「這個新的程序簡化了我們的整個操作。它讓我們瞭解如何讓職員執行更有生產力的工作。」

Anthony Kafiti，1-888-OhioComp 的 IT 經理。

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背景

管理維護機構迅速增長。大量文書工作放緩重要文件的週轉時間， 壓制了手動存檔系統（以及檔案管理員）。

目標

減輕檔案管理員的負擔。簡化掃瞄、排序、索引編排的過程。更簡易地準確尋找檔案。整合文件，讓使用者（即使是場外使用者）可從他們的桌面存取檔案。幫助職員更具生產力。

解決方案

柯達 i250 掃瞄器與具備用於 AnyDoc 軟體之 OCR 的 OnBase 解決方案配合使用。

最近，1-888-OhioComp 擁有一間典型的檔案室，裡面有架子、紙張檔案，以及處理所有這一切的全職檔案管理員。但是該管理員的工作負荷足以讓兩名全職員工忙碌不堪，而且她也很難趕得上不斷湧進來的文件數量。

「最后，我們被遠遠地拋在大量的文件數量後面，而我們也知道是必須作出改變的時候了。」Anthony Kafiti，1-888-OhioComp 的 IT 經理說。「與其僱用額外的檔案管理員，我們覺得不如尋找一個可以讓我們從索賠管理程式存取所有文件的系統，這或許會更有效率。因此，我們將過度工作的檔案管理員改變為更快樂的職員，讓他可以簡易地管理我們的掃瞄與索引編排。」

探索更有效的尋找檔案方式

1-888-OhioComp 設立於俄亥俄州的 Cleveland，是一家合格的管理維護機構 (MCO)。該公司處理工人的索賠。它目前在俄亥俄州為超過 12,000 位雇主提供服務，是該州第六大和增長最快的 MCO。

除了管理工人的醫療案例索賠之外，1-888-OhioComp 也負責與索賠有關之醫療帳單的處理與支付，如 HCFA 1500、UB92，以及其他類型的索賠表。這自然會產生大量的文書工作。

在過去，公司會輸入所有的文件然後將它們儲存在文件櫃中。手動存檔是 1-888-OhioComp 剛開始時完成工作的一種可行方式。但是公司正迅速增長 - 六年前它只擁有五名全職員工。現在，它的員工大約有 80 位，並且預料會有另一個增長率相當大的年度，包括在俄亥俄州的 Mansfield 設立第二家辦事處。

在公司擴充期間，檔案室幾乎被紙張淹沒，凌亂不堪。大量的檔案放緩重要文件的週轉時間。可能是檔案管理員無法尋找一份完整檔案，或是她無法在檔案中尋找特定文件。而且，到了需要稽核的時候，情況更會變本加厲。

必須有人負責找出所有檔案，並確定每份檔案包含所有需要的文件。有時候，他們必須重新建立整份檔案。尋找索賠表的情況也一樣。如果他們沒有首先正確存檔，將會因為存檔數量的大量增加而使情況變得更加嚴重，也許將來會幾乎不可能再找到那些表格。

尋找正確的解決方案

1-888-OhioComp 開始搜尋可整合文件的解決方案，讓員工使用者可在 MCO 中心工作時從他們的桌面存取檔案，MCO 中心是公司目前的索賠管理軟體系統（由 Marlabs, Inc. 設計）。

他們與 AnyDoc 軟體協作，尋找用來儲存電子文件的一些選擇。最終，1-888- OhioComp 決定使用具備用於 AnyDoc 之 OCR 的 OnBase 解決方案。AnyDoc 接著建議柯達 i250 掃瞄器是一個理想的前端設備。

現在，1-888-OhioComp 使用 AnyDoc 軟體的核心產品：用於 AnyDoc 的 OCR，來簡化它處理 HCFA 1500、UB92 和其他類型之索賠表等的方式。輸入一項索賠之後，就會立刻進行掃瞄。用於 AnyDoc 的 OCR 會選取 HCFA 和 UB 表格，讓公司員工無需手動存檔。

當他們掃瞄文件時，用於 AnyDoc 的 OCR 會從掃瞄的影像析取選擇資料（透過使用者定義）﹐根據他們的業務規則確認資料、格式化資料，以及作好準備將它傳輸到后端系統。最後，他們掃瞄的影像與資料將會儲存以便在需要時使用。

「員工和客戶的反應都非常熱烈。每個人對於能夠在完成文件處理之後即切碎文件相當激賞，因為他們知道文件已傳送到掃瞄器並且他們很快就會透過郵件收到。

處理棘手文件

1-888-OhioComp 被很多文件種類困擾。其中有很多是醫生手寫的表格... 需要我們解釋手寫文字的可讀性嗎？公司也收到各種不符合標準格式的索賠表，而不是典型的範本。

每天，他們的接待員必須分類所收到之郵件中的文件。然後將文件直接送到掃瞄器進行掃瞄和索引編排。索賠的工作產品會放入員工的架子裡。這些文件也會立即選取、掃瞄和索引編排。

「這個新的排序、掃瞄、索引編排的程序簡化了我們的整個操作。在以前，文件會被放置一旁並等待存檔，現在，我們的使用者已幾乎可以立即存取文件。」Kafiti 宣布：「而設備也一直非常可靠，並具備處理我們的產量與期望的能力。」

「無須擔心文件的存檔位置讓人感相當不錯。柯達的影像品質也確保文件的可讀性，即使它們開始時的品質並不是最好的。柯達提供令人難以置信的影像品質，甚至可以使最低的對比度和最難閱讀的表格變得清晰無比。我認為具備 iThresholding（智慧閾值處理）特性的完美頁面掃瞄功能是一項驚人的功能。」

鼓勵尋求進一步改進生產力

「我們已經領略了使用我們的全新 AnyDoc 軟體與柯達掃瞄器解決方案的眾多效率。例如，新的掃瞄系統/技術/掃瞄器，可以讓場外的員工與辦公室員工存取同個檔案。因此，我們可以讓我們的雇主客戶存取他們的索賠文件。

「我們現在只需一個人即可執行所有的掃瞄和索引編排，與之前經常需要一個檔案管理員超時工作及幫助來完成任務成強烈對比。它讓我們瞭解如何讓職員執行更有生產力的工作。」