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Le département de la santé du comté de Memphis et Shelby résout immédiatement les problèmes de qualité et de stockage et prépare la mise en place d'un système de gestion des enregistrements électroniques

Lorsqu'un tribunal vous ordonne de reproduire un dossier médical, vous ne perdez pas de temps à répondre, surtout parce que, conformément à la loi, vous devez produire le document dans un délai très court. Imaginez donc l'angoisse ressentie si vous deviez rechercher le document sur un système de microfilms, en insérant la bobine et en tournant manuellement le lecteur. Et lorsque vous atteignez enfin l'image, vous découvrez que l'épreuve est illisible. La journée n'aura pas été productive.

En revanche, imaginez la confiance que vous pouvez éprouver lorsque vous parcourez rapidement le lecteur C: pour récupérer le document et en imprimer une copie nette et de grande qualité en quelques secondes.

Accumulation de dossiers médicaux en retard

Le département de la santé du comté de Memphis et Shelby accueille près de 200 000 patients chaque année dans 14 cliniques réparties dans le comté de Shelby et sa zone de service métropolitaine. Conformément à la loi, chaque clinique doit conserver les dossiers médicaux pendant deux ans et doit être en mesure de reproduire les dossiers sur ordre ou assignation du tribunal, dans le délai imparti. Les fichiers sont purgés tous les deux ans et envoyés à une installation de stockage hors site pour une durée spécifiée. La durée exacte dépend de l'âge du patient et du traitement médical dont il a bénéficié.

Jusqu'en 2006, le département de la santé stockait les dossiers médicaux sur des bobines de microfilm, sur site, et transmettait des copies de sauvegarde à une installation hors site. Et puis un jour, son système de microfilms est tombé en panne. Et le département de la santé a accumulé du retard sur l'archivage permanent des dossiers médicaux. Dans le même temps, ils ont stocké des copies papier dans des boîtes qui ont rapidement occupé un espace de stockage considérable, ce qui a augmenté le temps passé à retrouver des dossiers.

Amélioration de l'efficacité du stockage et de la récupération des dossiers médicaux

Au lieu d'acheter un autre système de microfilms, « Nous avons cherché des scanners répondant à nos besoins d'archivage actuels et qui nous permettraient de migrer ensuite vers un système de gestion des enregistrements électroniques », déclare le Dr. Judy Martin, Infirmière en chef, Département de la santé du compté de Memphis et Shelby.

Début 2007, Judy Martin, Shawn McClure, Directeur informatique au département de la santé, et Christine Murrell, Responsable du service des soins infirmiers, ont rencontré Brad Moritz, intégrateur en imagerie documentaire chez Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) à Memphis. L'équipe a identifié les besoins en archivage et en numérisation de documents du comté et a cherché le moyen d'appliquer une approche en plusieurs phases afin de moderniser le comté avec le budget disponible. ISSI a ensuite accueilli le comté dans son centre des opérations centraméricaines (un centre de conversion de document agréé par Kodak) où l'équipe a pu voir plusieurs scanners Kodak en fonctionnement.

« Nous avons choisi le scanner Kodak i780 pour une question de volume », explique Shawn McClure. « Le scanner KODAK i780 est capable de stocker et de produire notre volume élevé de dossiers médicaux de manière rapide et efficace. »

Les images haute qualité éliminent un problème qui prend du temps

Le département de la santé a commencé à utiliser son nouveau scanner KODAK i780 en juin 2008. « Depuis, la clarté des images archivées est bien meilleure que celle obtenue auparavant, quelle que soit la qualité de l'original », explique Christine Murrell.

Elle ajoute : « Avant, c'était un véritable problème. Lorsque je recevais une ordonnance ou une assignation du tribunal pour un dossier médical et que je l'imprimais à partir du microfilm, je rencontrais parfois des difficultés pour le lire ! »

Ce problème se produisait souvent, notamment lorsque le document original était imprimé sur du papier couleur. Aujourd'hui, avec le scanner Kodak i780, Christine Murrell ne s'inquiète plus de la qualité des images.

« Ça a été une amélioration majeure », explique-t-elle. « Le problème des documents illisibles a été éliminé et je ne perds plus de temps à remanier et à recopier les tirages. »

Judy Martin ajoute : « Nous avons augmenté notre productivité de 100 à 150 % depuis que nous utilisons le scanner Kodak i780. Il réduit le travail de moitié. Et nous gagnons du temps à chaque étape du processus : nous numérisons plus vite, nous vérifions immédiatement l'exactitude et les images sont de meilleure qualité, ce qui réduit le nombre d'erreurs et, par conséquent, les tâches répétées. »

Principaux avantages : gain d'espace, redondance positive et efficacité

Le département de la santé utilise actuellement son scanner Kodak i780 à des fins d'archivage uniquement. A cette fin, le scanner économise de l'espace et du temps comparé au stockage de copies papier dans des boîtes ou à l'enregistrement manuel sur films et à la gestion de bobines de microfilm. « Vous n'imaginez pas le nombre de boîtes que nous pouvons stocker sur un disque ! » s'exclame Christine Murrell.

Autre avantage de la solution d'archivage à l'aide du scanner KODAK i780 : la protection en cas de sinistre. « Auparavant, nous stockions deux bobines de microfilm, une au service d'archives du département de la santé et une dans une installation externe située à plusieurs centaines de kilomètres. Simplement deux copies.

Aujourd'hui, grâce au scanner KODAK i780, nous possédons plusieurs copies : un DVD ici dans nos archives, une sauvegarde sur serveur de nos copies au département informatique, des copies DVD stockées dans une installation locale à quelques kilomètres et un stockage permanent dans une installation située à plusieurs centaines de kilomètres », explique Shawn McClure. « La redondance obtenue par le stockage des données à différents endroits garantit notre tranquillité d'esprit et la conservation de nos données en cas de catastrophe. »

Le fait d'avoir des sauvegardes sur site facilite également la récupération des données. « Les informations sont accessibles et faciles à dupliquer. Nous n'avons plus besoin de demander à ce qu'un document nous soit expédié. Nous pouvons produire des images haute qualité sur site », note Shawn McClure.

Prêt pour le XXIème siècle

Le département de la santé du comté de Memphis et Shelby utilise actuellement son scanner KODAK i780 pour numériser des lots de documents et le logiciel KODAK Capture Pro pour générer les données sur l'unité d'archivage de documents du département. Dans un futur proche, les données seront migrées dans une base de données et placées sur un serveur auquel plusieurs utilisateurs autorisés pourront accéder accessible.

Shawn McClure insiste : « Notre scanner KODAK i780 constitue la première étape cruciale vers la gestion des enregistrements électroniques. Grâce à ce scanner, nous sommes bien placés pour passer à l'étape suivante. Et lorsque nous nous développerons, nous n'aurons pas à remplacer notre scanner (les capacités d'extension du scanner KODAK i780 représentaient un argument de vente crucial pour nous). »

Judy Martin ajoute : « C'est la raison pour laquelle nous avons choisi en premier lieu le scanner KODAK i780 ; il répond à nos besoins actuels d'archivage efficace et de qualité d'image accrue. Il nous permet également d'atteindre l'augmentation prévue en termes de volume et de planifier la mise en œuvre d'un système de gestion des enregistrements électroniques parfaitement intégré. »