Londres, Royaume-Uni , 20 avril - Kodak (NYSE : EK) a annoncé aujourd’hui que le conseil municipal de Barnet a installé un réseau de 30 scanners KODAK Scan Station 100, trois scanners KODAK i620 et KODAK i1220 Plus, ainsi que le système de gestion des documents et des dossiers électroniques Wisdom de Morse plc. Cette initiative permettra d’instaurer un accès multi-utilisateur en ligne aux dossiers de cinq services clés : services à l’enfance, services aux adultes, logement, salubrité de l’environnement et ressources humaines.
Grâce au nouveau système Wisdom, les 700 employés du conseil municipal de Barnet pourront effectuer des recherches rapides sur divers systèmes d’entreprise afin d’obtenir des informations sur un résident en particulier. Ce système permettra d’améliorer l’accès aux informations, la collaboration, la sécurité et la vérification tout en optimisant l’efficacité globale de l’organisation. Au bout du compte, le conseil municipal de Barnet réalisera des économies de stockage tout en réduisant les temps de réponse au public. De plus, le système sera progressivement rendu accessible aux 3 500 employés de l’organisation.
40 000 contacts (clients et aidants) sont actuellement enregistrés dans le système de l’équipe des services aux adultes, tandis que l’équipe des services à l’enfance détient les informations de 15 000 personnes.
« Les avantages d’un SGDDE à l’échelle d’une organisation sont énormes lorsque l’on doit gérer des milliers de dossiers », affirme Andy Sopel, spécialiste et formateur en scanners au conseil municipal de Barnet. L’ancien système de bibliothèque, qui ne permettait qu’à une seule personne d’emprunter et de consulter un fichier, sera désormais remplacé par un système à accès multiple. Ce dernier améliore la surveillance et le contrôle tout en instaurant de nouvelles politiques de flux de travaux et d’indexation afin de traiter les documents et la correspondance en temps et en heure. Le nouveau SGDDE permet de gérer ce processus de manière cohérente et de A à Z, jusqu’à l’élimination des documents. »
Le distributeur, Avnet, a fourni les scanners Kodak au conseil municipal de Barnet ainsi que les trois scanners de production i620 installés dans les bâtiments principaux du conseil (North London Business Park, Barnet House et son dépôt Mill Hill Archive). Les nombreux scanners Scan Station 100, adaptés à un volume de numérisation plus modéré, sont installés en réseau sur plusieurs étages dans ces bâtiments ainsi que sur d’autres sites. Des scanners KODAK i1220 Plus sont également raccordés à des ordinateurs et connectés via ADSL pour les bureaux distants dépourvus de réseau local.
À ce jour, tous les utilisateurs actuels ont été formés à ce nouveau système. La première étape du projet impliquait le déploiement de Wisdom pour les services à l’enfance, les services aux adultes, les besoins et ressources en logement, les RH et la salubrité de l’environnement qui sont tous « connectés » aujourd’hui. La deuxième étape, qui consiste à rendre le système accessible à d’autres services conservant des dossiers, doit commencer en 2010.
Dotés d’une capacité de production de 25 pages par minute, les scanners à connexion instantanée Scan Station 100 sont des appareils autonomes tout-en-un, composés d’un écran tactile et d’un scanner. Ils ne nécessitent pas d’ordinateur. Les employés les utilisent pour effectuer leurs opérations de numérisation quotidiennes, notamment celle du courrier. « Les employés apprécient les Scan Station 100, car chaque service dispose d’une interface personnalisée et conviviale, semblable à leur partie du SGDDE », indique M. Sopel. « Ils n’ont qu’à se déplacer, numériser un document et le sauvegarder dans l’un des nombreux dossiers préconfigurés que nous avons créés à cet effet. »
Cela a été rendu possible grâce au logiciel de capture Autostore de Notable Solutions Inc, préinstallé et configuré pour répondre aux besoins du conseil municipal de Barnet en fonction du service, du type de document, du client et du numéro de dossier. « Lorsqu’on dispose de centaines d’employés, on cherche à éviter que chacun enregistre ses données de manière légèrement différente ou introduise des coquilles, car cela complique la récupération. Grâce à AutoStore, nous avons pu préprogrammer les scanners en utilisant la terminologie du conseil afin que les utilisateurs puissent effectuer la numérisation à partir d’une liste de choix. Cela nous permet de garantir une cohérence en matière de saisie et d’acheminement des métadonnées », explique M. Sopel.
Les scanners KODAK i1220 Plus installés à distance peuvent également se connecter à NSi Autostore, de même que 50 autres appareils multifonctions.
Fonctionnant sur deux serveurs Microsoft SQL, le SGDDE Wisdom cohabite avec les systèmes de gestion de dossiers existants du conseil municipal de Barnet : Anite SWIFT (sa base de données centrale des services sociaux), Integrated Children’s System (ICS) de Liquid Logic (son système d’inventaire de dossiers spécialisé pour les services à l’enfance) ainsi que la suite logicielle de gestion des ressources humaines de SAP. De plus, Wisdom a également été intégré en tant SGDDE dorsal d’iDocs ACCOLAID pour le service de salubrité de l’environnement du conseil de Barnet.
« Une grande organisation comme la nôtre nécessite généralement de nombreux lecteurs et systèmes réseau, mais Wisdom rassemble tous ces éléments en une seule structure de fichiers par service et donne un aperçu de tous les documents contenus dans chaque dossier, ce qui facilite la recherche et la récupération des données », affirme M. Sopel.
En parallèle, le conseil a adopté de nouvelles politiques en matière de gestion et de conservation des archives pour le nouveau SGDDE Wisdom. « Par exemple, la loi nous oblige à conserver les archives pendant sept ans. Chaque dossier enregistré dans Wisdom est associé à un compte à rebours, et le gestionnaire de documents est automatiquement prévenu lorsque cette période arrive à échéance », explique M. Sopel.
Cette technologie a également permis d’obtenir d’autres avantages. « Lorsque le courrier est numérisé via Scan station, les travailleurs sociaux concernés reçoivent immédiatement une notification leur indiquant qu’un nouveau document est arrivé pour un client donné, en fonction du numéro ICS ou SWIFT saisi. Une icône apparaît sur leur bureau. Nous avons également ajouté des alertes afin qu’un document qui n’a pas été consulté au bout d’une certaine durée soit automatiquement redirigé vers une personne plus qualifiée. Wisdom abonde en fonctionnalités de ce genre », indique M. Sopel.
Contrairement aux scanners Scan Station 100, les scanners de production KODAK i620 peuvent traiter jusqu’à 80 pages par minute et sont utilisés pour satisfaire les grosses demandes de numérisation du conseil de Barnet. Par exemple, l’équipe des services à l’enfance utilise ces scanners afin de numériser les dossiers des clients actuels (quelque 15 000 enfants). Ainsi, tous les documents papiers existent désormais également en format électronique. Les dossiers « historiques » sont uniquement numérisés lorsqu’ils ont besoin d’être consultés : un principe de numérisation à la carte, en d’autres termes.
Les trois i620 se connectent au logiciel de capture de Kofax et permettent ainsi au conseil de Barnet de charger directement un grand nombre de documents dans Wisdom, SWIFT et ICS sans avoir recours à une solution de stockage intermédiaire, ce qui permet un gain d’efficacité.
« D’un point de vue technique, les scanners Kodak répondent largement à nos besoins et nous n’avons même pas commencé à utiliser l’ensemble des fonctionnalités incluses. Étant donné que le processus de numérisation est relativement nouveau pour le conseil, Kodak a fait preuve d’une grande réactivité et nous a aidés en dépassant le cadre de ses obligations contractuelles », conclut M. Sopel.
Prochaine étape pour le conseil : choisir un système de gestion des relations avec la clientèle qui fonctionnera de pair avec le SGDDE Wisdom. L’intégration étroite des systèmes permettra de réduire encore plus le temps de réponse aux demandes du public.
« De toute évidence, le conseil municipal de Barnet possède des coûts en gestion de documents très élevés, c’est pourquoi la mise en oeuvre d’un SGDDE relève du bon sens commercial et pratique », déclare David Whitton, directeur commercial de la division Nord de Kodak Document Imaging. La gestion continue des scanners est simple, car les produits achetés par le conseil proviennent tous du même fabricant. Nous sommes ravis d’avoir été choisis en tant que fournisseurs de prédilection ».
(Kodak est une marque commerciale d’Eastman Kodak Company.)