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Contexto

70.000 facturas de proveedores procesadas cada año, en casi 600 establecimientos.

Objetivo

Liberar las fuentes importantes e incrementar la flexibilidad para los proveedores mediante el empleo de la solución basada en la digitalización.

Solución

Scanner KODAK i160

Para cualquier empresa, el manejo eficiente de las facturas de los proveedores es clave; el minorista principal del Reino Unido, New Look, ha comenzado a utilizar un nuevo comercio universal y una solución de tratamiento de imágenes que permite intercambiar documentos de manera electrónica con los socios comerciales y los proveedores. El sistema permite que New Look automatice completamente el procesamiento de documentos, genere un ahorro inmediato de costes y mejore la eficiencia. New Look es el tercer minorista más grande de moda femenina en el Reino Unido y el segundo de calzado, con una media de edad de los consumidores de 29 años. El minorista dispone de 577 establecimientos en el Reino Unido, 10 en Europa y 2 franquicias. Se estableció en 1969 y fluctuó en el mercado bursátil del Reino Unido en 1998; New Look volvió a ser privado en marzo de 2004.

EDI: ¡a una fracción del coste!

La solución fue desarrollada por P2D, una empresa de servicios de negocios especializada en sistemas de documentos que transforman "papeles a datos". P2D utiliza el scanner KODAK i160 como componente integral y ofrece todos los beneficios de EDI a una fracción del coste normal. Mientras EDI siga actuando como protección de las grandes empresas y sea demasiado caro para las pequeñas empresas, la solución P2D permitirá que todos los proveedores se unan a ellos sin coste alguno.

La solución P2D con el scanner de Kodak ofrece un sistema de procesamiento de facturas más efectivo para New Look y sus proveedores. Dado que la empresa se extiende, significará que los costes de funcionamiento asociados con la función de finanzas se minimizarán y el personal podrá centrarse libremente en actividades principales y no en la gestión y aprobación de facturas.

La solución actúa como un cambio electrónico de documentos, como facturas, pedidos y hojas de balance y automatiza los procesos manuales con un servicio de seguridad. Los documentos se transmiten directamente entre New Look y los sistemas de proveedores y eliminan la entrada de datos con alto coste y erróneos. Cada transacción se entrega para un coste fijo de transacción de 25 peniques, inferior al coste del sello que requiere una factura impresa y enviada por correo ordinario. El grupo analista líder, Forrester Research Inc, calcula que el coste variable de papel y de entrega de una factura tradicional es de £1,29.

Los proveedores se benefician de la última tecnología en línea

Puesto que el sistema tuvo buenos resultados, 120 proveedores han accedido a utilizarlo —y se espera que 300 sean en línea en los próximos 6 meses— con el apoyo de P2D para que se establezcan correctamente.

La solución P2D es un centro electrónico que recibe documentos cuando los archivos de datos se dirigen desde los proveedores o imágenes del scanner KODAK i160 de New Look. Los datos se extraen de las imágenes utilizando la última tecnología de reconocimiento inteligente de caracteres y reconocimiento óptico basado en la última normativa.

El centro trata todos los trámites burocráticos de un proveedor de New Look. Puede incluir un documento, como una factura en papel estándar o una nota de entrega que tenga que relacionarse con otros documentos; el sistema permite que toda la documentación de copia se adjunte a una factura para que el personal de New Look pueda verlo con detalle. La factura se digitaliza y se envía al centro que tiene la documentación original y extrae los datos que se requieren para los sistemas de cuentas en uso. Los datos se traducen y la factura original se archiva para una futura recuperación y auditoría.

Las facturas de los proveedores se pueden aceptar en cualquier formato, como CSV, XML, formato web o desde cualquier paquete de cuentas de la pequeña y mediana empresa, incluídos Sage, Quick Books y Pegasus.

Propiedad privada con un crecimiento de locales comerciales del 30% el año pasado y con un total de casi 3 millones de pies cuadrados (unos 589 establecimientos), New Look procesa aproximadamente 70.000 facturas cada año con la mayoría recibida directamente en el sistema de cuentas de New Look desde el centro de P2D. De estos, un 20% aproximadamente se introducirá y procesará de forma manual utilizando el scanner de Kodak que se encuentra en las oficinas de New Look en Weymouth. La empresa también ha firmado un contrato por tres años de servicio y asistencia técnica para asegurar un 100% del tiempo de funcionamiento, así como la disponibilidad del scanner.

Gestión de volúmenes crecientes mientras se liberan recursos

Ian Butterworth, gestor de fianzas de cuentas a pagar, explica: "El tratamiento de grandes volúmenes de facturas y su procesamiento eficiente, a tiempo y con el mínimo de recursos es el elemento principal para los minoristas de nuestro tamaño. La solución P2D nos da la posibilidad de administrar este volumen de trabajo de forma sencilla y nuestros proveedores se beneficiarán también de ello, sin tener que instalar un caro sistema EDI. Las fuentes críticas se liberarán y trabajarán con New Look para hacerlo más fácil que nunca. Lo que más nos ha impresionado es la flexibilidad de la solución y las cualidades ampliables inherentes. Se puede ampliar para cooperar junto a muchos más proveedores, en cualquier país y con relativa facilidad, lo que resulta ideal para nuestros planes de crecimiento dado que estamos abriendo establecimientos en Bélgica, Francia y Oriente Medio.”

Robin Colla, consejero delegado de P2D, añade: “Somos la primera empresa del Reino Unido que ha desarrollado un sistema completo como este para un ahorro sustancial y para producir una mayor eficiencia para New Look y sus proveedores principales. Surgió después de considerar las necesidades de New Look para lograr una solución económica y eficiente que la mayoría de los proveedores podría utilizar y de la que podría sacar beneficio. ROI se entregará de forma instantánea y el trabajo con el minorista será una tarea más simple y rápida. Los proveedores de New Look verán cómo se procesan más rápido las facturas, recibirán información más actualizada sobre el estado del pago de éstas, lo que permitirá una mejor administración del flujo de caja. Creemos que esta solución ofrece una alternativa a EDI para las empresas que en el pasado no se lo podían permitir.”

Uno de los proveedores de New Look, Bob Tims, director general de Cambra Styles, declaró: "La adhesión a la red y el aumento de velocidad con el nuevo sistema ha sido muy fáciles, especialmente porque P2D nos guió en el proceso de conexión. Con el procesamiento de actualización y de información en línea sobre los pagos, evidentemente se ahorra tiempo. Esto quiere decir que parece que se nos va a pagar también más rápido.”

Colla concluye diciendo: “Mientras la solución P2D elimine el 80% de las facturas de papel recibidas, es necesario que las empresas digitalicen algunas facturas de los proveedores más pequeños de New Look. KODAK i160 en combinación con el software de captura se traduce en que la digitalización se realiza de manera rápida y precisa, lo que mejora la productividad del personal de cuentas."