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Contexto

Un grupo de concesionarios de automóviles que emplea a 625 personas y genera más de 250.000 documentos al año. La mayoría de ellos deben conservarse entre 7 y 10 años. Con sistemas basados en papel, los concesionarios almacenan documentos fuera de sus instalaciones, en cualquier ubicación disponible.

Objetivo

Primero, crear una solución de administración de documentos relacionados con la venta de automóviles y registros de servicios y, después, ampliarla eventualmente a funciones de contabilidad. Reducir de manera significativa las necesidades de papel y de almacenamiento al mismo tiempo que se facilita el acceso, se agiliza el flujo de trabajo y se aumenta la productividad. Digitalizar de manera gradual documentos existentes en el sistema.

Solución

Una combinación inteligente de scanners KODAK i40 e i260 y la solución FileBound de administración de contenidos implementada y personalizada por Advanced Document Solutions, Inc.

Cómo Gosch Automotive Group convirtió toneladas de documentos en papel en un flujo de información digital agilizado

“Generamos 250.000 documentos al mes entre nuestros seis concesionarios”, asegura Richard Rodgers, vicepresidente y director financiero de Gosch Automotive Group, empresa situada en el sur de California. “Los documentos relacionados con la venta de automóviles, incluidos contratos, solicitudes de crédito, formularios del Departamento de vehículos de motor, etc., deben conservarse por ley durante diez años. Debemos conservar los registros relacionados con los servicios, como registros de reparaciones, documentación de garantías, notas técnicas, facturas y otro tipo de documentos, durante siete años.”

Sin duda, se trata de una enorme cantidad de documentos. En los días anteriores a la solución de administración de documentos digitales, Gosch alquiló otro edificio para el almacenamiento de documentos, mientras los concesionarios continuaban apilando documentos donde fuese posible. Gosch también gastaba una suma anual considerable en gastos de empresas de servicios para grabar los registros en discos y disponer así de copias de seguridad.

Gran parte de la información del concesionario basada en papel tiene un gran valor. El cumplimiento de la normativa es de máxima importancia y los costos derivados de la pérdida de documentos son altos. “En la oficina, si se rechaza una solicitud de crédito, el documento resultante tiene que ser accesible durante siete años”, afirma Richard Rodgers. “De no ser así, los costos legales pueden ser muy altos. Es muy importante saber que se puede acceder fácilmente a esos documentos en cualquier momento.” En términos de registros de servicios, cada fabricante de automóviles requiere distintos documentos.

Descubrimiento del procesamiento de imágenes para concesionarios

Cuando Richard Rodgers llegó a Gosch hace dos años, sabía que era imprescindible una solución de captura, almacenamiento y acceso, pero recordaba haber realizado una búsqueda equivalente sin resultados en un trabajo anterior. “Recordaba un mundo de costos al hacer clic y las licencias que eso implicaba”, asegura. “Entonces, hablé con Mike Brown y Mike Hawley (de Advanced Document Solutions, Inc. o ADocs) y sus sugerencias no incluían dichos gastos.”

Cuando comenzó a buscar una solución en 2005, Richard Rodgers se dio cuenta rápidamente de que una de las principales ventajas de ADocs era que muy pocos de sus competidores habían creado sistemas centrados en las necesidades específicas de los concesionarios de automóviles.

“Conocemos el funcionamiento de los concesionarios, y creo que eso nos da una mejor perspectiva a la hora de crear un sistema que ofrezca una administración de documentos sofisticada al mismo tiempo que tenga en cuenta las sutilezas y complejidades del negocio”, afirma Mike Brown, co-propietario de ADocs, que dirige los esfuerzos de marketing y ventas de la empresa. “Por ejemplo, sabíamos que los documentos de ventas incluían formularios no estándar, incluso uno que mide más de 81 centímetros (32 in) de largo”, recuerda Mike Hawley, el otro co-propietario de ADocs, encargado de los servicios profesionales de tecnologías de la información. “Para satisfacer esa necesidad, recomendamos los scanners KODAK i260 con memoria RAM ampliada.

Gosch se beneficia de la digitalización distribuida al utilizar los scanners KODAK i40, ya que en cuanto se finaliza un documento el concesionario lo digitaliza para su aprobación y redireccionamiento. “Para la digitalización de documentos de servicios y realizada por vendedores, nos encantan los scanners Kodak i40 que son los que Gosch adquirió”, apunta Mike Brown. Richard Rodgers coincide en la elección de hardware.

“Nos sorprendió la firmeza de los scanners i40”, afirma Richard Rodgers. “Hemos introducido en ellos cientos de miles de documentos en muy poco tiempo. Al menos 1,4 millones, y la velocidad y la calidad de imagen son excelentes.”

El Software de captura KODAK también resulta idóneo para su uso en digitalización distribuida. “Tratamos con muchas personas que no siempre tienen una base técnica, por lo que es una ventaja disponer de botones grandes. Tan sólo tienen que colocar el documento, presionar el botón verde, realizar el control de calidad o la indexación y listo”, asegura Mike Hawley. ADocs tiene preferencia por los productos Kodak. “Colaboramos estrechamente con Kodak hace años, cuando ambos estábamos en el sector de las empresas de servicios”, recuerda Mike Brown. “Sus scanners siempre estaban bien construidos y eran duraderos. Nos unimos al programa de proveedores autorizados de Kodak cuando fundamos ADocs.” ADocs tiene su sede en Valencia, al norte de Los Ángeles.

El software FileBound era el complemento perfecto para el sistema de almacenamiento y recuperación de documentos de archivo de Gosch, pues podía ajustarse a cualquier límite de volumen que Gosch pudiera alcanzar. “Actualmente, unos 200 usuarios utilizan el sistema y podemos limitar el acceso de los empleados a los datos y funciones”, asegura Richard Rodgers. “La personalización que ADocs realizó del software FileBound para nosotros hace de esta solución un método más flexible que otros sistemas que investigamos.”

Con un pie en el presente, mirando hacia el futuro

El objetivo inicial de Gosch era que los empleados en plantilla pudieran digitalizar documentos actuales. Ahora, Gosch emplea “operadores de scanner de archivo” designados, gente encargada de la introducción de datos y estudiantes universitarios que están digitalizando gradualmente los documentos acumulados en orden cronológico inverso.

La solución de ADocs se extendió gradualmente a todos los concesionarios. “Disponemos de una función centralizada de cuentas por pagar”, afirma Richard Rodgers. “Ahora disponemos del control y la precisión necesarios para interactuar con otros departamentos. Este proceso requiere mucho trabajo y una gran capacidad, hemos agilizado en gran medida el flujo de trabajo al mismo tiempo que hemos eliminado la necesidad de duplicar esfuerzos a nivel de ventas.” Ahora, Gosch también digitaliza certificados de seguros de fabricantes, copias de todo tipo de formularios de seguros, notas, acuerdos de cesión, devoluciones y pagos de impuestos, así como otros datos de enorme importancia.

Gracias a las funciones que ADocs ha implementado, Gosch utiliza códigos de barras preimpresos en formularios de reparación y genera códigos de barras para determinar claves como números de tienda o de documento. Estas claves se comparan con una tabla de acceso para rellenar los índices, que se utilizan para realizar búsquedas de documentos individuales.

Cambio de una empresa y una cultura

El reto fue realizar la transición a este sistema. “No estábamos cambiando únicamente una manera de hacer negocios, sino toda una cultura”, asegura Richard Rodgers. “Estábamos eliminando un pedazo de papel que a la gente le encanta sostener entre sus manos. Pronto se dieron cuenta de que podían acceder, visualizar y referenciar documentos con mucha mayor rapidez, así como imprimirlos si fuese necesario. Pronto pasaron de temerlo a aceptarlo y, poco después, a ser grandes entusiastas. Ahora, cuando alguien nos visita, les gusta alardear de nuestro sistema.”

En un nivel práctico, los empleados de Gosch ya no tienen que obtener un archivo, sustituirlo y preocuparse de que esté en el orden equivocado. Desde el punto de vista de la contabilidad, el acceso desde el mismo escritorio es sencillo a la hora de investigar y cuadrar documentos. Los documentos de ventas se administran mediante la contabilidad centralizada, en lugar de escindirse por los distintos concesionarios.

Agilización del ahorro de tiempo y dinero

“Las ventajas en productividad son muchas pero, el mayor ahorro se notará en un año o dos, cuando hayamos digitalizado todos los documentos acumulados”, asegura Richard Rodgers. “Los costos de almacenamiento externo que son muy altos, desaparecerán. Durante años hemos estado enviando nuestros informes anuales a empresas de servicios para grabarlos en discos. Ahora, descargamos un archivo de texto y lo introducimos directamente en el software FileBound. “El dinero que ya no nos gastamos en servicios externos compensa ampliamente la depreciación del sistema.

“En una escala del uno al diez, yo diría que nuestra satisfacción es de un nueve alto.

El proyecto está en un proceso de evolución muy satisfactorio. No lo hubiésemos conseguido sin ADocs. Son receptivos e innovadores en cuanto al modo en que han personalizado el software FileBound y, en nuestra opinión, han elegido los mejores scanners de Kodak para nuestro negocio y para los concesionarios de automóviles”, concluye Richard Rodgers.

ADocs, estimulado por su éxito con Gosch, planea llevar su solución para el sector de ventas al salón anual de la asociación nacional de concesionarios de automóviles (NADA, National Auto Dealers Association) para promocionarla a nivel nacional. Asimismo, planean integrar el nuevo KODAK Scan Station 100 en sus opciones, pues consideran que su sencilla utilización lo hace idóneo para la digitalización distribuida realizada por personas sin formación técnica.

Para obtener más información acerca de los productos y servicios de Kodak Document Imaging, póngase en contacto con su proveedor autorizado de productos Kodak; llame al 1-800-944-6171.