Dabei kann es sich auch um herkömmliche, papierbasierte Rechnungen oder Lieferscheine handeln, die mit anderen Dokumenten abgeglichen werden müssen – das System ermöglicht es, alle Zusatzdokumente an eine Rechnung anzuhängen, damit die Mitarbeiter von New Look auch das kleinste Detail zu Gesicht bekommen. Die Rechnung wird anschließend gescannt und an den Verteiler gesendet, wo die Original-Dokumente verbleiben und die für die verwendeten Buchhaltungssysteme erforderlichen Daten extrahiert werden. Die Daten werden anschließend umgewandelt und die Originalrechnungen werden archiviert, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen und geprüft werden können.

Die Lieferantenrechnungen werden in allen Formaten wie CSV, XML und Webform oder den Formaten der üblichen KMU-Buchhaltungspakete wie Sage, Quick Books und Pegasus akzeptiert.

Das Privatunternehmen New Look, dessen Einzelhandels-Verkaufsfläche im letzten Jahr um 30 % auf insgesamt knapp 280.000 Quadratmeter angestiegen ist (auf etwa 589 Filialen verteilt), verarbeitet etwa 70.000 Rechnungen pro Jahr, wobei der Großteil davon nun direkt über den Verteiler von P2D in New Looks Buchhaltungssystem eingespeist wird. Hiervon werden nach wie vor 20 % mit Hilfe des Kodak Scanners in New Looks Niederlassung in Weymouth eingegeben und verarbeitet. Das Unternehmen hat darüber hinaus einen dreijährigen Kodak Service- und Support-Vertrag abgeschlossen, um 100 % Betriebszeit und Verfügbarkeit des Scanners sicherzustellen.

Ein steigendes Arbeitsvolumen mit weniger Ressourcen bewältigen

Ian Butterworth, Finance Manager der Kreditorenbuchhaltung von New Looks, erklärt: "Für Einzelhandelsunternehmen unserer Größe ist es von allergrößter Bedeutung, riesige Mengen an Rechnungen effizient, pünktlich und mit minimalem Ressourcenaufwand zu verarbeiten. Die Lösung von P2D ermöglicht es uns, diese Arbeit sehr einfach zu erledigen, und auch unsere Lieferanten profitieren davon, ohne selbst ein kostspieliges EDI-System einrichten zu müssen. So werden wichtige Ressourcen frei und die Zusammenarbeit mit New Look ist noch viel einfacher als je zuvor. Was uns jedoch mehr als alles andere beeindruckt hat, sind die Flexibilität dieser Lösung und die ihr innewohnende Skalierbarkeit. Sie kann relativ einfach erweitert werden, um noch viel mehr Lieferanten in beliebigen Ländern aufzunehmen. Das ist für unsere Wachstumspläne ideal, wenn wir beispielsweise Filialen in Belgien, Frankreich und dem Nahen Osten eröffnen möchten."

Robin Colla, P2Ds CEO fügt dem hinzu: "Wir haben als erstes Unternehmen in Großbritannien ein solches umfassendes System entwickelt, das erhebliche Kosteneinsparungen und eine deutlich gesteigerte Effizienz für New Look und seine wichtigsten Lieferanten mit sich bringen wird. Dem ging eine genaue Analyse dessen voran, welche Anforderungen eine kosteneffektive und effiziente Lösung für New Look erfüllen müsste, in die sich die meisten Lieferanten zu ihrem eigenen Vorteil einbinden ließen. Das System ermöglicht einen sofortigen Investitionsertrag und die Zusammenarbeit mit dem Einzelhändler läuft schneller und einfacher ab. Die Lieferanten von New Look profitieren von schneller bearbeiteten Rechnungen und erhalten aktuellere Informationen zum Zahlungsstatus der Rechnung, was ihnen eine bessere Cashflow-Verwaltung ermöglicht. Wir glauben, dass eine solche Lösung für Unternehmen, die in der Vergangenheit aus Kostengründen auf EDI verzichten mussten, eine Alternative darstellt."

Einer von New Looks Lieferanten, Bob Tims, Geschäftsführer von Cambra Styles fügt hinzu: "Es war einfach, sich dem Netzwerk anzuschließen und sich in das neue System einzuarbeiten, insbesondere da P2D uns bei jedem Schritt zur Seite stand. Und schon die zeitnahe Datenverarbeitung und die Online-Zahlungsinformationen sparen ganz offensichtlich Zeit. Außerdem bekommen wir schneller unser Geld."

Colla fasst zusammen: "Die Lösung von P2D wird 80 % der papierbasierten Rechnungen aus der Welt schaffen. Es wird jedoch nach wie vor notwendig sein, dass wir einige Rechnungen von New Looks kleineren Lieferanten einscannen. Die Verwendung des KODAK i160 in Verbindung mit der zugehörigen Capture Software bedeutet, dass der Scanvorgang schnell und schon beim ersten Durchlauf präzise erfolgt, was die Produktivität unserer Buchhaltung erhöht."