"Ce nouveau processus a rationalisé l'ensemble de nos opérations. Il nous a révélé comment nous pouvions affecter le personnel à des tâches plus productives."

Anthony Kafiti, responsable informatique de 1-888-OhioComp

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Situation

Un organisme de gestion des soins de santé connaît une croissance rapide. La surabondance de documents administratifs allonge le délai de traitement des documents importants et submerge le système d'archivage manuel (sans parler de l'employée préposée).

Objectif

Réduire la charge de travail de l'employée responsable de l'archivage. Rationaliser le processus de numérisation-tri-indexation. Faciliter la localisation précise des dossiers. Intégrer les documents pour permettre aux utilisateurs (même hors site) d'accéder aux dossiers depuis leur bureau. Permettre au personnel d'augmenter sa productivité.

Solution

Le scanner Kodak i250 couplé à une solution OnBase avec le logiciel OCR for AnyDoc.

Jusqu'il y a peu, 1-888-OhioComp disposait d'un local d'archivage avec rayonnages et dossiers papier, le tout géré par une employée à temps complet. Cependant, la charge de travail était suffisante pour justifier deux emplois à plein temps, et l'employée peinait à suivre le rythme imposé par le volume des documents entrants.

"Finalement, nous avons accumulé un retard considérable et avons compris que nous devions absolument revoir notre méthode", explique Anthony Kafiti, responsable informatique de 1-888-OhioComp. "Au lieu d'engager du personnel supplémentaire, nous avons pensé qu'un système qui nous permettrait d'accéder à tous les documents depuis notre programme de gestion des demandes d'indemnisation serait plus efficace. Notre employée autrefois surmenée a aujourd'hui retrouvé le sourire et gère désormais facilement tout notre flux de numérisation et d'indexation."

A la recherche d'une méthode de localisation des dossiers plus efficace

1-888-OhioComp est un organisme de gestion des soins de santé certifié basé à Cleveland, Ohio, Etats-Unis. L'entreprise traite les demandes d'indemnisation de travailleurs. Elle couvre actuellement plus de 12 000 employeurs en Ohio. Elle est non seulement le sixième plus gros organisme de gestion des soins de santé de l'état, mais également le plus dynamique.

1-888-OhioComp est responsable de la gestion des cas médicaux à l'origine des demandes d'indemnisation des travailleurs, mais aussi du traitement et du règlement des factures de soins de santé associées à ces demandes d'indemnisation, telles que les formulaires HCFA 1500, UB92, etc. Ces activités génèrent naturellement une pléthore de documents administratifs.

Auparavant, l'entreprise saisissait tous les documents, puis les conservait dans des classeurs. Lorsque 1-888-OhioComp a entamé ses activités, l'archivage manuel était une méthode adaptée à l'ampleur de la tâche. Toutefois l'entreprise se développe rapidement. Il y a six ans, elle employait seulement cinq personnes à temps plein. Elle compte aujourd'hui environ 80 employés et prévoit une nouvelle année de croissance non négligeable, ainsi que l'ouverture d'un second bureau à Mansfield, Ohio.

Au cours de l'expansion de l'entreprise, le local d'archivage a été submergé de documents jusqu'à devenir un véritable fouillis. Le volume gigantesque de documents ralentissait le traitement des documents importants. L'employée responsable de l'archivage ne parvenait pas à localiser des dossiers entiers ou ne retrouvait pas un document particulier au sein d'un dossier. Et quand est venue l'heure de l'audit, la situation est devenue encore plus critique.

Un employé a dû sortir tous les dossiers et s'assurer que chacun d'entre eux contenait tous les documents requis. Celui-ci a parfois dû recréer des dossiers entiers. Le problème se posait également lorsqu'il s'agissait de retrouver les formulaires de demande d'indemnisation. S'ils n'étaient pas correctement classés dès leur réception, ce qui était devenu de plus en plus fréquent du fait de l'augmentation considérable du volume de documents à traiter, il était pratiquement impossible de retrouver ces formulaires ultérieurement.

Choix de la solution appropriée

1-888-OhioComp a commencé à rechercher une solution qui intégrerait ses documents pour permettre à ses utilisateurs d'accéder aux dossiers depuis leur bureau tout en travaillant dans MCO Central, son système logiciel actuel de gestion des demandes d'indemnisation (conçu par Marlabs, Inc.).

L'entreprise a travaillé en collaboration avec AnyDoc Software et a envisagé un certain nombre de solutions d'archivage de documents électroniques. Elle a finalement porté son choix sur la solution OnBase avec OCR for AnyDoc. AnyDoc a alors suggéré qu'un scanner Kodak i250 serait parfaitement adapté aux besoins de numérisation.

Aujourd'hui, 1-888-OhioComp utilise OCR for AnyDoc, le produit phare d'AnyDoc Software, pour rationaliser notamment le traitement des formulaires HCFA 1500, UB92 et d'autres types de formulaires de demande d'indemnisation. Lorsqu'une demande est saisie, elle est immédiatement numérisée. OCR for AnyDoc capture les formulaires HCFA et UB et évite ainsi au personnel de l'entreprise de devoir archiver les documents manuellement.

Lors de la numérisation des documents, OCR for AnyDoc extrait des données spécifiques (définies par l'utilisateur) de l'image numérisée, valide les données en fonction des règles métier de l'entreprise, formate les données et les prépare pour la transmission au système dorsal de traitement. Une fois ces opérations terminées, les images numérisées et les données qui en ont été extraites sont archivées et utilisées en fonction des besoins.

Les commentaires du personnel et des clients sont enthousiastes. Chacun apprécie le fait de pouvoir détruire les documents papier dès qu'ils ont été traités, rassuré de savoir les documents numérisés dès leur réception par courrier.

Traitement des documents complexes

1-888-OhioComp est inondé de tous types de documents. Un grand nombre de formulaires sont remplis par des médecins, ce qui laisse présumer de la lisibilité de l'écriture... L'entreprise reçoit également des formulaires de demande d'indemnisation dans toutes sortes de formats non standard au lieu des modèles types.

Chaque jour, la réceptionniste trie les documents reçus par courrier. Les documents sont ensuite directement envoyés au scanner pour être numérisés et indexés. Les documents issus du traitement des demandes d'indemnisation sont mis dans une corbeille réservée au personnel. Ces documents sont également collectés, numérisés et indexés immédiatement.

"Ce nouveau processus de tri-numérisation-indexation a rationalisé l'ensemble de nos opérations. Les documents qui étaient auparavant placés en attente d'archivage sont accessibles pratiquement immédiatement par nos utilisateurs", explique Anthony Kafiti. "En outre, l'équipement est fiable et parfaitement capable de répondre à nos volumes et à nos attentes."

"Le fait de ne pas avoir à se soucier de la localisation d'un document archivé est très rassurant. La qualité d'image de Kodak est un gage de lisibilité, même si la qualité du document d'origine laissait à désirer. Kodak offre une qualité d'image remarquable et assure même une parfaite lisibilité des documents d'origine les plus sombres et les moins lisibles. A cet égard, je trouve la fonctionnalité Perfect Page avec iThresholding formidable."

Motivation à aller encore plus loin en termes de productivité

"Notre nouvelle solution AnyDoc Software/scanner Kodak nous a déjà permis d'améliorer considérablement nos services. Par exemple, le nouveau système/scanner et la technologie permettent à notre personnel hors site d'accéder aux même dossiers qu'un employé qui travaille dans nos bureaux. Cette avancée nous a permis d'offrir à nos clients employeurs un accès aux documents relatifs à leurs demandes d'intervention.

"Nous n'avons désormais besoin que d'une seule personne pour effectuer toutes les tâches de numérisation et d'indexation alors qu'auparavant, l'employée responsable de l'archivage devait constamment faire des heures supplémentaires et avait besoin d'aide pour l'été afin de pouvoir maîtriser la situation. Cette nouvelle solution nous a permis de comprendre comment nous pouvons affecter le personnel à des tâches plus productives."