Situation
Salumatics, Inc. avait besoin de mettre à niveau ses scanners et d'augmenter ses capacités de production sans accroître ses charges afin de maintenir sa compétitivité.
Objectif
Acheter des scanners dotés de fonctionnalités accrues afin d'éliminer les problèmes de documents tête-bêche, de gérer plusieurs kilomètres de bandes de surveillance fœtale, de réduire les besoins en maintenance et en formation et d'augmenter le rendement.
Solution
Deux scanners KODAK i780, deux scanners KODAK i1440 et plusieurs scanners KODAK i260 sur des sites clients distants.
Commentaires
« Les scanners Kodak nous permettent d'offrir des services exclusifs et de rester compétitif. »
~ Shawn Morrison, directeur de la technologie, Salumatics, Inc. |  | Parlons de loyauté envers une marque : pouvez-vous imaginer une société de services qui acquiert des scanners exclusivement auprès d'un unique fabricant depuis le démarrage de son activité ? C'est exactement ce que Salumatics, Inc. fait depuis le lancement de son activité de conversion de documents en 2002 avec quatre scanners Kodak i840.
« Lorsque notre société de conseil s'est transformée en société de services d'imagerie documentaire, nous avons sélectionné les scanners Kodak i840 car ils étaient les seuls capables de numériser des images en double flux (couleur et N&B en même temps) », se souvient Shawn Morrison, directeur de la technologie chez Salumatics, Inc.
« Depuis, notre activité s'est développée et, à mesure que nos clients et leurs besoins se sont accrus, nous sommes passés à des scanners Kodak plus puissants. »
Une marque de scanners pour une variété de papiers : « Nous utilisons exclusivement des scanners Kodak dans notre magasin »
Salumatics, Inc. est l'une des principales sociétés de conversion de documents en Amérique du Nord ; elle compte environ 200 employés et 50 clients. Ses bureaux situés à Montréal, au Québec et à Mississauga, en Ontario, convertissent les dossiers médicaux des établissements de santé en images électroniques.
Ce qui distingue Salumatics de ses concurrents, c'est sa capacité à développer des logiciels personnalisés qui indexent et téléchargent les images électroniques dans le système de classement électronique de chaque client.
« Seul notre logiciel propriétaire, créé à partir du kit de développement logiciel Captiva et conçu pour les scanners Kodak, permet aux utilisateurs de numériser simultanément dans deux formats », explique M. Morrison.
La société reçoit de la part de ses clients des cartons remplis de dossiers de patients. Les opérateurs de production de Salumatics préparent, numérisent et indexent les documents au niveau du document en fonction du système de classement unique de chaque client.
« Le secteur de la santé se trouvant aux prémices de la gestion des enregistrements électroniques, nous obtenons un mélange de papiers historiques et plus récents. Les diagrammes des patients contiennent généralement des documents anciens sur papier autocopiant, des bandes ECG, des photos, des dossiers médicaux de plusieurs types, formes et dimensions », note Noreen Fletcher, directrice des opérations, services de conversion, chez Salumatics.
« Kodak numérise très bien les documents dans un environnement tel que le nôtre, constitué d'une telle diversité de types de papier, et dans de tels volumes. En combinant nos deux sites, nous numérisons 10 millions d'images par mois, soit environ 300 000 par jour. Grâce à nos scanners Kodak, nous réglons simplement le scanner en fonction du client et du type de papier et nous pouvons commencer à travailler. »
Salumatics fait également confiance à la qualité et à la fiabilité des scanners Kodak et de la technologie de traitement d'image Perfect Page pour le nettoyage des documents (en comparaison avec VRS ou Virtual ReScan). C'est pourquoi « Nous utilisons exclusivement des scanners Kodak dans notre magasin », déclare M. Morrison.
L'orientation de page est « un développement révolutionnaire de Kodak »
La plupart des documents numérisés par Salumatics sont imprimés sur les deux faces, ce qui veut dire qu'ils doivent être inversés pour pouvoir être correctement numérisés (c'est ce que l'on appelle des documents tête-bêche). Ces documents doivent être numérisés en mode paysage ou portrait, puis pivotés manuellement, ce qui demande beaucoup de travail à l'opérateur chargé de l'indexation.
Ainsi, lorsque Salumatics a découvert que le scanner KODAK i780 comportait une fonction d'orientation de page appelée mode calendaire, la société a rapidement acheté deux appareils. Salumatics a ensuite développé un logiciel exclusif à partir du scanner KODAK i780. Ce logiciel propriétaire, combiné au mode calendaire, a résolu le problème des documents tête-bêche.
« Le mode calendaire du scanner KODAK i780 est une avancée révolutionnaire pour Kodak », indique M. Morrison. « Il supprime la partie laborieuse du processus d'indexation, puisque le scanner reconnaît l'orientation avant que nous ayons à la corriger. Associé à notre logiciel exclusif, le scanner KODAK i780 nous permet d'obtenir une fiabilité et une vitesse parfaites dans nos opérations. »
Le facteur d'utilisation représente « un gigantesque bond en avant pour Kodak »
Plus Salumatics parvient à réduire ses coûts de main-d'œuvre et à optimiser sa productivité, plus ses prix sont bas et plus la rentabilité de la société augmente. Tout s'additionne : le temps requis pour la formation, le temps requis pour le nettoyage et, bien sûr, le temps d'arrêt lorsque les scanners sont déconnectés pour la maintenance de routine.
C'est la raison pour laquelle M. Morrison considère le facteur d'utilisation du scanner KODAK i780 comme « un gigantesque bond en avant pour Kodak » en termes de maintenance.
« Le nettoyage est intuitif et rapide », note M. Morrison, « ce qui réduit le temps de formation, de maintenance et d'arrêt. Nos coûts de main-d'œuvre ont ainsi chuté, alors que notre productivité a augmenté, sans même prendre en compte le rendement accru du scanner KODAK i780. »
Une option spéciale de format de document crée une nouvelle source de revenus
Lorsqu'un client de longue date est arrivé chez Salumatics avec des cartons contenant plusieurs kilomètres de bandes de surveillance fœtale, la société a réalisé qu'il était temps d'acheter quelques scanners KODAK i1440, sous peine de perdre des informations sensibles... et un client important.
« Les bandes de surveillance fœtale sont très longues. Vous ne pouvez pas les couper au risque de perdre des informations. Et il faudrait de toute façon des années pour les couper. Les scanners KODAK i1440 nous offrent une option spéciale de format de document qui permet de numériser ces kilomètres de bandes de façon continue », explique Mme Fletcher.
Le scanner KODAK i1440 numérise automatiquement les longues bandes en images de 8 ½" x 11" qui se suivent. En cas de besoin, les images peuvent être à nouveau assemblées en une longue bande. « Nous bénéficions aujourd'hui d'une nouvelle source de revenus en attirant des clients qui cherchent à numériser des bandes de surveillance fœtale afin de les intégrer dans des enregistrements médicaux électroniques », ajoute Mme Fletcher.
Soutien des clients dans des sites distants
Pour les petits clients situés dans des sites éloignés, les coûts de transport pour expédier les documents à Salumatics seraient prohibitifs. En revanche, Salumatics fournit des scanners KODAK i260 (prédécesseurs des scanners KODAK i1420), la formation et les logiciels permettant aux clients situés dans des régions distantes d'envoyer leurs documents groupés à Salumatics à des fins d'indexation. « Le scanner KODAK i260 est un modèle durable, testé sur le terrain », déclare M. Morrison.
Mme Fletcher ajoute : « Les coûts de transport de ces sites seraient très élevés, c'est pourquoi nous formons les clients à numériser leurs propres documents et à nous les envoyer via FTP. Ici, nous indexons et téléchargeons les fichiers vers le système d'imagerie propre au client, au format souhaité. »
Une victoire pour Salumatics comme pour ses clients
Salumatics a mis à niveau ses équipements Kodak au fil des années. Les clients de la société ont ainsi pu tirer profit d'images de qualité supérieure, de fonctionnalités accrues et de prix réduits.
« Chaque nouveau scanner ajouté nous a permis de réduire nos coûts de main-d'œuvre et d'améliorer nos services. Les scanners Kodak nous permettent d'offrir des services exclusifs et de rester compétitif », explique M. Morrison.
Pour en savoir plus sur les produits et les services Kodak Document Imaging, contactez votre revendeur agréé de produits Kodak ou appelez le 1.800.944.6171 |