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Itella Information se standardise avec des scanners de production Kodak

Itella Information, le service bureau d'Itella Group, a harmonisé sa structure de scanners de production en choisissant Kodak comme partenaire principal. Afin de soutenir la croissance actuelle de l'entreprise et permettre une croissance future, quatre scanners i1860, les systèmes gros volume de Kodak les plus rapides à ce jour, ont été achetés pour ses centres de production en Finlande et en Suède.

Il s'agit d'un accord important car le vaste parc de scanners d'Itella Information sera désormais principalement basé sur des appareils Kodak, ce qui permettra d'améliorer l'efficacité et la flexibilité dans un secteur où la concurrence fait rage et où le facteur prix est crucial.

Utilisation dans trois domaines d'activité
Anciennement connue sous le nom de Finland Post Group, la société a été renommée Itella Group en juin 2007. Elle propose des services postaux classiques à l'attention des particuliers sous la marque Posti en Finlande, ainsi que des services aux entreprises de Finlande et de huit autres pays d'Europe du Nord sous le nom Itella. Le groupe est présent dans trois domaines d'activité : Itella Logistics (services de fret), Itella Mail Communication (distribution de courrier et de publipostage) et Itella Information (services de gestion documentaire externalisés, facturation et communication d'affaires). Il emploie plus de 24 000 personnes et a réalisé en 2006 un chiffre d'affaires de 1 550,6 M€.

Unto Kariniemi, directeur international de la gamme de produits, déclare : « Notre but est de devenir d'ici 2010 la première société de services en logistique intelligente d'Europe du Nord, avec une stratégie basée sur une technologie de pointe, des méthodes efficaces et un personnel compétent ».

Itella Information propose aux clients une gamme de services standard et sur mesure, axée principalement sur les solutions de numérisation, ce qui inclut le traitement des factures et l'externalisation du traitement des documents. Itella gère la totalité du cycle de vie des documents, de la numérisation initiale du document à son accès, en passant par le workflow, la gestion du document et l'archivage électronique.

Itella travaille avec des sociétés de toutes tailles, mais se spécialise dans l'assistance aux entreprises ayant des besoins importants en termes de traitement de documents. Les principaux clients en numérisation travaillent essentiellement dans les secteurs de la banque, de l'assurance et du secteur public : les banques scandinaves Sampo et Nordea, la société d'assurance dommages Pohjola et les administrations fiscales et d'immatriculation des véhicules de Finlande, entre autres.

Kariniemi explique : « Les banques, par exemple, nous ont confié la gestion de leurs paiements papier. Leurs clients nous envoient donc leurs formulaires de paiement remplis, indiquant la personne à payer et la somme, et nous traitons cela, en numérisant les informations et en envoyant ensuite les données au système bancaire correspondant.

De même, avec les assurances, nous sommes impliqués dès le début du processus de demande de remboursement : nous recevons les demandes par courrier, nous les classons, nous numérisons les documents et nous les préparons pour le système de traiement adéquat. »

Le volume de documents et de factures traités par Itella Information est conséquent. En Finlande, la société traite environ 260 000 éléments chaque jour, ce qui correspond à 70 millions par an environ. Le nombre total de document passant entre les mains d'Itella partout dans le monde s'élève à 100 millions chaque année.

Cela fait du secteur des services en solutions de numérisation une part croissante de l'activité d'Itella Information, avec un chiffre d'affaires multiplié par trois en trois ans et un volume de numérisation en Suède, par exemple, qui a doublé au cours des 7 premiers mois de 2007.

Pour soutenir cette croissance et permettre un développement dans le futur, Itella Information a installé deux scanners de production KODAK i1860 en Finlande, achetés auprès de Kibi. Deux appareils seront également bientôt installés en Suède par le biais de ReadSoft. Avec une vitesse de traitement de 200 pages par minute, le scanner i1860 est le scanner le plus rapide jamais construit par Kodak et dispose d'une conception ergonomique afin d'améliorer la productivité de l'opérateur. En appuyant simplement sur un bouton, la hauteur de l'appareil peut être modifiée, grâce à une unité à écran tactile LCD conçue pour une utilisation simple.

Itella Information a créé une « Architecture de référence », ce qui signifie que pour la numérisation l'entreprise se standardise en Kodak et harmonise les équipement utilisés au sein de l'activité de numérisation.

Kariniemi déclare  : « le groupe d'affaires Itella Information a réalisé deux acquisitions en 2006-2007 pour accroître son activité : DigiDoc AB et Infologistics Scandinavia AB. Dans ces deux sociétés les équipement vont être remplacés par du matériel Kodak.

En créant un environnement de production de numérisation unifié à l'échelle internationale (basé sur du matériel Kodak), nous pourrons améliorer l'efficacité et simplifier la gestion, la formation et l'assistance. La société dispose déjà d'une gamme de scanners des séries i600 et i800 répartis dans six centres de production.

Kariniemi explique : « Nous pouvons gérer le parc de scanners Kodak sans restrictions et faire circuler le matériel selon les besoins. Par exemple, lorsque premier scanner i1860 a été installé en Finlande, un scanner i660 a été envoyé en Lettonie où les volumes de documents sont plus faibles. Une fois le transfert effectué, le service était opérationnel en quelques heures seulement.

Kodak a été choisi pour son passé et son expertise sur le marché des scanners, pour sa réputation de constructeur d'appeils fiables et pour sa capacité à offrir une assistance et un service complets et rapides. Le domaine de la gestion des factures étant fortement soumis à la concurrence et extrêmement dépendant des prix, ce dernier point est crucial. En effet, tout temps d'arrêt se répercute en pertes considérables en termes de chiffre d'affaires.

Itella Information utilise également le logiciel de capture de Kodak qui lui permet de tirer profit au maximum de toutes les fonctionnalités du matériel. Par exemple, la technologie Perfect Page de Kodak avec iThresholding produit des images numérisées de très grande qualité sans nécessiter aucun réglage de paramètres. Ceci est très important dans un environnement de service bureau où les types de papiers traités sont très variés et où des interventions manuelles systématiques pour régler des paramètres ralentiraient considérablement les opérations.

Kariniemi conclut : « Grâce au débit du nouveau i1860, Kodak est en mesure d'offrir un scanner qui peut traiter des volumes quasiment illimités, ce qui est nécessaire à une entreprise fonctionnant 24h/24 et 7j/7. Nous considérons la confiance et la qualité comme des conditions préalables à nos affaires : nos clients nous confient leurs informations d'entreprise et ils attendent de nous un travail de grande qualité. Nous attendons de notre fournisseur de scanners qu'il travaille de la même façon avec nous et qu'il comprenne l'importance du temps productif. Kodak remplit parfaitement ces conditions ».